Reisekosten für Selbstständige: Fahrt, Hotel, Pauschalen

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Zwei Tage beim Kunden in Berlin kosten mehr als das Zugticket – und fast alles davon mindert Ihren Gewinn: die Fahrt pauschal je Kilometer oder nach Beleg, das Hotel nach Rechnung, das Essen über feste Tagessätze, für die Sie keinen einzigen Kassenbon brauchen. Die Beispielreise unten zeigt, was am Ende in der Gewinnermittlung steht. Damit die Belege nicht in der Jackentasche verschwinden, zahlen Sie unterwegs mit der Karte zum Geschäftskonto mit Buchhaltung und fotografieren Hotelrechnung und Parkticket direkt in die App.

Wann eine Fahrt eine Geschäftsreise ist

Reisekosten entstehen, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und außerhalb des Mittelpunkts Ihrer Tätigkeit arbeiten: beim Kunden, auf einer Messe, bei einem Lieferanten, in einer Fortbildung. Der tägliche Weg von der Wohnung ins eigene Büro ist keine Reise. Für ihn gilt nur die Entfernungspauschale von 0,38 € je Entfernungskilometer, also für die einfache Strecke. Auf einer Geschäftsreise zählt dagegen jeder gefahrene Kilometer, hin und zurück.

Wer kein Büro außerhalb der Wohnung hat, startet jede Reise zu Hause. Der Weg zum Kunden ist dann immer eine Geschäftsreise, auch wenn es derselbe Kunde jede Woche ist. Nur die Verpflegungspauschalen laufen nach drei Monaten an derselben Stelle aus, dazu unten mehr.

Fahrtkosten: Pauschale oder echte Kosten

Für Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi und Nahverkehr setzen Sie den Rechnungsbetrag an. Beim eigenen Auto haben Sie die Wahl. Entweder Sie rechnen pauschal mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer, dem Satz, den das Bundesreisekostengesetz für Dienstreisen vorgibt. Für Motorrad oder Roller sind es 0,20 €. Oder Sie ermitteln die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs für das Jahr – Sprit, Versicherung, Werkstatt, Abschreibung – und teilen sie im Verhältnis der betrieblichen Kilometer auf. Dafür brauchen Sie ein Fahrtenbuch.

Die Pauschale ist bequem und bei älteren, günstigen Autos oft auch günstiger für Sie. Bei einem teuren Neuwagen mit wenig Jahreskilometern liegen die echten Kosten je Kilometer deutlich darüber. Gehört das Auto zum Betriebsvermögen, weil Sie es überwiegend betrieblich nutzen, stellt sich die Frage nicht mehr: Dann sind ohnehin alle Fahrzeugkosten Betriebsausgaben, und die Privatfahrten werden als Entnahme gegengerechnet.

Verpflegung: feste Pauschalen statt Bons

Was Sie unterwegs essen, setzen Sie nicht nach Rechnung ab. Stattdessen gelten Pauschalen je Kalendertag, abhängig davon, wie lange Sie von Wohnung und Betrieb entfernt waren:

• 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit.
• 14 € für den Anreisetag und den Abreisetag, wenn Sie auswärts übernachtet haben – ohne Mindeststunden.
• 14 € für einen Tagesausflug ohne Übernachtung, wenn Sie mehr als acht Stunden unterwegs waren.

Zwei Regeln kürzen die Pauschale. Erstens: Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten, sinkt die Pauschale des Tages um 20 % des vollen Tagessatzes, also um 5,60 €. Ein gestelltes Mittag- oder Abendessen, etwa beim Seminar, kürzt um 40 %, also 11,20 €. Zweitens: Arbeiten Sie länger als drei Monate an derselben auswärtigen Stelle, etwa im Projekt beim selben Kunden, endet die Pauschale nach dem dritten Monat. Eine Pause von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.

Im Ausland gelten andere Sätze, die das Bundesfinanzministerium je Land festlegt. Für die Reise nach Wien oder Zürich schlagen Sie den Satz in der jeweils gültigen Liste nach.

Übernachtung: nach Rechnung

Hotel, Pension oder Ferienwohnung setzen Sie mit dem tatsächlichen Preis an. Eine Übernachtungspauschale gibt es für Selbstständige im Inland nicht – die 20 €, von denen Angestellte manchmal hören, darf nur ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern steuerfrei erstatten. Achten Sie auf der Hotelrechnung auf die getrennten Posten: Die Übernachtung trägt den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %, das Frühstück den vollen Satz von 19 %. Beide Beträge ziehen Sie als Vorsteuer, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Reisen Sie mit Partner oder Familie, zählt nur der Preis, den das Zimmer für Sie allein gekostet hätte.

Beispielreise: zwei Tage Hamburg–Berlin

Eine Beraterin aus Hamburg fährt mit dem eigenen Auto zu einem Workshop nach Berlin, übernachtet einmal im Hotel mit Frühstück und kommt am nächsten Abend zurück. 580 Kilometer hin und zurück, Hotelrechnung 119 €, davon 107 € Übernachtung und 12 € Frühstück.

Für die Beraterin mit Umsatzsteuerpflicht mindern 306,48 € den Gewinn, und 8,92 € holt sie sich mit der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung zurück. Als Kleinunternehmerin setzt sie die vollen 315,40 € an. Hätte sie den Workshop selbst mit Gästen zum Abendessen abgeschlossen, käme ein zweiter Posten mit eigenen Regeln dazu: die Bewirtungskosten.

Was Sie aufheben müssen

Für die Pauschalen reicht eine Aufstellung: Datum, Ziel, Zweck, Abfahrt und Rückkehr, gefahrene Kilometer. Ein Kalendereintrag mit der Einladung zum Workshop belegt den Anlass. Für Hotel, Bahn, Flug, Taxi und Parkhaus brauchen Sie die Rechnung oder Quittung – als Foto in der Buchhaltungs-App ist sie genauso gültig wie auf Papier. Diese Belege bleiben 8 Jahre, mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen. Was Sie am Reisetag zu Hause nicht gearbeitet haben, ist auch kein Fall für die Homeoffice-Pauschale – es sei denn, Sie haben keinen anderen Arbeitsplatz und morgens noch am Schreibtisch vorbereitet. Alle übrigen Ausgaben rund um den Betrieb stehen auf der Seite zu den Betriebsausgaben.

Fazit

Beim eigenen Auto ist die Kilometerpauschale der bequeme Weg, beim teuren Neuwagen mit wenig Kilometern lohnt der Blick aufs Fahrtenbuch. Ansonsten zählt die Ordnung unterwegs: Hotelrechnung und Tickets gleich fotografieren, für die Verpflegung reicht Ihre Aufstellung.

Alle Steuerthemen für Gründer auf einen Blick: Steuern für Selbstständige.

Häufige Fragen zu Reisekosten für Selbstständige