Geschäftskonto-Kosten von der Steuer absetzen: So geht's richtig!

Vollständige steuerliche Absetzbarkeit von Kontokosten – nur mit einem separaten Geschäftskonto

Für Ihr Geschäftskonto können Sie Ihre Ausgaben für Einzeltransaktionen, Kreditzinsen und Kontoführungsgebühren steuerlich absetzen. Das Finanzamt erkennt somit alle Kosten für ein Business-Konto als steuermindernd an.

Umfassend steuerlich geltend gemacht werden können Kontokosten jedoch nur dann, wenn geschäftliche und private Ausgaben strikt getrennt sind. Zwar sind Freiberufler und Einzelunternehmer per Gesetz nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen, seine Einrichtung ist jedoch auch aus steuerlichen Gründen dringend zu empfehlen.

Um die steuerlichen Vorteile eines Business-Kontos auszuschöpfen, ist eine sorgfältige Belegverwaltung wichtig. Aufzuheben sind nicht nur Kontoauszüge und alle anderen Kontounterlagen, sondern auch Rechnungen für kreditfinanzierte betriebliche Anschaffungen.

Steuervorteile durch ein Geschäftskonto – für alle Rechtsformen möglich

Grundsätzlich gilt: Jede Person, die unternehmerisch aktiv ist, kann die steuerlichen Vorteile eines Geschäftskontos in Anspruch nehmen.

Kontoführungsgebühren und weitere Kosten für das Geschäftskonto von der Steuer absetzen, können somit:

• Kleinunternehmer (auch im Nebenberuf)
• Freiberufler
• Gewerbliche Einzelunternehmer
• Personengesellschaften wie GbR, OHG, KG

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Eröffnung eines Geschäftskontos besteht nur für Kapitalgesellschaften, die als juristische Personen gelten. Für Freiberufler und Solo-Selbstständige sowie für die Gesellschafter von Personengesellschaften ist ein Geschäftskonto nicht verpflichtend. Auch bei diesem Personenkreis sorgt ein Business-Konto jedoch für finanzielle Transparenz und ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass sie Steuervorteile ohne Einschränkungen beanspruchen können.

Steuerlich absetzbare Kosten für die Kontoführung

Kosten für ein Geschäftskonto gelten als Betriebsausgabe. Steuerlich geltend machen können Sie somit nicht nur die Kontoführungsgebühren, sondern alle Kosten, die Ihnen durch die Kontoführung entstehen.

Im Einzelnen können Sie die folgenden Posten steuerlich geltend machen:

• Kontoführungsgebühren
• Beleghafte Buchungen in einer Bankfiliale – etwa Bargeldeinzahlungen oder Scheckeinlösungen
• Gebühren für Fremdwährungstransaktionen – Überweisungen und Kartenzahlungen außerhalb des SEPA-Raumes
• Zinsen für den Kontokorrentkredit oder eine Wachstumsfinanzierung
• Kosten und Gebühren für EC-Karten/Girocards, Debitkarten und Kreditkarten – inklusive der Gebühren für Bargeldabhebungen am Automaten und Kartentransaktionen
• Gebühren für Kontoauszüge.

Nicht absetzbare Kosten und Gebühren

Kosten für das Business-Konto können Sie grundsätzlich als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Nicht abziehbar sind Kosten und Gebühren für Spareinlagen und Wertpapiertransaktionen, soweit sie nicht im Zusammenhang mit im Betriebsvermögen gehaltenen Wertpapieren stehen. Hierzu zählen insbesondere Depot- und Transaktionsgebühren sowie im Zusammenhang mit Anlageprogrammen entstehende Bearbeitungs- und Verwaltungskosten im Privatvermögen.

Werden Wertpapiere im Betriebsvermögen eines Unternehmens (z. B. in einem Firmendepot) gehalten, sind Depot-, Verwaltungs- und Transaktionskosten grundsätzlich als Betriebsausgaben im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung abziehbar. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften ist dabei im Einzelfall zu beachten, dass bestimmte Erträge dem Teileinkünfteverfahren unterliegen können, wodurch sich die steuerliche Berücksichtigung entsprechend anteilig reduziert.

Kontoführungsgebühren und Kontokosten in der Steuererklärung

Arbeitnehmer können Kontoführungsgebühren als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Für diese Gruppe wird in der Praxis regelmäßig ein pauschaler Betrag anerkannt, ohne dass die tatsächlichen Kontokosten im Detail nachgewiesen werden müssen.

Für Freiberufler und Einzelunternehmer gilt hingegen: Kontoführungsgebühren und sonstige Kontokosten sind Betriebsausgaben und werden im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erfasst. Eine allgemeine Pauschale wie bei Arbeitnehmern gibt es hierfür nicht. Die tatsächlichen Kosten müssen dem Finanzamt entweder durch Belege oder eine nachvollziehbare Aufstellung nachgewiesen werden. Eine pauschale Beschränkung auf den Arbeitnehmerbetrag würde in diesem Fall zu steuerlichen Nachteilen führen.

Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler ermitteln ihre Gewinne durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Für ihre Einkommensteuererklärung füllen sie daher die Anlage EÜR aus. Kontoführungsgebühren und alle anderen Kosten und Gebühren für das Geschäftskonto werden dort – gegebenenfalls als Gesamtbetrag zusammen mit anderen Positionen – als „übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ eingetragen. Für Gesellschafter von Personengesellschaften gilt dies entsprechend im Rahmen der gesonderten Gewinnfeststellung und der anschließenden individuellen Einkommensteuerveranlagung.

Kontoführungsgebühren können Sie ebenso wie andere Kontokosten grundsätzlich als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Bei einer gemischten Nutzung eines Privatkontos mit geschäftlichen und privaten Zahlungen ist die eindeutige Zuordnung der geschäftlichen Ausgaben jedoch deutlich aufwendiger und erfordert eine nachvollziehbare Beleg- und Abgrenzungsstruktur.

Kapitalgesellschaften sind in der Praxis aufgrund ihrer handelsrechtlichen und steuerlichen Buchführungspflichten sowie der Trennung von Gesellschafts- und Privatvermögen faktisch dazu verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Kontoeröffnung ergibt sich zwar nicht direkt aus dem GmbH- oder Aktienrecht, ergibt sich jedoch indirekt aus den Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung, der Trennung des Gesellschaftsvermögens sowie den Einzahlungsregelungen für das Stammkapital. Kosten und Gebühren für das Business-Konto werden im Jahresabschluss als Betriebsausgaben ausgewiesen und entsprechend in der Körperschaftsteuererklärung angegeben.

Steuerliche Absetzbarkeit einzelner Kostenpositionen für das Konto

Im Folgenden wird näher darauf eingegangen, welche einzelnen Kostenpositionen Sie steuerlich geltend machen können, zumal es hier Unterschiede zwischen den verschiedenen Rechtsformen gibt. Für natürliche Personen – Kleinunternehmer, Freiberufler, Selbstständige sowie die Gesellschafter von Personengesellschaften – gelten weitgehend einheitliche Regelungen, die sich teilweise von den steuerlichen Vorgaben für Unternehmen unterscheiden.

Im Einzelnen werden die steuerlichen Voraussetzungen für Kontoführungsgebühren, die Zinsen für einen Kontokorrentkredit und Unternehmensfinanzierungen sowie für zusätzliche Software-Features von Geschäftskonten diskutiert.

Kontoführungsgebühren in der Steuererklärung

Kontoführungsgebühren werden von Banken und FinTechs für Geschäftskonten ebenso wie für Privatkonten erhoben, um ihren Aufwand für die Eröffnung und Verwaltung des Kontos zu vergüten. Die Höhe der Kontoführungsgebühren unterscheidet sich je nach Anbieter und dem Leistungsumfang des jeweiligen Kontos. Neben kostenpflichtigen Business-Konten werden teilweise auch Kontomodelle ohne monatlichen Grundpreis angeboten.

Freiberufler und Einzelunternehmer machen Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend. Das Gleiche gilt für alle anderen Kosten für ihr Konto. Bei einem ausschließlich geschäftlich genutzten Konto werden sie steuerlich in voller Höhe anerkannt. Bei Freiberuflern und Solo-Selbstständigen, die ihr privates Girokonto auch geschäftlich nutzen, erkennt das Finanzamt steuerlich dagegen nur den Anteil der Kontoführungsgebühren an, der eindeutig der geschäftlichen Nutzung des Kontos zugeordnet werden kann.

Für Unternehmen stellt sich diese Frage nicht, da sie zwingend ein Geschäftskonto führen müssen. Das Finanzamt stuft somit grundsätzlich Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben ein.

Zinsen für den Kontokorrentkredit steuerlich absetzen

Viele Geschäftskonten sind mit einem Kontokorrentkredit ausgestattet, um finanzielle Engpässe zu überbrücken und die Liquidität des Kontoinhabers abzusichern. Die Zinsen dafür können Sie in voller Höhe steuerlich geltend machen, sofern der Dispo aus geschäftlichen Gründen in Anspruch genommen wurde.

Selbstständige und Freiberufler
Natürliche Personen können Zinsen für einen Kontokorrentkredit grundsätzlich als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, sofern eine betriebliche Veranlassung vorliegt. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der sogenannte Sockelbetrag von 2.050 € im Rahmen der Regelung zu Überentnahmen nach § 4 Abs. 4a EStG eine steuerliche Grenze darstellt, bis zu der Schuldzinsenabzüge nicht durch Überentnahmen gekürzt werden. Die Zinsen selbst müssen dabei tatsächlich angefallen und betrieblich veranlasst sein; ein Nachweis gegenüber dem Finanzamt muss jederzeit möglich sein.

Bei einem privaten Girokonto, das auch geschäftlich genutzt wird, ist es häufig schwieriger, die eindeutige betriebliche Veranlassung des Dispokredits nachzuweisen, da private und geschäftliche Zahlungsströme nicht sauber getrennt sind. In diesem Fall kann es zu einer Einschränkung des Schuldzinsenabzugs im Rahmen der Überentnahmeregelung kommen. Wird hingegen ein separates Geschäftskonto geführt, ist die Zuordnung der Zinsen zur betrieblichen Sphäre in der Regel klarer nachvollziehbar, sodass die steuerliche Anerkennung entsprechend erleichtert wird.

Unternehmen
Von den Geschäftskonten einer GmbH, UG (haftungsbeschränkt) oder einer anderen Kapitalgesellschaft sind keine Privatentnahmen vorgesehen oder gelten als Gewinnausschüttung, die entsprechend zu bilanzieren ist. Die Zinsen für den Kontokorrentkredit sind somit vollständig ein Posten für die Reduktion der Steuerlast.

Unternehmensfinanzierungen

Die Zinsen für Unternehmensfinanzierungen sind gegebenenfalls ebenso vollständig von der Steuer absetzbar. Allerdings sieht der Fiskus für Kleinunternehmer, Freiberufler und Solo-Selbstständige hier im Vergleich zu Unternehmen höhere Hürden vor.

Kleinunternehmer
Auch wenn Kleinunternehmer ein separates Geschäftskonto führen, prüft das Finanzamt sehr genau, ob das Darlehen aus betrieblichen Gründen aufgenommen wurde – beispielsweise zur Finanzierung von Maschinen oder zur Begleichung von Verbindlichkeiten. Dass der Kredit über das Geschäftskonto aufgenommen wurde, reicht nicht aus, um die steuerliche Absetzbarkeit der Zinsen zu garantieren.

Selbstständige und Freiberufler
Freiberufler und Einzelunternehmer müssen ebenfalls für die steuerliche Anerkennung von Kreditzinsen die betriebliche Notwendigkeit der Kreditaufnahme nachweisen. Beispielsweise kann das Finanzamt einen Nachweis darüber verlangen, dass ohne das finanzierte Auto die Ausübung der selbstständigen Tätigkeit nicht möglich ist. Der Grad der betrieblichen Nutzung wird im Hinblick auf die steuerliche Behandlung auch in Betracht gezogen. Beides ist durch entsprechende Belege nachzuweisen.

Ein gemischtes Konto schafft eher ungünstige Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung von Finanzierungszinsen. Bei einem separaten Firmenkonto ist die betriebliche Notwendigkeit der Anschaffung und der Kreditaufnahme für das Finanzamt deutlich besser nachvollziehbar.

Unternehmen
Zinsen für betriebliche Kredite sind bei Kapitalgesellschaften grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar und mindern den steuerlichen Gewinn. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Buchführung nach den Grundsätzen der GoBD, bei der alle Geschäftsvorfälle vollständig, nachvollziehbar und durch geeignete Belege dokumentiert werden. Dazu gehören insbesondere der zugrunde liegende Kreditvertrag sowie die Nachweise über die betriebliche Verwendung der finanzierten Mittel (z. B. Investitionsbelege).

Steuerliche Anerkennung von Kreditzinsen bei Überentnahme

Sogenannte Überentnahmen entstehen, wenn die Entnahmen eines Unternehmers die Summe aus Gewinn und Einlagen übersteigen. Sie treten insbesondere dann auf, wenn geschäftliche und private Ausgaben nicht sauber getrennt werden oder private Entnahmen aus dem Betriebsvermögen finanziert werden. Relevant ist dieses Szenario vor allem für Solo-Selbstständige und Freiberufler.

Als Beispiel: Ein Unternehmer erzielt einen Jahresgewinn von 60.000 € und hat im selben Zeitraum Entnahmen in Höhe von 90.000 €. Die Differenz von 30.000 € gilt als Überentnahme. In solchen Fällen kann es zu einer Kürzung des Schuldzinsenabzugs kommen, wenn diese Überentnahmen nicht durch entsprechende Gewinne oder Einlagen ausgeglichen werden. Zinsen für betriebliche Kredite sind dann nur eingeschränkt steuerlich abziehbar; insbesondere kann der übersteigende Teil unter die gesetzliche Höchstgrenze fallen.

Überentnahmen sind nicht nur für das laufende Geschäftsjahr steuerlich relevant, sondern werden auch auf die folgenden Jahre übertragen. Bis zum vollständigen Ausgleich ist die steuerliche Absetzbarkeit von Kreditzinsen somit auch längerfristig auf den Pauschalbetrag begrenzt.

Software für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Finanzverwaltung

Vor allem Firmenkonten im FinTech-Segment sind oft mit zusätzlichen Features für Buchhaltung und Finanzverwaltung ausgestattet. Teilweise erhöhen sich hierdurch die monatlichen Gebühren für das Konto. Bei anderen Anbietern müssen sie – teilweise rabattiert – als kostenpflichtige Zusatzleistung geordert werden.

Im Hinblick auf die steuerliche Anerkennung der Gebühren für Buchhaltungs- und Finanzverwaltungssoftware gibt es seitens des Finanzamts keine Probleme. Ebenso wie ein geschäftliches Handy, der Internetzugang, Bürosoftware, E-Mail-Programme und die Firmenhomepage gelten sie als Arbeitsmittel und Voraussetzung für die Ausübung der Geschäftstätigkeit. Möglicherweise wird das Finanzamt eine glaubhafte Erklärung darüber verlangen, warum dieses Arbeitsmittel unverzichtbar ist.

Die Gebühren für Buchhaltungs- und Finanzverwaltungsprogramme sind auch von der Steuer absetzbar, wenn die Software erst nachträglich in das Geschäftskonto integriert wird.

Fazit

Die Kosten und Gebühren eines Geschäftskontos sind grundsätzlich als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Freiberufler, Solo-Selbstständige und Unternehmen setzen sie im Rahmen ihrer jeweiligen Gewinnermittlung in der Steuererklärung an. Auch Zinsen für einen Kontokorrentkredit und betriebliche Finanzierungen sind als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig, sofern die betriebliche Veranlassung nachgewiesen wird.

Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist die saubere Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben. Auch Freiberufler und Solo-Selbstständige, die hierzu nicht gesetzlich verpflichtet sind, sollten daher ein separates Geschäftskonto eröffnen. Dadurch lassen sich betriebliche und private Zahlungen eindeutig voneinander abgrenzen und die steuerliche Dokumentation wird erheblich vereinfacht.

Für die Steuererklärung sind geeignete Nachweise wie Kontoauszüge und Belege erforderlich, damit die betriebliche Verwendung der Ausgaben nachvollziehbar ist. Besonders bei der steuerlichen Anerkennung von Kreditzinsen ist eine sorgfältige Dokumentation der Finanzierung und der zugrunde liegenden betrieblichen Investitionen wichtig. Je nach Einzelfall kann es ansonsten zu einer teilweisen Kürzung der abzugsfähigen Zinsen kommen. Eine pauschale Abgeltung über einen festen Betrag erfolgt dabei nicht automatisch, sondern nur im Rahmen der gesetzlichen Regelungen zur Behandlung von Schuldzinsen bei Überentnahmen.

Überentnahmen können zudem zu langfristigen steuerlichen Nachteilen führen und sollten daher möglichst vermieden werden.

Häufig gestellte Fragen – FAQ