Aufbewahrungsfristen: Was wie lange bleibt und ab wann

Warum Sie uns vertrauen können

• Wir sind unabhängig von den Anbietern der Finanzprodukte und bewerten diese objektiv und unbeeinflusst.
• Wir sind transparent in Bezug auf unsere Bewertungsmethoden, Rechercheprozesse und Vergütungsstrukturen.
• Unsere Inhalte sind durch einen sorgfältigen Qualitätskontrollprozess geprüft, sachlich korrekt, gut recherchiert und verständlich.
• Wir haben mehr als 18 Jahre Erfahrung mit Finanzprodukten. Unsere Empfehlungen und Bewertungen beruhen auf fundierten Marktkenntnissen und Fachwissen.

Der Ordner mit den Eingangsrechnungen aus dem Gründungsjahr darf irgendwann weg, der Jahresabschluss desselben Jahres noch nicht. Welche Unterlage wann frei wird, entscheiden drei Fristen und ein Stichtag, und den Platz im Regal brauchen Sie dafür nicht. Wer jeden Beleg an die Buchung im Geschäftskonto hängt, hat das Archiv ohne eigenen Ordner, revisionssicher und mit Suchfunktion. Welche Konten das können, zeigt der Vergleich der Geschäftskonten mit Buchhaltung.

Welche Unterlage wie lange bleibt

Das Steuerrecht kennt drei Fristen. Für Kaufleute sagt das Handelsrecht dasselbe. Maßgeblich ist, was eine Unterlage ist, nicht wie sie heißt: Eine E-Mail mit einem Angebot ist ein Geschäftsbrief, eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang ist ein Buchungsbeleg.

Die 8 Jahre für Belege gelten seit 2025. Vorher waren es zehn. Die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren alte Frist Ende 2024 noch lief. Rechnungen aus 2016 durften deshalb schon 2025 weg, Rechnungen aus 2017 Anfang 2026. Für Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben es zehn Jahre.

Wann die Frist beginnt – und wann sie nicht endet

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung ins Buch gemacht, der Abschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder verschickt oder der Beleg entstanden ist. Für einen Jahresabschluss zählt also nicht das Geschäftsjahr, sondern das Jahr, in dem Sie ihn fertiggestellt haben. Ein Vertrag, der zehn Jahre läuft, beginnt seine Frist erst, wenn er ausläuft, weil er bis dahin steuerlich wirkt.

Eine Frist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern gebraucht werden, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch, bleiben die betroffenen Jahre im Archiv, bis beides erledigt ist. Vernichten Sie deshalb nie am Jahresanfang, bevor Sie geprüft haben, ob für das älteste Jahr noch etwas offen ist.

Scan statt Papier: was erlaubt ist

Fast alle Unterlagen dürfen Sie als Bild oder Datei aufbewahren und das Papier danach vernichten. Vier Bedingungen:

• Bildlich gleich. Belege und empfangene Geschäftsbriefe müssen beim Anzeigen so aussehen wie das Original, also als vollständiger Scan, nicht nur als abgetippter Betrag.
• Unverändert. Die Datei darf nachträglich nicht bearbeitet werden. Ein Belegarchiv im Geschäftskonto oder Buchhaltungsprogramm protokolliert das, ein Ordner auf dem Laptop nicht.
• Jederzeit lesbar. Während der ganzen Frist müssen Sie die Datei öffnen und auf Verlangen ausdrucken können. Wechseln Sie das Programm, wandern die Belege mit.
• Maschinell auswertbar. Daten, die ein Programm erzeugt hat, prüft das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung am Bildschirm oder verlangt sie als Datei. Das gilt für die Buchhaltungsdaten und für die XML-Dateien von E-Rechnungen.

Im Original bleiben müssen nur Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse sowie amtliche Zollurkunden. Der Rest darf nach dem Scan ins Altpapier. Die Grundsätze der Finanzverwaltung zur digitalen Buchführung legen fest, wie das Archiv geführt sein muss. Die Rechnungsfunktion und das Belegarchiv der Geschäftskonten sind darauf ausgelegt, nachzulesen auf der Seite Geschäftskonto mit Buchhaltung.

Vier Sonderfälle aus dem Alltag

• E-Rechnungen. Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz, die XML-Datei, 8 Jahre und unverändert. Ein Ausdruck oder die reine PDF-Ansicht genügt nicht. Was eine E-Rechnung ist und wer sie ausstellen muss, steht unter E-Rechnung.
• Kassenbons und Kassendaten. Wer eine elektronische Kasse nutzt, bewahrt die einzelnen Vorgänge samt den Daten der Sicherheitseinrichtung auf, nicht nur den Tagesabschluss. Thermopapier verblasst: Bons für die eigene Buchhaltung scannen. Mehr unter Kassensystem und TSE.
• Bewirtungsbelege. Der Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern gehört zur Rechnung und bleibt mit ihr 8 Jahre. Wie er ausgefüllt wird, steht unter Bewirtungskosten.
• Lieferscheine. Ein empfangener Lieferschein darf weg, sobald die Rechnung dazu da ist, außer er ist selbst der Buchungsbeleg. Ein verschickter Lieferschein darf weg, sobald Ihre Rechnung raus ist.

Die Jahresroutine: einmal im Januar

1. Ältestes Jahr bestimmen. Im Januar 2027 sind das Belege aus 2018 (acht Jahre), Bücher und Abschlüsse aus 2016 (zehn Jahre) und Geschäftsbriefe aus 2020 (sechs Jahre).
2. Offene Verfahren prüfen. Läuft für eines dieser Jahre eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Klageverfahren, bleibt es liegen.
3. Papier vernichten, Dateien löschen. Scans und Programmdaten der freigegebenen Jahre löschen Sie erst, wenn auch die Steuerkanzlei nichts mehr braucht.
4. Neues Jahr anlegen. Ein Ordner oder eine Kategorie je Jahr im Belegarchiv, Eingangsrechnungen landen über die Rechnungsadresse direkt dort.

Fazit

Belege wandern am besten gleich ins digitale Archiv am Geschäftskonto, nur Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz bleiben im Original. Aussortiert wird einmal im Januar, und erst wenn für das älteste Jahr weder Prüfung noch Einspruch offen ist.

Welche Pflichten sonst zum Jahreswechsel anstehen, zeigt der Steuerkalender für Selbstständige. Alle Grundlagen der Buchführung im ersten Jahr: Buchhaltung für Gründer.

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen