DIN 5008 | Geschäftsbriefe richtig schreiben

Geschäftliche Korrespondenz funktioniert nach bestimmten Regeln

Im unternehmerischen Alltag spielt jegliche Art von geschäftlicher Korrespondenz eine wichtige Rolle – Geschäftsbriefe sind daher ein Aushängeschild des eigenen Unternehmens. Wenn sie formlos gestaltet und missverständlich formuliert sind, kann rasch ein schlechter Eindruck entstehen.

Daher sollte man noch vor der ersten Korrespondenz in der Gründungsphase Briefvorlagen ebenso wie Mailvorlagen erstellen, die man dann später auch seinen Mitarbeitern an die Hand geben kann. Denn auch Einheitlichkeit ist für ein gutes Image wichtig.

Die DIN 5008, also die deutsche Norm für Schreib- und Gestaltungsregeln, kann hierbei eine große Hilfe sein. Vor allem, weil sie alle paar Jahre aktualisiert und auf sich verändernde Anforderungen, wie etwa der Digitalisierung, angepasst wird.

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Formatierungsregeln nach DIN 5008 auf einen Blick

Unterschied zwischen Form A und B

Wer nach Formatierungsregeln für Geschäftsbriefe sucht, wird öfter auf „Format A“ und „Format B“ stoßen. Für die freie Wirtschaft ist hauptsächlich Form B relevant, da dieses tiefgestellte Format mehr Platz für Logos in der größeren Briefkopfhöhe lässt.

Form A ist meist nur für Behörden relevant, denn dieses hochgestellte Format ist mit einer Briefkopfhöhe von nur 2,7 cm wesentlich kleiner als bei B.

Aufbau eines Geschäftsbriefes

Die DIN 5008 gibt detaillierte Empfehlungen zur Gestaltung und zum Aufbau geschäftlicher Briefe, zur korrekten und unmissverständlichen Darstellung zum Beispiel von Zahlen, Aufzählungen, Abkürzungen und zahlreichen weiteren Elementen, die in vielen Briefen enthalten sind.
Hier erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Einleitung zum Verfassen eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008.

Der Briefkopf

Im Briefkopf finden sich die eigene Anschrift, die Empfängeradresse, sowie Ort und Datum. Bereits hier gibt es einige Normen, die zu beachten sind.

Bei schriftlicher Geschäftskorrespondenz ist grundsätzlich ein Fensterumschlag zu empfehlen, was auch die Anwendung des Anschriftenfelds nach DIN 5008 erleichtert. Geschlossene Briefumschläge mit Adressierung per Hand wirken oft unprofessionell.
Hinzu kommt ein zweites Problem: Es kommt regelmäßig vor, dass Briefe und andere Postsendungen verloren gehen oder zum Absender zurückkommen, weil das handschriftliche Adressfeld unleserlich ist. Eine schwer zu entziffernde Hausnummer oder Postleitzahl reicht dafür schon aus.

Größennormierungen

Das Anschriftenfeld im Umschlagfenster ist 45 mal 85 mm groß. Damit man das nicht jedes Mal per Hand ausmessen muss, gibt es Mustervorlagen für Geschäftsbriefe, in denen die korrekte Platzierung des Feldes bereits eingestellt ist. Speichern Sie solch eine Vorlage am besten einmal ab, um in Zukunft immer wieder darauf zurückgreifen zu können.

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Anschriftenfeld Muster

Name des Unternehmens
Name des Empfängers
ggf. Abteilung
Straße und Hausnummer(n) oder Postfach
Postleitzahl und Ort
LAND (falls es eine Auslandssendung ist)

Eine doppelte Hausnummer kann man, wie im obigen Beispiel, per Schrägstrich, aber auch per Bindestrich darstellen. Die Schriftart sollte möglichst lesbar sein, daher wird Schriftgröße 8 empfohlen. Bei längeren Adressen kann auch eine kleinere Schriftgröße sinnvoll sein, damit alles ins Adressfeld passt. Die eigene Adresse oberhalb der Linie ist üblicherweise kleiner.

Für Auslandsanschriften gibt es noch einige Extrapunkte zu beachten.

Der Informationsblock

Regelmäßige geschäftliche Korrespondenz wirkt besonders seriös, wenn sie eine klare, einheitliche Gestaltung hat, aus der auch alle für den Adressaten wichtigen Informationen auf einen Blick ersichtlich sind.

Deswegen gibt es den Informationsblock, der sich nach DIN 5008 rechts neben der Empfängeradresse befindet, und zwar exakt 124 mm von der linken Blattkante entfernt, während er nach rechts wenigstens einen Abstand von 10 mm zur anderen Blattkante einhält. Zum Beginn des Briefes bzw. dem Betreff hält er zwei Leerzeilen Abstand.

Üblicherweise enthält der Informationsblock folgende Punkte:

• Ihr Zeichen
• Ihre Nachricht vom
• Unser Zeichen
• Unsere Nachricht vom
• Name
• Telefon
• Telefax
• E-Mail
• Datum

Dieser Inhalt ist allerdings nicht starr festgelegt, sondern variabel. Es können bei Bedarf einzelne Elemente entfernt oder hinzugefügt werden.

Datum und Uhrzeit richtig schreiben

Die DIN 5008 sieht mehrere Möglichkeiten für die Schreibweise des Datums auf einem Brief vor. Folgende Optionen sind möglich:

Die letzte Variante ist bei international versendeten Briefen sinnvoll, da dieses Datumsformat allgemein verstanden wird. Zu Missverständnissen kommt es immer wieder mal bei Korrespondenz mit dem englischen Sprachraum, da dort, genau anders als bei uns, erst der Monat und dann der Tag genannt wird.

Auch für die genormte Darstellung von Uhrzeiten sieht die DIN 5008 Regeln vor. So sollen Uhrzeiten stets in Doppelziffern angegeben und mittels eines Doppelpunkts getrennt werden, also zum Beispiel mit 08:45 anstatt 8:45 oder 8.45 Uhr. Ausnahme ist die volle Stunde, bei der man auch nur 8 Uhr schreiben kann; Zehntelsekunden wiederum sollen per Komma abgetrennt werden: 5,23 Sekunden oder eben 08:45,23.

Gibt man im Fließtext eine Uhrzeit an, kann man aber auch jede andere verständliche Form wählen, zum Beispiel so:

• Das Treffen findet am Montag um 9 Uhr statt.
• Das Meeting beginnt am Freitag, den 3. September 2022, um 13 Uhr.

Die Betreffzeile

Jede E-Mail beginnt mit der Betreffzeile, die möglichst knapp auf den Punkt bringen soll, worum es in der Mail geht. Dasselbe kann man optional auch bei Briefen machen. So hilft man dem Empfänger, auf einen Blick einzuschätzen, wie relevant das Schreiben ist.

Die DIN-Norm 5008 sieht vor, dass der Betreff in postalischen Briefen zwei Zeilen unter dem Anschriftenfeld steht – oder auch weiter unten, denn er soll nicht im Adressfenster des Briefumschlags sichtbar sein. Es ist sinnvoll, die Betreffzeile fett zu drucken.

Ferner sollte sie so kurz und präzise wie möglich sein (das gilt sowohl für Briefe als auch für E-Mails). Eine oder zwei Zeilen darunter wiederum beginnt der eigentliche Brief mit der Anrede.

Es wird kein Punkt gesetzt, Ausrufezeichen aber können im werblichen Kontext verwendet werden.

Anrede

Zwei Zeilen nach der Betreffzeile folgt die Anrede. Bei geschäftlicher Korrespondenz ist es üblich, sowohl in der Anschrift als auch in der Anrede, bestimmte Berufsbezeichnungen, Titel und akademische Grade zu nennen. Diese werden meistens abgekürzt und stehen vor dem Namen.
Die Grade für Bachelor und Master hingegen stehen dahinter. Sie können sie sowohl mit als auch ohne Punkte (also B.A. oder BA) schreiben.

Hier einige Beispiele für die gängigsten Berufsbezeichnungen und akademischen Grade:

Beachten Sie: Falls möglich, sollten Sie bei der schriftlichen Anrede „Professor“ immer ausschreiben und nur für die Anschrift abkürzen.

Wenn Sie diese einfachen Regeln befolgen, sind Sie auf der sicheren Seite.
Allerdings gibt es zwei Arten von Menschen mit Titeln und akademischen Graden: Die einen bestehen auf deren Nennung und reagieren eventuell verstimmt, wenn etwa ihr „Dr.“ ungenannt bleibt. Den anderen kann die ständige Titelnennung tatsächlich unangenehm sein und sie bevorzugen, lediglich mit ihrem Namen angesprochen zu werden.

Der Brieftext: Gliederung und Formatierung

Nach der Anrede folgt mit einem Leerzeichen Abstand dann der Fließtext. Auch hier gilt es, einige Regeln und Konventionen zu beachten.

Aufzählungen und Listen

Aufzählungen in Briefen funktionieren nach den Regeln der DIN 5008 sehr einfach: Die aufgezählten Punkte werden untereinander gelistet und nach oben und unten mit jeweils einer Leerzeile vom übrigen Text abgesetzt. Gibt es Unterpunkte in der Aufzählung, werden diese eingerückt. Die einzelnen Punkte kann man nummerieren oder durch Aufzählungspunkte oder -striche markieren. Hier ein einfaches Beispiel, wie das aussehen kann.

Manchmal sind Aufzählungen auch wie ein einzelner Satz aufgebaut, dann gilt es, sich an die Regeln der Zeichensetzung zu halten.

Ob Sie diese Regeln anwenden, machen Sie am besten vom Einzelfall abhängig. Werden etwa nur drei simple Begriffe aufgezählt, machen Sie das besser direkt im Text, abgetrennt je nach Fall durch Kommata oder Semikolon.

Hervorhebungen

Um innerhalb eines Briefes besonders wichtige Aspekte hervorzuheben, gibt es unzählige Möglichkeiten der Hervorhebung, und bis auf eine, die Unterstreichung, sind alle nach der DIN 5008 in Ordnung.

Die Unterstreichung ist deshalb kein gutes Mittel, weil je nach Schriftart bestimmte Buchstaben wie g, q, y, p nach unten abgeschnitten werden und manchmal dadurch unklar wird, um welchen Buchstaben es sich handelt.

Apropos Schrift bzw. Font: In geschäftlicher Korrespondenz sollte man auf zu verschnörkelte Schriftarten verzichten, denn das macht keinen seriösen Eindruck und kann die Leserlichkeit erschweren. Am besten sind einfache, serifenfreie Schriften wie zum Beispiel Arial.

Gute Mittel der Hervorhebung, die auch mit der DIN 5008 konform gehen, sind zum Beispiel:

• fette Hervorhebung
• Hervorhebung durch andere Schriftfarbe
• Hervorhebung durch Kursivsetzung
• HERVORHEBUNG DURCH VERSALIEN

Nicht sinnvoll (wenn auch DIN 5008-konform) sind Anführungszeichen (da diese grammatikalisch falsch oder unpassend sein können), eine größere Schriftgröße (weil das die optische Gestaltung des Textes stört) oder eine andere Schriftart (weil es mehr irritiert, als hervorhebt).

Zahlen, Währungen und Formeln darstellen

Bei der Darstellung von Zahlen in geschäftlichen Briefen sieht die DIN 5008 ähnliche Regeln vor wie bei anderen Ziffernfolgen, also etwa Telefonnummern: Je länger eine Zahl ist, desto sinnvoller ist eine Unterteilung im Schriftbild. Das ist ganz besonders bei sehr vielen Nullen der Fall. Sonst führt das kleinteilige Abzählen rasch zu Fehlern – und das kann ernste Konsequenzen haben, etwa wenn es um Rechnungssummen geht.

Immer nach drei Ziffern soll demnach ein Leerzeichen erfolgen, hier einige Beispiele:

Das erleichtert die Lesbarkeit deutlich. Centbeträge werden hinter ein Komma gesetzt.

Ferner müssen Sie immer bedenken, an wen der Brief oder die Rechnung adressiert ist, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Die Aufteilung mit Leerzeichen ist auch aus diesem Grund wichtig. Darstellung etwa von größeren Zahlen mit Punkt oder Komma sollten Sie vermeiden, da diese bspw. in den USA anders verstanden werden als in Deutschland. Wer absolut sichergehen will, setzt die ausgeschriebene Summe in Klammern hinzu, also „neun Euro und neunzig Cent“.

Für die IBAN gilt: Nach jeder vierten Position bzw. Ziffer folgt ein Leerzeichen.

Die 22 Stellen sehen dann so aus:
DE22 1234 5678 8765 0000 11

Die deutlich kürzere BIC wird hingegen nicht untergliedert.

Grußformel und Unterschrift

Jeder Brief und jede E-Mail enden mit einem Gruß bzw. einer Grußformel, wie:

• Mit freundlichen Grüßen
• Beste Grüße
• Herzliche Grüße
• Viele Grüße

Die Möglichkeiten, wie man eine Grußformel formuliert, sind schier endlos. Es kommt ganz maßgeblich darauf an, wie die Beziehung zum Empfänger aussieht. Je besser und enger das persönliche Verhältnis ist, desto lockerer kann die Formel sein, bis hin zu „mfg“ oder auch „lg“. Kennt man die Person hingegen nicht so gut, sollte man bei formalen Grußformeln bleiben.

Und was sagt nun die DIN 5008 zum Thema? Die lässt uns nahezu freie Hand, außer bei der Platzierung: Die Grußformel soll mit einer Leerzeile Abstand unter dem Brieftext stehen – dann folgt mit weiteren Leerzeilen Abstand optimalerweise noch der Name des Unterzeichners.

Wie genau die Unterschrift unter einer geschäftlichen Korrespondenz anzubringen ist, regelt die DIN 5008 nicht, sie empfiehlt lediglich, sie wenigstens drei Leerzeilen unter die Grußformel zu setzen. Sinnvoll ist es in jedem Fall, nicht nur händisch zu unterzeichnen, sondern den vollen Namen der unterzeichnenden Person maschinengeschrieben hinzuzufügen, aber auch das ist optional – zumindest dann, wenn der Name dieser Person bereits im Briefkopf oder der Absenderadresse steht.

Anlagen, Verteiler und Postskriptum (PS)

In der analogen Geschäftskorrespondenz gibt es auch für den Anlagenvermerk bewährte Normen. Zwar ist dieser Vermerk kein Muss und kann je nach Kontext zu förmlich wirken, trotzdem ist es ratsam, die wichtigsten Regeln zu kennen.

Ist einer geschäftlichen Korrespondenz eine Anlage beigefügt, so sieht DIN 5008 vor, den Begriff „Anlage“ fett gedruckt mit einer Leerzeile unter den Namen ans Ende des Briefes zu setzen. Optional kann man dort vermerken, um welche Anlage es sich handelt. Die Fettung ist vor allem dann zu empfehlen, wenn mehrere Anlagen aufgezählt werden.

Es ist auch möglich, den Anlagevermerk rechts neben die Grußformel zu setzen. Achten Sie dabei darauf, dass noch 125 mm Abstand zum Blattrand bestehen.

Bei E-Mail-Anhängen sind diese Normen unnötig, da der Empfänger schon vor dem Öffnen der Mail sieht, dass sie einen Anhang enthält. Es reicht hier völlig aus, im Mailtext darauf zu verweisen, mit einer Formulierung wie „siehe Anhang“.

Auch bei einem Geschäftsbrief in Papierform kann es unter Umständen sinnvoll sein, auf die Anlage nur im Fließtext hinzuweisen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Brief nicht zu förmlich sein soll, zum Beispiel bei einer Einladung oder einem Glückwunschschreiben.

Verteiler

Ein Verteilervermerk unter einer geschäftlichen Korrespondenz ist in Zeiten der digitalen Kommunikation weitgehend überflüssig geworden und auch dann nicht nötig, wenn man im Brieftext bereits darauf verweist, dass die Informationen an bestimmte zusätzliche Adressaten weitergegeben werden sollen.

Trotzdem ist eine kleine Regel hierzu bislang in der DIN 5008 enthalten geblieben. Sie sieht ganz einfach vor, den Verteiler mittels der fett gedruckten Überschrift „Verteiler“ unter die getippte Signatur oder, falls vorhanden, unter den Anlagevermerk zu platzieren.

Post Scriptum

Der Zusatz PS (Post Scriptum) unter einem Brief ist heutzutage unnötig und ein Überbleibsel alter Zeiten. Als man Briefe noch per Hand oder Schreibmaschine schrieb, hatte man nur zwei Möglichkeiten, etwas zu ergänzen: mit dem PS unter dem Brief – oder indem man den kompletten Brief noch einmal schrieb. Das Problem existiert heute nicht mehr.

Privat kann man es noch verwenden, doch in geschäftlicher Korrespondenz ist es eher unangebracht.

Und was sagt die DIN 5008 zum Thema PS? Wenn man es unbedingt anfügen möchte, dann nur mit einer Leerzeile Abstand zum Ende des eigentlichen Briefes.

Besonderheit Seitenzahlen

Je länger ein Brief bzw. postalisch gesendetes Dokument ist, desto sinnvoller ist es, es mit Seitenzahlen zu versehen. Das sorgt für Übersichtlichkeit, und verhindert, dass Blätter in der falschen Reihenfolge abgeheftet werden. Es erleichtert zudem die Orientierung innerhalb des Dokuments – zum Beispiel, weil man Verweise einbauen kann, wie etwa die Information, dass Aspekt XY auf Seite 12 behandelt wird.

Bei Briefen von nur einer oder zwei Seiten sollte man allerdings auf Seitennummerierung verzichten, da sie hier unnötig ist.

Die DIN 5008 sieht für die Seitennummerierung entweder das Format –1– vor, also die Seitenzahl zwischen zwei Strichen, zentriert am oberen Seitenrand, oder das Format „Seite 5 von 25“. Außerdem soll die Nummerierung stets mindestens eine Leerzeile Abstand zum Brieftext halten.

Beide Optionen sind praktikabel, aber nicht in Stein gemeißelt. Man kann bei der reinen Nummerierung beispielsweise auch die Striche weglassen oder die Zahl stattdessen in Klammern setzen. Sie sollten dabei aber nicht zu verspielt werden.

Zu einem weiteren Punkt, der immer wieder Fragen aufwirft, lesen Sie auch unseren Artikel zu Abkürzungen.

Fazit

Wer sich an die DIN-5008-Normierung hält, ist auf der sicheren Seite, was eine seriöse Geschäftskorrespondenz betrifft. Gerade am Anfang können all die Regeln und Empfehlungen überwältigend sein, doch mit der Zeit wird das meiste zur Routine.

Vergessen Sie nie, dass die Befolgung von DIN 5008 kein Zwang ist und Sie je nach Kontext auch davon abweichen können. Mit unserer Übersicht sind Sie aber in jedem Fall auf der sicheren Seite.