Wie wir unser Geld verdienen
Die Leistungen von gruendung.de finanzieren wir durch Partnerprogramme mit Anbietern von Finanzprodukten und anderen unternehmensbezogenen Dienstleistungen.
Wenn Sie über gruendung.de z. B. ein Geschäftskonto eröffnen oder eine Kreditkarte beantragen, erhalten wir in einigen Fällen von den Anbietern eine Provision. Diese Vergütungen haben jedoch keinen Einfluss auf unsere Empfehlungen, Bewertungen und Platzierungen von Produkten.
In unserer redaktionellen Arbeit agieren wir nicht provisionsabhängig. Hiervon profitieren Sie als unsere Nutzer, jedoch auch die Anbieter von unternehmensbezogenen Leistungen – in jedem Fall erhalten Sie von uns als unabhängigem Bewertungsportal wichtige Hinweise auf die Qualität und Wettbewerbsfähigkeit von unternehmensrelevanten Angeboten.
Pflichtangaben: Rechnung in zwei Minuten prüfen
Zwei Minuten reichen, um eine Rechnung zu prüfen: zehn Angaben, eine nach der anderen. Die Liste unten funktioniert in beide Richtungen. Für Ihre eigenen Rechnungen sagt sie, was hinein muss, damit der Kunde zahlt und seine Vorsteuer ziehen darf. Für Eingangsrechnungen sagt sie, wann Sie den Beleg zurückschicken, bevor Ihre eigene Vorsteuer daran scheitert. Konten mit Rechnungsfunktion nehmen Ihnen die Prüfung der eigenen Rechnungen ab, weil kein Pflichtfeld leer bleiben kann – welche das sind, zeigt die Seite Geschäftskonto mit Buchhaltung.
Konten, die keine Rechnung ohne Pflichtfeld hinauslassen
Die Karten zeigen Geschäftskonten, in denen Sie Rechnungen schreiben und Belege ablegen.
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis:
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis: Für Gewerbetreibende und Freiberufler (natürliche Personen) ohne monatlichen Grundpreis.
4,50 € / Monat (5,35 € mit MwSt.)
Laufzeit 12 MonateFlex-Tarif (monatlich kündbar):
9 € / Monat (10,71 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
0 € / MonatJahresabo (Vorauszahlung):
108 € / Jahr (128,52 € mit MwSt.)
Entspricht ca. 9 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
11 € / Monat (13,09 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
Werbehinweis: Anbieter-Links in dieser Übersicht sind Werbelinks (Affiliate-Links) — für Abschlüsse darüber erhalten wir eine Provision vom Anbieter.
- Zehn Angaben verlangt das Umsatzsteuergesetz auf jeder Rechnung zwischen Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer-Rechnungen kommen mit weniger aus.
- Die Vorsteuer hängt an der Rechnung. Fehlt eine Angabe auf einer Eingangsrechnung, bleibt die Vorsteuer so lange gesperrt, bis der Lieferant nachbessert.
- Nachbessern ist erlaubt. Ein kurzes Schreiben mit Bezug auf die Rechnungsnummer ergänzt, was fehlt. Die Rechnung selbst wird nicht überschrieben.
Die Prüfliste: zehn Angaben, Beispiel, Folge
Die Tabelle nimmt das Beispiel von der Seite Rechnung schreiben: Eine Webdesignerin rechnet ein Projekt mit einer GmbH ab.
| Angabe | Beispiel | Fehlt sie, dann … |
|---|---|---|
| 1. Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden | Lena Mustermann, Musterstraße 12, 50667 Köln – Beispiel GmbH, Hauptstraße 1, 40210 Düsseldorf | … ist unklar, wer geleistet hat und wer die Vorsteuer ziehen darf. Abkürzungen sind erlaubt, wenn beide Seiten eindeutig erkennbar sind. |
| 2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Steuernummer 215/5123/4567 | … fehlt dem Finanzamt die Zuordnung. Eine der beiden Nummern reicht, bei EU-Geschäften die Identifikationsnummer. |
| 3. Ausstellungsdatum | 5. November 2026 | … lässt sich die Rechnung nicht in den Voranmeldungszeitraum einordnen. |
| 4. Fortlaufende Rechnungsnummer | 2026-0017 | … ist die Rechnung nicht eindeutig. Lücken sind erlaubt, doppelte Nummern nicht. |
| 5. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung | Webdesign-Paket „Firmenwebsite“, 1 Stück; Beratung, 10 Stunden | … reicht „Dienstleistung“ nicht aus. Der Prüfer muss erkennen, was geliefert wurde. |
| 6. Zeitpunkt der Leistung | Leistungszeitraum Oktober 2026 | … fehlt die häufigste Angabe überhaupt. Der Monat genügt, „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ebenfalls. |
| 7. Entgelt, nach Steuersätzen getrennt, samt vereinbarter Rabatte | 2.500,00 € netto zu 19 % | … kann der Kunde die Steuer nicht nachrechnen. Skonto gehört als Vereinbarung dazu („2 % bei Zahlung bis …“). |
| 8. Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung | 19 % Umsatzsteuer, 475,00 € | … gibt es keinen Vorsteuerabzug. Steuerfreie Leistungen tragen stattdessen den Grund der Befreiung. |
| 9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden | nur bei Bauleistungen an Privatkunden: „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf.“ | … fehlt bei Handwerkerrechnungen an Privatleute eine Pflichtangabe. Bei Rechnungen an Firmen entfällt die Zeile. |
| 10. Das Wort „Gutschrift“ | nur, wenn der Kunde die Rechnung für Sie ausstellt | … fehlt der Hinweis, dass der Empfänger abrechnet. Eine Gutschrift für einen Preisnachlass heißt besser „Korrekturrechnung“. |
| Quelle: Umsatzsteuergesetz, Abschnitt zur Ausstellung von Rechnungen, und Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, Abschnitt Angaben in der Rechnung, abgerufen am 04.11.2026. Beispielwerte erfunden. | ||
Alle Angaben dürfen auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa Rechnung plus Lieferschein. Dann nennt die Rechnung die anderen Dokumente und fasst Entgelt und Steuer zusammen.
Bis 250 Euro: die Kurzform
Für Rechnungen bis 250 € brutto, also Taxi, Bürobedarf oder das Arbeitsessen, reichen vier Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit dem Steuersatz. Ihre eigene Anschrift und eine Rechnungsnummer braucht der Kassenbon nicht. Sie ziehen die Vorsteuer, indem Sie die Steuer aus dem Bruttobetrag herausrechnen, bei 19 % also mit dem Faktor 19/119. Der Umsatzsteuer-Rechner macht das in einer Zeile.
Die Kurzform gilt nicht für Lieferungen in andere EU-Länder und nicht für Rechnungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet.
Drei Sonderfälle mit eigenen Angaben
- Kleinunternehmer: Keine Steuerzeile, dafür der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Das Muster steht unter Kleinunternehmer-Rechnung.
- Kunde schuldet die Steuer (Reverse Charge): Rechnung ohne Steuerbetrag, mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und bei EU-Geschäften mit beiden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Wann das greift, steht unter Reverse-Charge-Verfahren.
- E-Rechnung: Zwischen deutschen Unternehmen zählt ab 2028 nur noch das strukturierte Format, größere Betriebe sind schon ab 2027 dran. Die Pflichtangaben bleiben dieselben, sie stehen dann in Datenfeldern statt auf dem Blatt. Details unter E-Rechnung.
Angaben, die nicht Pflicht sind, aber hingehören
Vier Zeilen verlangt kein Steuergesetz, sie entscheiden aber darüber, ob und wann Sie Ihr Geld bekommen:
- Zahlungsziel als Datum. „Zahlbar bis 19. November 2026“ setzt den Verzug in Gang, ohne dass Sie mahnen müssen. Ohne Datum gerät ein Firmenkunde erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug.
- Verbraucherhinweis. Bei Privatkunden greift die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ein Satz reicht.
- Bankverbindung. Ihr Geschäftskonto, nicht das Privatkonto. Sonst landen Einnahmen dort, wo die Buchhaltung sie nicht sieht.
- Ansprechpartner und Bestellnummer des Kunden. Größere Firmen zahlen ohne ihre eigene Bestell- oder Projektnummer oft gar nicht. Die Angabe spart die Rückfrage.
Wie eine fertige Rechnung mit allen Pflicht- und Komfortzeilen aussieht, zeigt die Rechnungsvorlage.
Eingangsrechnungen prüfen: so retten Sie Ihre Vorsteuer
Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung mit allen Pflichtangaben voraus. Das Finanzamt prüft das bei der Betriebsprüfung Beleg für Beleg. Deshalb lohnt sich die Prüfung beim Eingang, nicht Jahre später:
- Adressat prüfen. Steht Ihr Firmenname mit Anschrift darauf, nicht nur Ihr Privatname? Bei Online-Käufen über ein Privatkonto fehlt die Firma oft.
- Leistungszeitpunkt suchen. Fehlt er, Rechnung zurück an den Lieferanten mit der Bitte um Ergänzung. Das ist die häufigste Beanstandung.
- Steuer nachrechnen. Netto mal Steuersatz muss den ausgewiesenen Steuerbetrag ergeben. Bei gemischten Sätzen jede Zeile einzeln.
- Nummer und Datum ablegen. Beide Angaben braucht die Buchhaltung für die Zuordnung zum Voranmeldungszeitraum.
Ein Konto mit Belegfunktion erkennt Betrag, Datum und Steuersatz beim Fotografieren des Belegs und hängt ihn an die Zahlung. Die Prüfung der Pflichtangaben bleibt Ihre Sache, sie dauert mit der Liste oben eine Minute je Beleg.
Fehlende Angabe: nachbessern statt neu schreiben
Eine Rechnung mit fehlender oder falscher Angabe wird berichtigt, indem der Aussteller ein Dokument nachreicht, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht und nur die fehlende Angabe ergänzt. Für das Dokument gelten dieselben Formregeln wie für die Rechnung. Ist der Betrag falsch, wird die Rechnung storniert und neu geschrieben, wie unter Rechnung schreiben beschrieben. Alle Themen rund um Belege und Buchen: Buchhaltung für Gründer.
Fazit
Eigene Rechnungen sichert am einfachsten ein Konto mit Rechnungsfunktion ab. Eingangsrechnungen bleiben Ihre Sache: Gehen Sie die Liste beim Eingang einmal durch und bitten Sie den Lieferanten bei einer Lücke um Ergänzung.
Häufige Fragen zu den Pflichtangaben einer Rechnung
Bei Rechnungen an Kunden in Deutschland nicht. Pflicht ist sie bei Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, dann zusammen mit Ihrer eigenen Nummer. Viele Rechnungsprogramme drucken die Nummer des Kunden trotzdem, das schadet nicht.
Ja, wenn es stimmt. Der Satz erfüllt die Angabe zum Zeitpunkt der Leistung. Liegt die Leistung in einem anderen Monat, schreiben Sie den Monat oder den Zeitraum. Bei Dauerleistungen wie Hosting oder Wartung genügt der Abrechnungszeitraum.
Bis 250 Euro brutto ja, wenn Name und Anschrift des Händlers, Datum, Art der Ware und der Bruttobetrag mit Steuersatz daraufstehen. Darüber brauchen Sie eine Rechnung mit Ihrem Namen als Empfänger, die Sie an der Kasse verlangen können.
Dann bleibt der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung gesperrt. Bitten Sie schriftlich um Ergänzung und nennen Sie die fehlende Angabe. Der Lieferant ist verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung zu stellen. Hilft das nicht, buchen Sie den Betrag ohne Vorsteuer als Betriebsausgabe.
Nein, beides gehört nicht zu den steuerlichen Pflichtangaben. Ohne Bankverbindung bekommen Sie aber kein Geld, und ohne Zahlungsziel gerät der Kunde erst nach der gesetzlichen Frist in Verzug. Beides steht deshalb auf jeder guten Rechnung.
Quellen und Rechtsgrundlagen (Stand: 04.11.2026)
- Umsatzsteuergesetz, § 14 Absatz 4 UStG (die zehn Pflichtangaben, Nummern 1 bis 10; Absatz 2 Satz 5: Gutschrift), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 31 UStDV (Absatz 1: Rechnung aus mehreren Dokumenten; Absatz 2 und 3: Abkürzungen und eindeutige Bezeichnungen; Absatz 4: Kalendermonat als Leistungszeitpunkt; Absatz 5: Berichtigung durch ein Dokument mit eindeutigem Bezug), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: vier Angaben; keine Anwendung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Steuerschuldnerschaft des Empfängers), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern mit Hinweis auf die Steuerbefreiung), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14a UStG (Absatz 1 und 5: Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei EU-Leistungen), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 15 Absatz 1 UStG (Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach den §§ 14, 14a voraus), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG (zweijährige Aufbewahrung durch Privatkunden bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Absatz 38 UStG und Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Fragen 4 und 11 (Übergang bis 2027 bzw. 2028, Ausnahmen), abgerufen am 04.11.2026
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 286 BGB (Absatz 2 Nummer 1: Verzug ohne Mahnung bei kalendermäßig bestimmter Zahlung; Absatz 3: 30 Tage nach Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit Hinweis), abgerufen am 04.11.2026
Weitere Angaben: Der Regelsteuersatz wird aus unserer eigenen Datenbank eingeblendet. Beispielwerte und Namen sind erfunden. Keine Steuerberatung im Einzelfall.