Gründung
Empfehlung der Redaktion
Das richtige Konto für jede Unternehmensgröße
Ohne Risiko - kostenlos (30 Tage) testen
Digitale Buchhaltung dank DATEV Integration
Visa-Businesskarten, Unterkonten und vieles mehr
Marketing
Empfehlung der Redaktion
Das richtige Konto für jede Unternehmensgröße
Ohne Risiko - kostenlos (30 Tage) testen
Digitale Buchhaltung dank DATEV Integration
Visa-Businesskarten, Unterkonten und vieles mehr
Tools
Empfehlung der Redaktion
Das richtige Konto für jede Unternehmensgröße
Ohne Risiko - kostenlos (30 Tage) testen
Digitale Buchhaltung dank DATEV Integration
Visa-Businesskarten, Unterkonten und vieles mehr
  • Home
  • Steuern
  • Betriebsausgaben absetzen: So sparen Sie Steuern

Betriebsausgaben von der Steuer absetzen

von Pauline Bodinek

Wer die Betriebsausgaben von der Steuer absetzt, kann den steuerpflichtigen Gewinn reduzieren und dadurch bares Geld sparen. Welche Betriebsausgaben Sie von der Steuer absetzen können und was es mit der Aufzeichnungspflicht auf sich hat.

Betriebsausgaben, Kosten, betrieblich veranlasst
Unternehmen können die Steuerliche Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben geltend machen.
© gorodenkoff / iStock

Definition Betriebsausgaben

Unter Betriebsausgaben versteht man Ausgaben, die aus der Geschäftstätigkeit des Betriebs heraus entstehen. Sie werden also durch die unternehmerische Arbeit des Betriebs verursacht. Die entstandenen Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Zusammenhang zum Betrieb stehen. Sofern Betriebsausgaben als solche anerkannt werden, verringern sie den Gewinn und damit die Höhe der Steuerlast.

Gewinn ermitteln – Einnahmenüberschussrechnung

Einnahmen-Überschuss-Rechnung Betriebskosten
Mit der Einnahmenüberschussrechnung können Gewinne leicht berechnet werden.
© anyaberkut / iStock

Alle, die nicht gesetzlich zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind, können ihre Gewinne durch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Bei dieser Methode der Gewinnermittlung werden die Einnahmen des Unternehmens den angefallenen Ausgaben gegenübergestellt. Der sich aus dieser Rechnung ergebende Betrag wird als Gewinn des Unternehmens verstanden.

Die EÜR wird immer für einen festgelegten Abrechnungszeit vorgenommen und muss zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden. Eine EÜR ist nur einmal pro Jahr erforderlich.

Typische Betriebsausgaben

Die Betriebsausgaben hängen stark vom jeweiligen Geschäftszweck und von der Art der unternehmerischen Tätigkeit ab. Einige Betriebsausgaben sind allerdings typisch und fallen bei fast jeder Firma an. Dazu gehören zum Beispiel die Materialkosten und die Dienstleistungen, die von einem anderen Unternehmen zur Ausübung der eigenen Betriebsaufgaben zugekauft werden.

Typische Betriebsausgaben:

  • Personal- und Raumkosten
  • Versicherungen
  • Rechtskosten
  • Beratungskosten für Steuerberater
  • Ausgaben für das Marketing
  • Ausgaben für Büromaterial, Internet
  • Zinsen für betriebliche Kredite und Darlehen

Abschreibungen für Investitionen werden als Betriebsausgaben gezählt, soweit sie Teil des Anlagevermögens sind.

Es gibt jedoch einige Betriebsausgaben, die vom Finanzamt nicht anerkannt sind: Dazu gehören Geldstrafen oder Zinsen für Steuerhinterziehung, große Spenden sowie außergewöhnlich hohe Betriebskosten.

Wann Sie Betriebsausgaben absetzen können

Kosten, die in steuerlicher Hinsicht anerkannt sind, können einerseits bei der laufenden Geschäftstätigkeit entstehen, andererseits aber auch vor der eigentlichen Betriebseröffnung oder nach dem Ende der Geschäftstätigkeit. Unter Umständen kann man sogar Kosten, die vor mehreren Jahren angefallen sind, als eine Art der vorweggenommenen Betriebsausgabe im Nachhinein noch steuerlich absetzen.

Vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen

Solche vorweggenommenen Ausgaben sind zum Beispiel Kosten für Finanzierungen, Notare, die Beratung von Anwälten oder Steuerberatern, Reisekosten oder andere Gründungskosten. Im Nachhinein lassen sich auch Kosten absetzen, die als Schuldzinsen oder für Bürgschaftsaufwendungen gezahlt wurden.

Wichtig ist, dass die betrieblichen Aufwendungen in einem tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen entstanden sind. Nicht ausschlaggebend für den Abzug ist, ob die Kosten notwendig oder zweckmäßig waren oder ob sie im üblichen und angemessenen Rahmen ausgefallen sind. Es obliegt also der Entscheidung des Unternehmers, ob er Ausgaben als betriebsnotwendig betrachtet.

Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben

Aufwendungen, die für die private Lebensführung anfallen, dürfen nicht als Betriebskosten abgezogen werden. Das gilt auch dann, wenn sie aufgrund Ihrer wirtschaftlichen oder sozialen Stellung entstehen.

Trennung der Kosten der privaten Lebensführung von Betriebskosten
Nicht immer lassen sich die Kosten der privaten Lebensführung von den Betriebsausgaben trennen, wie beispielsweise bei einem Arbeitszimmer in der Privatwohnung.
© gorodenkoff / iStock

Selbst dann, wenn diese Ausgaben zur Förderung Ihrer Tätigkeit angefallen sind, dürfen sie nicht von der Steuer abgesetzt werden. Sofern eine Aufteilung nach objektiven Maßstäben durchführbar ist, müssen gemischte Aufwendungen für den betrieblichen und den privaten Bereich unbedingt voneinander getrennt werden.

Unter Umständen ist auch eine Schätzung der Kosten möglich, die als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Falls eine einwandfrei überprüfbare Trennung zwischen der betrieblichen und der privaten Nutzung nicht möglich ist, dürfen Sie die Kosten nicht abziehen.

Nichtabziehbare Kosten

Typische Kosten, die entweder aufgeteilt werden müssen oder die nicht als betriebliche Kosten anerkannt werden sind etwa Kosten für Kraftstoff, Telefon und für Reisen. Auch Kosten für ein Arbeitszimmer im privaten Haus oder für die Beschaffung von Literatur sind häufig nicht anerkannt, weil keine ordentliche Trennung in betriebliche und private Ausgaben möglich ist.

Wichtig ist die nachvollziehbare Zuordnung zur betrieblichen Nutzung, da Kosten für die private Lebensführung nicht herangezogen werden dürfen, um den steuerpflichtigen Gewinn und damit die Steuerlast zu verringern.

Aufzeichnungspflicht berücksichtigen

Als Steuerpflichtiger tragen Sie die Beweislast für die Richtigkeit Ihrer Angaben in Ihrer Steuererklärung. Können Sie Ihre Angaben nicht belegen, kann daraus eine Schätzung Ihres betrieblichen Gewinns erfolgen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie alle Ausgaben, die Sie steuermindernd absetzen wollen, mit Kaufbelegen nachweisen können.

Dabei sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Selbständige sind verpflichtet, Unterlagen rund um die Steuererklärung zehn Jahre lang aufzuheben. Um Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie Ihren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unbedingt nachkommen.

Sonderfall Gewerbesteuer

Ob die Gewerbesteuer als Betriebsausgabe abgezogen werden darf, ist nicht nur unter Selbständigen sehr umstritten. Bis zum Jahr 2008 durfte die Gewerbesteuer als Betriebsausgabe in Abzug gebracht werden. Durch die Reform der Gewerbesteuer hat man diese Möglichkeit aufgehoben.

Im Jahr 2012 hat das Finanzgericht Hamburg die Zulässigkeit allerdings bezweifelt. Begründet wurde die steuerliche Absetzbarkeit bisher damit, dass Geld, das Sie ausgeben müssen, um Ihre Einnahmen zu generieren, abgesetzt werden darf. Die Gewerbesteuer erfüllt diese Voraussetzung.

Gewerbesteuer nicht erforderlich für die Einnahmen

Mit der Reform der Gewerbesteuer wurde jedoch entschieden, dass die Gewerbesteuer nicht zwingend nötig sei, um Einnahmen zu generieren. Begründet wurde das mit dem Gebot der Steuergerechtigkeit, nach dem auch die Einkommensteuer als Betriebsausgabe anzuerkennen ist, wenn man dieser Logik folgt.

Bisher hat der Bundesfinanzhof in dieser Fragestellung noch nicht abschließend entschieden. Nach seiner Entscheidung könnte außerdem noch das Bundesverfassungsgericht angerufen werden. Die Finanzämter ergänzen die Steuererklärung deshalb zu diesem Punkt mit einem Vorläufigkeitsvermerk bis zur endgültigen Feststellung durch die Gerichte. Experten gehen davon aus, dass die Nicht-Abziehbarkeit der Gewerbesteuer irgendwann höchstrichterlich bestätigt wird, weil sich die obersten Richter der Argumentation der Steuergerechtigkeit anschließen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Betriebskosten absetzen

Betriebsausgaben sind Kosten, die durch den Betrieb des Unternehmens anfallen. Es handelt sich also um Kosten, die erforderlich sind, damit der Betrieb laufen kann. Hierzu zählen Kosten für Anschaffungen und Dienstleistungen, die für das Laufen des Unternehmens erforderlich sind. So handelt es sich beispielsweise bei der Miete für die Büroräume, den Kosten für die Büroausstattung oder den Firmenwagen um Betriebsausgaben.

Per Gesetz wird zwischen mehreren Arten von Betriebsausgaben unterschieden:

  • Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben: Diese Ausgaben lassen sich komplett steuerlich anrechnen. Hierzu zählen Beispielsweise die Miete für das Büro sowie Heiz- und Stromkosten, Kosten für den Telefon- und Internetanschluss, ebenso wie Kosten für Büromaterial.
  • Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben: Zu diesen Kosten gehören Ausgaben, die nicht ausschließlich durch die Geschäftstätigkeit entstehen wie ein Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung oder möglicher Mehraufwand für Verpflegung. Nicht immer werden beschränkt abziehbare Betriebsausgaben auch tatsächlich genehmigt. Ein Sonderfall in diesem Bereich ist die Gewerbesteuer, die bis 2008 noch absetzbar war, momentan aber nicht mehr zwingend als Betriebsausgabe gewertet wird.
  • Vorweggenommene Betriebsausgaben: Es gibt auch Kosten, die bereits vor der Selbstständigkeit entstanden sind und zu den Betriebsausgaben gezählt werden können. Hierbei handelt es sich um vorweggenommene Betriebsausgaben. Diese können abgesetzt werden, wenn Sie für die Selbstständigkeit erforderlich waren, wie die Kosten für den Notar oder Finanzierungskosten in der Gründungsphase.
  • Nachträgliche Betriebsausgaben: Genau anders als bei den vorweggenommenen Betriebskosten entstehen diese Posten erst, wenn man sein Unternehmen schließt. Auch dann können wieder Kosten entstehen, die sich auch noch von der Steuer absetzen lassen, obwohl man nicht mehr einer selbstständigen Tätigkeit nachgeht.
  • Nicht abzugsfähige Betriebskosten: Wichtig ist auch zu wissen, dass es Kosten gibt, die zwar im Zusammenhang mit der Selbstständigkeit anfallen, aber nicht absetzbar sind. Dabei handelt es sich beispielsweise um hohe Spenden, Spritkosten oder Mahngebühren und Ordnungsgelder.

Wer seine Betriebsausgaben steuerlich geltend machen möchte, muss diese vom erwirtschafteten Umsatz abziehen. Der Betrag, der sich daraus ergibt, gilt als Gewinn und muss entsprechend versteuert werden. Wichtig ist, dass die Betriebsausgaben beim Finanzamt belegt werden müssen. Daher ist eine exakte Buchführung über sämtliche betriebliche Ausgaben erforderlich. Belege müssen unbedingt aufbewahrt werden, um als Beleg herangezogen werden zu können. Ausgaben, die nicht belegt werden können, werden vom Finanzamt nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt.

Für bestimmte Berufsgruppen gibt es die Möglichkeit ihre Betriebsausgaben mit einem Pauschalabzug geltend zu machen. Das heißt: Die Ausgaben müssen nicht einzeln nachgewiesen werden. Natürlich können bei höheren Betriebskosten diese auch einzeln nachgewiesen werden. Es gibt keine Pflicht zur Nutzung der Pauschale.

Möglich ist die Nutzung der Betriebskostenpauschale für hauptberuflich Selbstständige sowie Schriftsteller und Journalisten. Hier liegt die Obergrenze für den Abzug bei 30 % der Einnahmen aus der Tätigkeit, maximal dürfen jedoch 2,455 Euro pro Jahr abgesetzt werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, den Pauschalabzug zu nutzen für diejenigen, die einer wissenschaftlichen, künstlerischen oder schriftstellerischen Nebentätigkeit nachgehen. Hier liegt der Pauschalabzug bei 25 % bzw. maximal 614 Euro pro Jahr.

Betriebsausgaben und Werbungskosten werden oft miteinander verwechselt. Der Unterschied liegt in der Art der Erwerbstätigkeit:

  • Selbstständigkeit: Wer ein eigenes Unternehmen hat, hat Betriebskosten, diese können von den Einnahmen abgezogen werden und daraus ergibt sich der Gewinn.
  • Angestellte Arbeitnehmer: Wer nicht selbstständig ist, sondern in einem Angestelltenverhältnis arbeitet, für den fallen keine Betriebskosten an, wohl aber können Werbungskosten geltend gemacht werden.
Über die Autorin
Pauline Bodinek