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Betriebsausgaben von der Steuer absetzen

von Pauline Bodinek
Wer die Betriebsausgaben von der Steuer absetzt, kann den steuerpflichtigen Gewinn reduzieren und dadurch bares Geld sparen. Welche Betriebsausgaben Sie von der Steuer absetzen können und was es mit der Aufzeichnungspflicht auf sich hat.
Betriebsausgaben, Kosten, betrieblich veranlasst
Unternehmen können die Steuerliche Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben geltend machen.Foto: gorodenkoff / iStock
Betriebsausgaben absetzen: Essentials
  • Betriebsausgaben sind Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst werden und in einem direkten wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen.
  • Betriebsausgaben mindern den Gewinn des Unternehmens und sind deshalb vollständig oder teilweise steuerlich abzugsfähig.
  • Betriebsausgaben können Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen geltend machen.
  • Steuerlich geltend gemacht werden können Betriebskosten auch dann, wenn sie durch eine nebenberufliche Freiberuflichkeit oder Selbstständigkeit entstehen.
  • Wichtig für die steuerliche Anerkennung von Betriebsausgaben ist, dass sie betrieblich veranlasst sind und eindeutig von privaten Ausgaben abgegrenzt werden können.
  • Steuerlich geltend machen können Sie Ihre Betriebskosten durch Einzelnachweise oder über die Betriebskostenpauschale, die der Gesetzgeber für bestimmte Berufsgruppen vorsieht.

Definition der Betriebsausgaben

Unter Betriebsausgaben versteht man Ausgaben, die aus der betrieblichen Tätigkeit resultieren. Sie müssen in einem wirtschaftlichen Zusammenhang zum Betrieb stehen. Sofern Betriebsausgaben als solche anerkannt werden, verringern sie den Gewinn und damit die Höhe der Steuerlast. Steuerrechtlich werden die Betriebskosten in § 4 EstG geregelt.

Zwei Methoden der Gewinnermittlung – Einnahmenüberschussrechnung und Bilanz

Ihren Gewinn ermitteln Sie abhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens entweder mit einer Einnahmenüberschussrechnung oder einer Bilanz.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung Betriebskosten
Mit der Einnahmenüberschussrechnung können Gewinne leicht berechnet werden.Foto: anyaberkut / iStock

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Alle Unternehmer, die nicht gesetzlich zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind, können ihre Gewinne durch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Bei dieser Methode der Gewinnermittlung werden die Einnahmen des Unternehmens den angefallenen Ausgaben gegenübergestellt. Der sich aus dieser Rechnung ergebende Betrag wird als Gewinn des Unternehmens verstanden. Die EÜR wird auch als einfache Buchführung bezeichnet.

Die EÜR wird immer für einen festgelegten Abrechnungszeitraum vorgenommen und muss zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden. Eine EÜR ist nur einmal pro Jahr erforderlich. In der Regel werden darin die Einnahmen und Ausgaben eines Kalenderjahres erfasst.

Freiberufler und Selbstständige können zur Gewinnermittlung grundsätzlich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen.

Bei Personengesellschaften kommt es auf ihre Rechtsform und ihre jährlichen Umsätze und Gewinne an. Beispielsweise ist eine GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) nicht bilanzierungspflichtig, wenn ihr Gewinn im vorhergehenden Geschäftsjahr unter 22.000 € lag und sie im kommenden Geschäftsjahr Umsätze von weniger als 600.000 € und einen Gewinn von weniger als 60.000 € erwartet. Dagegen sind Personenhandelsgesellschaften wie die OHG (Offene Handelsgesellschaft) und die KG (Kommanditgesellschaft) aufgrund der für sie geltenden Handelsregisterpflicht grundsätzlich zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Anders als für Kapitalgesellschaften müssen sie ihre Bilanz jedoch nicht veröffentlichen.

Bilanz

Kapitalgesellschaften wie die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder die AG (Aktiengesellschaft) müssen dagegen prinzipiell eine Bilanz, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und einen Jahresabschluss erstellen und im Bundesanzeiger veröffentlichen. Für die UG (haftungsbeschränkt) und Kleinstunternehmen gelten vereinfachte Vorschriften. Diese Unternehmen müssen lediglich ihre Bilanz und den Anhang, jedoch keine GuV publizieren.

Unternehmen, die eine Bilanz erstellen müssen, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Typische Betriebsausgaben

Die Betriebsausgaben hängen stark vom jeweiligen Geschäftszweck und von der Art der unternehmerischen Tätigkeit ab. Einige Betriebsausgaben sind allerdings typisch und fallen bei fast jeder Firma an. Dazu gehören unter anderem die Materialkosten und Dienstleistungen, die von einem anderen Unternehmen zur Ausübung der eigenen Betriebsaufgaben zugekauft werden.

Typische Betriebsausgaben sind:

  • Personal- und Raumkosten
  • Versicherungen
  • Rechtskosten
  • Beratungskosten, z. B. für den Steuerberater
  • Ausgaben für das Marketing
  • Ausgaben für Büromaterial, Internet
  • Reisekosten
  • Kosten für Reparaturen
  • Umsatzsteuervorauszahlungen
  • Kosten für das Geschäftskonto
  • Zinsen für betriebliche Kredite und Darlehen
  • Kfz-Kosten inklusive der Kfz-Steuer für ein betrieblich genutztes Fahrzeug

Abschreibungen für Investitionen werden als Betriebsausgaben gezählt, soweit sie Teil des Anlagevermögens sind.

Es gibt jedoch einige Betriebsausgaben, die vom Finanzamt nicht anerkannt werden: Dazu gehören Geldstrafen oder Zinsen auf hinterzogene Steuern, große Spenden sowie außergewöhnlich hohe Betriebskosten.

Arten von Betriebsausgaben

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen mehreren Arten von Betriebsausgaben:

Unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben können Sie in voller Höhe als Betriebskosten verbuchen.
Vollständig absetzen können Sie etwa die Miete für das Büro, Löhne, Gehälter und Sozialabgaben, Heiz- und Stromkosten, Kosten für den Telefon- und Internetanschluss sowie Kosten für Büromaterial.

Auch Rückstellungen und Abschreibungen fallen in den Bereich der sofort und unbeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben. Abschreibungen werden jedoch nicht nur im Kalenderjahr der Entstehung dieser Kosten angesetzt, sondern über mehrere Jahre verteilt.

Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Zu den beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören Ausgaben, die nicht ausschließlich durch die Geschäftstätigkeit entstehen, ⁣wie ein Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung oder möglicher Mehraufwand für Verpflegung. Nicht immer werden beschränkt abziehbare Betriebsausgaben auch tatsächlich genehmigt. Ein Sonderfall in diesem Bereich ist die Gewerbesteuer, die bis 2008 noch zu den abziehbaren Betriebsausgaben zählte, momentan aber nicht mehr zwingend als Betriebsausgabe gewertet wird.

Geschenke an Geschäftspartner und Bewirtungskosten sind ebenfalls beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben. Bei Geschenken werden seit 2024 Beträge bis 50 € anerkannt (vorher: 35 €). Im Hinblick auf Bewirtungskosten unterscheidet der Gesetzgeber zwischen betrieblich veranlassten Bewirtungen von Mitarbeitern, die zu 100 % abzugsfähig sind und Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass, bei denen 70 % der Kosten von der Steuer abgesetzt werden können.

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind Kosten, die Gründer im Jahr vor dem Beginn der Selbstständigkeit haben. Gründer können diese Kosten als Betriebsausgaben geltend machen, wenn sie in einem wirtschaftlichen Zusammenhang zur Gründung stehen.

Vorweggenommene Betriebsausgaben können etwa Notarkosten, Finanzierungskosten, Weiterbildungskosten, Reisekosten, Beratungskosten sowie Kosten für betriebliche Anschaffungen sein.

Nachträgliche Betriebsausgaben

Nachträgliche Betriebsausgaben entstehen erst, wenn ein Unternehmen geschlossen wird. Am wichtigsten sind hier Schuldzinsen für Unternehmensfinanzierungen, da sie noch in Bezug zu einer nicht mehr bestehenden unternehmerischen Tätigkeit stehen.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Außerdem gibt es Kosten, die zwar im Kontext der Selbstständigkeit anfallen, aber nicht absetzbar sind. Dabei handelt es sich beispielsweise um hohe Spenden, Spritkosten, Mahngebühren und Ordnungsgelder.

§ 12 EstG erfasst die betrieblichen Ausgaben, die den Unternehmensgewinn nicht mindern dürfen und daher nicht abzugsfähig sind.

Nicht abzugsfähig sind zum Teil auch betriebliche Ausgaben, die gesetzlich vorgegebene Pauschalen oder Höchstbeträge – beispielsweise für Reisekosten, Geschenke oder Geschäftsessen – überschreiten.

Wann Sie Betriebsausgaben von der Steuer absetzen können

Wichtig ist, dass die betrieblichen Aufwendungen in einem tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen entstanden sind. Nicht ausschlaggebend für den Abzug ist, ob die Kosten notwendig oder zweckmäßig waren oder ob sie im üblichen und angemessenen Rahmen ausgefallen sind. Es obliegt also der Entscheidung des Unternehmers, welche Ausgaben er als Betriebsausgaben ansetzen will.

Private und betriebliche Ausgaben trennen

Aufwendungen, die für die private Lebensführung anfallen, dürfen nicht als Betriebskosten abgezogen werden. Das gilt auch dann, wenn sie aufgrund der wirtschaftlichen oder sozialen Stellung des Unternehmers entstehen.

Trennung der Kosten der privaten Lebensführung von Betriebskosten
Nicht immer lassen sich die Kosten der privaten Lebensführung von den Betriebsausgaben trennen, etwa bei einem Arbeitszimmer in der Privatwohnung.Foto: gorodenkoff / iStock

Selbst dann, wenn diese Ausgaben zur Förderung Ihrer selbstständigen Tätigkeit angefallen sind, dürfen sie nicht von der Steuer abgesetzt werden. Sofern eine Aufteilung nach objektiven Maßstäben durchführbar ist, müssen gemischte Aufwendungen für den betrieblichen und den privaten Bereich unbedingt voneinander getrennt werden.

Unter Umständen ist auch eine Schätzung der Kosten möglich, die als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Falls eine einwandfrei überprüfbare Trennung zwischen der betrieblichen und der privaten Nutzung nicht möglich ist, dürfen Sie die Kosten nicht abziehen.

Typische Kosten im Kontext der beruflichen Tätigkeit, die entweder aufgeteilt werden müssen oder die nicht als betriebliche Kosten anerkannt werden, sind etwa Kosten für Kraftstoff, Telefon und Reisen. Auch Kosten für ein Arbeitszimmer im privaten Haus oder für die Beschaffung von Literatur werden häufig nicht anerkannt, weil keine ordentliche Trennung in betriebliche und private Ausgaben möglich ist.

Wichtig ist die nachvollziehbare Zuordnung zur betrieblichen Nutzung, da Kosten für die private Lebensführung nicht herangezogen werden dürfen, um den steuerpflichtigen Gewinn und damit die Steuerlast zu verringern.

Gut zu wissen:

Durch ein separates Geschäftskonto vermeiden Sie unter anderem Probleme bei der steuerlichen Anerkennung von Betriebsausgaben. Zwar können Freiberufler, Selbstständige und nicht registerpflichtige Personengesellschaften ihre geschäftlichen Finanzen auch auf einem Privatkonto verwalten, jedoch ist dann keine saubere Trennung von privaten und geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben möglich. Unter anderem wird es hierdurch schwieriger oder sogar unmöglich, bestimmte Betriebsausgaben von der Steuer abzusetzen.

Aufzeichnungspflicht berücksichtigen

Als Steuerpflichtiger tragen Sie die Beweislast für die Richtigkeit Ihrer Angaben in Ihrer Steuererklärung. Können Sie Ihre Angaben nicht belegen, kann daraus eine Schätzung Ihres betrieblichen Gewinns erfolgen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie alle Ausgaben, die Sie steuerlich absetzen wollen, mit Kaufbelegen nachweisen können.

Dabei sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Selbstständige sind verpflichtet, Unterlagen rund um die Steuererklärung zehn Jahre lang aufzuheben. Um Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie Ihren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unbedingt nachkommen.

Betriebskostenpauschale für bestimmte Berufsgruppen

Für bestimmte Berufsgruppen (ausschließlich Freiberufler) gibt es die Möglichkeit, ihre Betriebsausgaben mit einem Pauschalabzug geltend zu machen. Die Pauschale kann ohne den Nachweis von Belegen von der Steuer abgezogen werden. Jedoch gibt es keine Pflicht zur Nutzung der Pauschale.

Wenn Sie einer der dafür infrage kommenden Berufsgruppen angehören, steht es Ihnen somit frei, Ihre Betriebskosten auch einzeln nachzuweisen. Alternativ können Betriebskosten somit auch einzeln nachgewiesen werden.

Berufsgruppen, bei denen die Pauschale abzugsfähig ist

  • Hauptberuflich selbstständige Schriftsteller und Journalisten: 30 % der Betriebseinnahmen, maximal 3.600 € pro Jahr
  • Nebenberuflich tätige Schriftsteller, Journalisten, Künstler und Lehrkräfte: 25 % der Betriebseinnahmen, maximal 900 € pro Jahr
  • Selbstständige Tagesmütter: 300 € pro Kind und Monat (nur bei Vollzeitbetreuung)
  • Selbstständige Hebammen: 25 %, maximal 1.535 € pro Jahr

Jährlicher Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschale möglich

Der Wechsel zwischen der Betriebskostenpauschale und dem Einzelnachweis von Betriebskosten ist für diese Berufsgruppen jeweils pro Steuerjahr möglich.

Sinnvoll ist die Nutzung der Pauschale nur, wenn die tatsächlichen Betriebskosten die Pauschalbeträge nicht überschreiten.

Sonderfall Gewerbesteuer

Ob die Gewerbesteuer als Betriebsausgabe abgezogen werden darf, ist nicht nur unter Selbstständigen sehr umstritten. Bis zum Jahr 2008 durfte die Gewerbesteuer als Betriebsausgabe in Abzug gebracht werden. Durch die Reform der Gewerbesteuer hat der Gesetzgeber diese Möglichkeit aufgehoben.

Im Jahr 2012 hat das Finanzgericht Hamburg die Zulässigkeit der neuen Regelung allerdings bezweifelt. Begründet wurde die steuerliche Absetzbarkeit bisher damit, dass Geld, das Sie ausgeben müssen, um Ihre Einnahmen zu generieren, abgesetzt werden darf. Die Gewerbesteuer erfüllt diese Voraussetzung.

Gewerbesteuer nicht erforderlich, um Einnahmen zu generieren

Mit der Reform der Gewerbesteuer wurde jedoch entschieden, dass die Gewerbesteuer nicht zwingend nötig sei, um Einnahmen zu generieren. Begründet wurde das mit dem Gebot der Steuergerechtigkeit, nach dem auch die Einkommensteuer als Betriebsausgabe anzuerkennen ist, wenn man dieser Logik folgt.

Bisher keine abschließende Entscheidung

Bisher hat der Bundesfinanzhof in dieser Frage nicht abschließend entschieden. Nach einer Entscheidung könnte außerdem noch das Bundesverfassungsgericht angerufen werden. Die Finanzämter ergänzen die Steuererklärung deshalb in diesem Punkt mit einem Vorläufigkeitsvermerk bis zur endgültigen Feststellung durch die Gerichte. Experten gehen davon aus, dass die Nicht-Abziehbarkeit der Gewerbesteuer zu einem späteren Zeitpunkt höchstrichterlich bestätigt wird, weil sich die obersten Richter der Argumentation der Steuergerechtigkeit anschließen.

Fazit

Betriebsausgaben sind Kosten, die in einem direkten wirtschaftlichen Zusammenhang zu Unternehmenstätigkeit stehen. Sie können vollständig oder teilweise von der Steuer abgesetzt werden, da sie den Gewinn des Unternehmens mindern. Wichtig für die steuerliche Anerkennung von Betriebsausgaben sind ihre eindeutige Abgrenzung von privaten Kosten und der Nachweis ihrer betrieblichen Verwendung. Welche Ausgaben als Betriebskosten abzugsfähig sind, ist gesetzlich vorgegeben.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Betriebskosten absetzen

Betriebsausgaben sind Kosten, die durch den Betrieb des Unternehmens anfallen. Es handelt sich also um Kosten, die erforderlich sind, damit die Geschäftstätigkeit erfolgen kann. Hierzu zählen Kosten für Anschaffungen und Dienstleistungen, die für das Laufen des Unternehmens erforderlich sind. So handelt es sich beispielsweise bei der Miete für die Büroräume, den Kosten für die Büroausstattung oder den Firmenwagen um Betriebsausgaben.

Wer seine Betriebsausgaben steuerlich geltend machen möchte, muss diese vom erwirtschafteten Umsatz abziehen. Der Betrag, der sich daraus ergibt, gilt als Gewinn und muss entsprechend versteuert werden. Wichtig ist, dass die Betriebsausgaben beim Finanzamt belegt werden müssen. Daher ist eine exakte Buchführung über sämtliche betriebliche Ausgaben erforderlich. Belege müssen unbedingt aufbewahrt werden, um als Beleg herangezogen werden zu können. Ausgaben, die nicht belegt werden können, werden vom Finanzamt nicht als Betriebsausgaben berücksichtigt.

Betriebsausgaben und Werbungskosten werden oft miteinander verwechselt. Der Unterschied liegt in der Art der Erwerbstätigkeit:

  • Selbstständigkeit: Wer ein eigenes Unternehmen hat, hat Betriebskosten, diese können von den Einnahmen abgezogen werden und daraus ergibt sich der Gewinn.
  • Angestellte Arbeitnehmer: Wer nicht selbstständig ist, sondern in einem Angestelltenverhältnis arbeitet, für den fallen keine Betriebskosten an, wohl aber können Werbungskosten geltend gemacht werden.

Gemischte Aufwendungen entstehen, wenn ein Teil einer Kostenposition den Betriebskosten und ein anderer Teil der privaten Lebensführung zuzurechnen ist. Von der Steuer abgesetzt werden können in diesem Fall nur Kosten, die eindeutig als Betriebskosten identifiziert und entsprechend belegt werden können.

Über die Autorin
Pauline Bodinek