Bewirtungskosten absetzen: Beleg, Anteil, Vorsteuer

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Das Essen mit dem Kunden mindert Ihren Gewinn zu 70 %, die darin enthaltene Umsatzsteuer holen Sie sich dagegen komplett zurück – wenn der Beleg stimmt. Genau daran scheitern die meisten Bewirtungen: Es fehlt der Anlass, es fehlen die Namen, oder die Rechnung ist ein handgeschriebener Zettel. Der ausgefüllte Bewirtungsbeleg unten zeigt, was auf dem Zettel stehen muss. Am wenigsten Arbeit macht es, wenn Sie das Restaurant mit der Karte zum Geschäftskonto mit Buchhaltung bezahlen und den Beleg noch am Tisch fotografieren – Anlass und Teilnehmer tragen Sie in der App gleich dazu.

Was als Bewirtung aus geschäftlichem Anlass zählt

Bewirtung heißt: Sie zahlen Essen oder Getränke für Menschen, die nicht bei Ihnen angestellt sind, und der Grund ist Ihr Geschäft. Das Mittagessen mit einer Interessentin, das Abendessen nach der Vertragsunterschrift, der Kaffee mit dem Lieferanten, das Catering für die Kundenveranstaltung. Dass Sie selbst mitessen, ist in Ordnung – Ihr eigener Anteil gehört mit zur Bewirtung.

Von diesen Kosten setzen Sie 70 % als Betriebsausgabe an. Die übrigen 30 % bleiben außen vor, weil der Gesetzgeber einen privaten Anteil am gemeinsamen Essen unterstellt. Voraussetzung ist, dass die Ausgabe angemessen ist. Ein Menü im guten Restaurant ist es. Den Abend im Sternelokal mit Weinbegleitung für einen Kleinauftrag wird das Finanzamt kürzen. Eine feste Grenze gibt es nicht, der Maßstab ist, was in Ihrer Branche üblich ist.

Zwei Nachbarfälle laufen anders. Bewirten Sie nur eigene Mitarbeiter, etwa beim Teamessen oder bei der Weihnachtsfeier, ist das keine geschäftliche, sondern eine betriebliche Bewirtung: Sie setzen 100 % ab. Und Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis 50 € je Person und Jahr Betriebsausgabe – die Flasche Wein zum Dank gehört in diese Spalte, nicht zur Bewirtung.

Vorsteuer: die vollen 19 % kommen zurück

Die 30 %, die Ihren Gewinn nicht mindern dürfen, gelten nur für die Einkommensteuer. Bei der Umsatzsteuer macht das Gesetz eine Ausnahme: Die auf der Restaurantrechnung ausgewiesene Steuer ziehen Sie als Vorsteuer vollständig ab, sofern die Bewirtung angemessen und nachgewiesen ist. Kleinunternehmer haben diesen Vorteil nicht, sie rechnen mit dem Bruttobetrag.

Dafür muss die Rechnung eine echte Rechnung sein. Bis 250 € reicht der maschinelle Kassenbon mit Name und Anschrift des Lokals, Datum, Speisen und Getränken und dem Bruttobetrag mit Steuersatz. Darüber muss zusätzlich Ihr Name als Gastgeber auf der Rechnung stehen, mit allen Pflichtangaben einer Rechnung. Lassen Sie sich die Rechnung in diesem Fall vom Lokal auf Ihren Firmennamen ausstellen, bevor Sie zahlen.

Der Bewirtungsbeleg: fünf Angaben und Ihre Unterschrift

Die Rechnung des Lokals allein genügt nicht. Das Finanzamt will von Ihnen schriftlich wissen, wo, wann, mit wem und warum bewirtet wurde und was es gekostet hat. Im Restaurant übernimmt die Rechnung Ort, Tag und Betrag. Sie ergänzen Anlass und Teilnehmer, am besten auf der Rückseite des Bons oder im Formular, das viele Lokale mitgeben, und unterschreiben. So sieht ein vollständiger Beleg aus:

Zwei Fehler kosten den ganzen Abzug: ein Anlass wie „Geschäftsessen“ oder „Kundengespräch“ ohne Bezug zu einem Projekt, und fehlende Namen. Schreiben Sie den Beleg noch am selben Tag, solange Sie wissen, wer am Tisch saß. Das Trinkgeld steht auf keinem Kassenbon – notieren Sie es auf dem Beleg, dann zählt es mit.

Durchgerechnet: 119 € Rechnung plus Trinkgeld

Das Kundenessen aus dem Muster kostet 119 €, darin stecken 100 € netto und 19 € Umsatzsteuer zum vollen Satz von 19 %. Dazu kommen 10 € Trinkgeld.

Für Kleinunternehmer entfällt die Vorsteuer-Zeile. Sie rechnen 70 % von 129 €, also 90,30 € Betriebsausgabe. Wäre dasselbe Essen ein Teamessen ohne Kunden gewesen, stünden die vollen 110 € netto als Betriebsausgabe in den Büchern.

So landet der Beleg in der Buchhaltung

Bewirtungskosten werden getrennt von den übrigen Ausgaben aufgezeichnet, damit die 70-Prozent-Kürzung nachvollziehbar bleibt. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es dafür eigene Zeilen für den abziehbaren und den nicht abziehbaren Teil. Buchhaltungsprogramme und Konten mit Belegerfassung erledigen die Aufteilung, sobald Sie die Kategorie „Bewirtung“ wählen – fotografierter Bon, Anlass und Teilnehmer als Notiz, fertig.

Heben Sie Rechnung und Bewirtungsbeleg zusammen auf. Sie zählen als Buchungsbelege und bleiben so lange im Archiv wie alle anderen, siehe Aufbewahrungsfristen. War das Essen Teil einer Geschäftsreise, läuft der Rest der Reise – Fahrt, Hotel, Verpflegungspauschale – über eigene Regeln, die auf der Seite zu den Reisekosten stehen. Die Verpflegungspauschale für den Reisetag kürzt sich übrigens nicht, weil Sie beim Kundenessen selbst mitgegessen haben. Einen Überblick über alle Ausgaben, die den Gewinn mindern, gibt die Seite zu den Betriebsausgaben.

Fazit

Für jedes Kundenessen gilt dieselbe Routine: mit der Karte des Geschäftskontos zahlen, den Bon fotografieren, Anlass und Namen noch am selben Tag notieren. Ein Teamessen ohne Gäste und die Flasche Wein zum Dank laufen dagegen nach eigenen Regeln.

Alle Steuerthemen für Gründer auf einen Blick: Steuern für Selbstständige.

Häufige Fragen zu Bewirtungskosten