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Geschäftsbriefe richtig schreiben
Geschäftliche Korrespondenz funktioniert nach bestimmten Regeln
Im unternehmerischen Alltag spielt jegliche Art von geschäftlicher Korrespondenz eine wichtige Rolle. Egal, ob man Kunden einen Vertrag oder eine Rechnung schickt, Termine mit Geschäftspartnern vereinbart, Anfragen an Zulieferer stellt oder Anträge an Behörden schickt – Geschäftsbriefe sind ein Aushängeschild des eigenen Unternehmens. Wenn sie formlos gestaltet und missverständlich formuliert sind, oder wenn wichtige Informationen fehlen, kann rasch ein schlechter Eindruck entstehen.
Daher sollte man noch vor der ersten Korrespondenz in der Gründungsphase Briefvorlagen ebenso wie Mailvorlagen erstellen, die man dann später auch seinen Mitarbeitern an die Hand geben kann. Denn auch Einheitlichkeit ist für ein gutes Image wichtig.
Die DIN 5008, also die deutsche Norm für Schreib- und Gestaltungsregeln, kann hierbei eine große Hilfe sein. Vor allem, weil sie alle paar Jahre aktualisiert und auf sich verändernde Anforderungen, wie Digitalisierung, angepasst wird.
DIN 5008 als unverbindliche, aber empfehlenswerte Norm
Obwohl es sich um eine Norm handelt, ist sie nicht mit verbindlichen Vorgaben zu verwechseln. Die DIN 5008 gibt detaillierte Empfehlungen zur Gestaltung und zum Aufbau geschäftlicher Briefe, zur korrekten und unmissverständlichen Darstellung zum Beispiel von Zahlen, Aufzählungen, Anlagen, Abkürzungen, Grußformeln und zahlreichen weiteren Elementen, die in vielen Briefen enthalten sind.
Während man von manchen dieser Empfehlungen je nach Kontext problemlos abweichen kann, ist es bei anderen ratsam, sie genau zu befolgen, um Missverständnisse zwischen Absender und Adressat zu vermeiden.
Das gilt vor allem auch, um sicherzustellen, dass wichtige Post ankommt: Wie stelle ich eine Adresse richtig dar und warum ist es besser, einen Fensterumschlag zu verwenden, anstatt einen Brief per Hand zu adressieren? Wie schreibe ich längere Zahlen (IBAN-Nummern, Telefonnummern) so, dass es nicht zu Zahlendrehern kommt? Welche Hervorhebungen im Brieftext sind sinnvoll, welche nicht? Oft sind es die kleinen Details, über die man sich noch gar keine Gedanken gemacht hat, die einen Unterschied machen.
Auf den folgenden Seiten hat die Redaktion von GRUENDUNG.DE mit zahlreichen Praxisbeispielen erläutert, welche Regeln die DIN 5008 für Geschäftsbriefe und deren korrekte Ausarbeitung aufstellt, wie man sie anwendet, und auch, welche Regeln bloß optional sind. Je unsicherer man sich bei einzelnen Aspekten des Themas ist, desto genauer sollte man sich an die Vorgaben halten – bis Geschäftskorrespondenz nach DIN 5008 zur selbstverständlichen Routine wird.
