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Buchhaltung ohne Steuerberater: so bleibt sie beherrschbar
Buchhaltung heißt für einen Gründer ohne Angestellte fünf Dinge: Rechnungen schreiben, Belege sammeln, das Konto abgleichen, die Umsatzsteuer melden und alles acht bis zehn Jahre aufbewahren. Eine Bilanz brauchen Sie nicht, solange Sie unter 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn bleiben und kein Handelsregister-Kaufmann sind. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht, und drei der fünf Aufgaben erledigt ein Geschäftskonto mit Buchhaltung nebenbei: Es hängt den Beleg an die Zahlung, schreibt die Rechnung mit allen Pflichtangaben und gibt die Umsätze an die Steuerkanzlei weiter.
Geschäftskonten, die Belege und Rechnungen mitbringen
Diese Konten erfassen Belege per Foto, schreiben E-Rechnungen und ordnen jeder Buchung den Steuersatz zu. Die Karten zeigen den Einstiegstarif.
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis:
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis: Für Gewerbetreibende und Freiberufler (natürliche Personen) ohne monatlichen Grundpreis.
4,50 € / Monat (5,35 € mit MwSt.)
Laufzeit 12 MonateFlex-Tarif (monatlich kündbar):
9 € / Monat (10,71 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
0 € / MonatJahresabo (Vorauszahlung):
108 € / Jahr (128,52 € mit MwSt.)
Entspricht ca. 9 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
11 € / Monat (13,09 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
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- Fünf Aufgaben, eine Routine: Rechnung raus, Beleg rein, Konto abgleichen, Umsatzsteuer melden, aufbewahren. Wöchentlich eine halbe Stunde, monatlich oder vierteljährlich die Voranmeldung, einmal im Jahr die Gewinnermittlung.
- Keine Bilanz nötig: Einzelunternehmer und Freiberufler unter den Umsatz- und Gewinngrenzen rechnen Einnahmen gegen Ausgaben. Die GmbH bilanziert immer.
- E-Rechnung kommt in Stufen: Empfangen müssen Sie sie heute, selbst ausstellen ab 2027 oder 2028. Ein Konto mit Rechnungsfunktion nimmt Ihnen den Formatwechsel ab.
Die Routine: wöchentlich, monatlich, jährlich
Buchhaltung scheitert selten am Wissen, fast immer am Rhythmus. Wer Belege ein Quartal lang in der Schublade sammelt, sitzt am Ende lange daran. Wer sie wöchentlich fotografiert, ist jedes Mal schnell fertig.
| Rhythmus | Aufgabe | Werkzeug | Mehr dazu |
|---|---|---|---|
| Nach jeder Leistung | Rechnung mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben stellen, Zahlungsziel setzen | Rechnungsfunktion des Kontos oder Vorlage | Rechnung schreiben |
| Wöchentlich | Eingangsbelege fotografieren und der Zahlung zuordnen, offene Rechnungen prüfen | Konto-App mit Belegerfassung | Aufbewahrung |
| Monatlich oder vierteljährlich | Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats, Zahllast überweisen | ELSTER, Konto mit Steuersatz je Buchung | Umsatzsteuervoranmeldung |
| Jährlich | Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Steuererklärungen, Belege des abgelaufenen Jahres archivieren | Steuerkanzlei oder ELSTER | Steuerfristen |
| Einmalig | Rechnungsvorlage anlegen, E-Rechnungs-Empfang einrichten, Ablage für zehn Jahre festlegen | Konto, E-Mail-Postfach, Cloud-Ordner | Rechnungsvorlage, E-Rechnung |
| Quelle: Umsatzsteuergesetz und Abgabenordnung in Klartext, eigene Zusammenstellung. | |||
Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz
Freiberufler dürfen immer die einfache Rechnung machen: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, geordnet nach dem Datum der Zahlung. Gewerbetreibende ebenfalls, solange der Umsatz 800.000 € und der Gewinn 80.000 € im Jahr nicht übersteigen und sie nicht im Handelsregister stehen. Erst darüber fordert das Finanzamt Bücher und einen Jahresabschluss an, und zwar erst ab dem Jahr nach seiner Mitteilung. Eine GmbH oder UG bilanziert von Anfang an.
Für die einfache Rechnung brauchen Sie kein Buchhaltungsprogramm. Ein Geschäftskonto, auf dem nur betriebliche Zahlungen laufen, eine Belegablage und die Anlage EÜR in ELSTER reichen. Wer privat und geschäftlich auf einem Konto mischt, verliert diese Einfachheit sofort.
Rechnungen: schreiben, prüfen, aufbewahren
Jede Rechnung an einen anderen Unternehmer braucht zehn Angaben, sonst verliert der Kunde seinen Vorsteuerabzug und Sie bekommen die Rechnung zurück. Umgekehrt gilt dasselbe für Ihre Eingangsrechnungen: Fehlt dort die Steuernummer oder das Leistungsdatum, zieht das Finanzamt Ihnen die Vorsteuer. Die Prüfliste der Pflichtangaben deckt beide Richtungen ab.
Kleinunternehmer stellen die Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Wie die Rechnung aussieht und welcher Fehler teuer wird, steht unter Kleinunternehmer-Rechnung. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € kommen mit vier Angaben aus.
E-Rechnung: was sich 2027 und 2028 ändert
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Selbst ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an Geschäftskunden ab 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, und ab 2028 in jedem Fall. Ein PDF per Mail zählt dann nicht mehr als E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bleiben frei. Was Sie heute einrichten und welche Formate gelten, steht unter E-Rechnung.
Aufbewahren: acht und zehn Jahre
Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge bleiben 8 Jahre, Jahresabschlüsse und Bücher zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstand. Papier dürfen Sie nach dem Scan vernichten, solange die digitale Kopie lesbar und unverändert bleibt. Die Fristentabelle mit Beispielen zeigt, wann welcher Ordner leer werden darf.
Von der Buchhaltung zur Steuer
Die Buchhaltung liefert die Zahlen, die Steuerseiten sagen, was damit passiert: die Voranmeldung jeden Monat oder jedes Quartal, die Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer ab dem zweiten Jahr und die Einkommensteuer auf den Gewinn. Alle Termine stehen im Fristenkalender, alle Steuerseiten im Überblick Steuern für Selbstständige. Wer die Buchhaltung abgeben will, findet unter Steuerberater-Kosten, was Buchführung und Erklärungen nach der Gebührenordnung kosten.
Fazit
Am Anfang stehen ein Geschäftskonto nur für betriebliche Zahlungen und die erste Rechnung. Danach hält der wöchentliche Belegtermin alles zusammen. Wer die Arbeit lieber abgibt, schaut zuerst auf die Steuerberater-Kosten.
Alle Seiten zur Buchhaltung
- Rechnung schreiben: Schritt für Schritt mit ausgefüllter Beispielrechnung
- Pflichtangaben einer Rechnung: die Prüfliste für eigene und fremde Rechnungen
- Rechnungsvorlage: Vorlage mit Platzhaltern und den Varianten für Kleinunternehmer und Reverse Charge
- Kleinunternehmer-Rechnung: ohne Umsatzsteuer, mit dem richtigen Hinweis
- E-Rechnung: Pflichten heute, Fristen 2027 und 2028, Formate
- Aufbewahrungsfristen: zehn, acht und sechs Jahre mit Beispielen
- Geschäftskonto mit Buchhaltung: welche Konten Belege, Rechnungen und DATEV mitbringen
Häufige Fragen zur Buchhaltung für Selbstständige
Nein. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung reichen ein Geschäftskonto nur für betriebliche Zahlungen, eine geordnete Belegablage und die Anlage EÜR in ELSTER. Ein Programm oder ein Konto mit Buchhaltungsfunktion spart Zeit, sobald mehr als eine Handvoll Rechnungen im Monat anfallen.
Rechtlich ja, praktisch nicht: Jede private Buchung muss aussortiert werden, und bei einer Prüfung sieht das Finanzamt das ganze Konto. Ein getrenntes Geschäftskonto macht Kontoauszüge zu fertigen Buchungslisten. Viele Banken schließen die geschäftliche Nutzung des Privatkontos in ihren Bedingungen zudem aus.
Die Rechnung ist das Dokument, das Sie stellen oder bekommen und das die Umsatzsteuer ausweist. Ein Beleg ist jeder Nachweis einer Zahlung, also auch Quittung, Kassenbon oder Kontoauszug. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie die Rechnung, für die Betriebsausgabe genügt oft der Beleg.
Das Finanzamt teilt Ihnen die Buchführungspflicht schriftlich mit. Sie gilt ab dem Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Mitteilung folgt. Bis dahin bleiben Sie bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, haben aber Zeit, eine Kanzlei zu suchen.
Nicht zwingend. Buchführung, Voranmeldung und Gewinnermittlung dürfen Sie selbst erledigen. Eine Kanzlei lohnt sich, wenn Sie Mitarbeiter einstellen, bilanzieren müssen oder die Zeit lieber in Kunden stecken. Was sie kostet, steht auf der Seite zu den Steuerberater-Kosten.
Quellen und Rechtsgrundlagen (Stand: 04.11.2026)
- Abgabenordnung, § 141 AO (Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn; Beginn im Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts), abgerufen am 04.11.2026
- Handelsgesetzbuch, § 241a HGB (Befreiung der Einzelkaufleute von der Buchführung unter denselben Grenzen), abgerufen am 04.11.2026
- Einkommensteuergesetz, § 4 EStG (Absatz 3: Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben; Absatz 4: Betriebsausgaben), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14 UStG (Absatz 1: elektronische Rechnung im strukturierten Format; Absatz 2: Pflicht zur Rechnung an Unternehmer binnen sechs Monaten; Absatz 4: Pflichtangaben), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Absatz 38 UStG (Übergang zur E-Rechnung: sonstige Rechnungen bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen bis 250 €) und § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern mit Hinweis auf die Steuerbefreiung), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 18 UStG (Absatz 1 und 2: Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, Kalendervierteljahr oder Monat), abgerufen am 04.11.2026
- Abgabenordnung, § 147 AO (Aufbewahrung: zehn Jahre Bücher und Abschlüsse, acht Jahre Buchungsbelege, sechs Jahre Geschäftsbriefe; Fristbeginn mit Ende des Kalenderjahres; Wiedergabe auf Datenträgern), abgerufen am 04.11.2026
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Frage 8: E-Mail-Postfach genügt für den Empfang), abgerufen am 04.11.2026
Weitere Angaben: Die Buchhaltungsroutine ist ein eigener Erfahrungswert der Redaktion aus der Arbeit mit Gründerkonten, keine amtliche Vorgabe. Welche Konten Belege erfassen und E-Rechnungen schreiben: Produktseiten der Anbieter und unsere eigene Produktdatenbank. Keine Steuerberatung im Einzelfall.