E-Rechnung Pflicht: Empfangen heute, ausstellen ab wann

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Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch der Freiberufler im ersten Jahr und der Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das die Datei lesbar macht. Selbst ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an Geschäftskunden erst später: große Betriebe ab 2027, alle anderen ab 2028. Wer sein Geschäftskonto mit Rechnungsfunktion nutzt, hat beides heute schon erledigt – die Konten im Vergleich der Geschäftskonten mit Buchhaltung schreiben und lesen E-Rechnungen im Tarif.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das nach einer europäischen Norm aufgebaut ist und sich maschinell verarbeiten lässt. Der Empfänger liest sie nicht mit den Augen ab, sein Buchhaltungsprogramm liest sie ein. Alles andere heißt im Gesetz „sonstige Rechnung“: die Rechnung auf Papier und die PDF-Datei im Mailanhang. Seit 2025 gilt diese Definition. Vorher zählte jede per Mail verschickte PDF als elektronische Rechnung.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung gilt der eingebettete Datensatz, nicht das sichtbare Bild. Weichen beide voneinander ab, zählt die XML-Datei.

Empfangen: was Sie heute schon können müssen

Seit dem 1. Januar 2025 darf Ihnen jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken. Sie müssen sie annehmen und auswerten können. Ausnahmen gibt es nicht, auch nicht für Kleinunternehmer oder Vermieter. In der Praxis heißt das:

• Ein E-Mail-Postfach für Rechnungen. Es genügt dem Gesetz. Eine eigene Adresse wie rechnungen@ hält die Belege zusammen.
• Ein Programm, das die Datei anzeigt. Eine XRechnung ist für das Auge unlesbar. Buchhaltungsprogramme und die Rechnungsfunktion der Geschäftskonten zeigen sie als normale Rechnung an und übernehmen die Beträge gleich in die Buchung.
• Ein Archiv für die XML-Datei. Der strukturierte Teil muss 8 Jahre unverändert und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck ersetzt ihn nicht. Was wie lange aufbewahrt wird, steht unter Aufbewahrungsfristen.
• Der Vorsteuerabzug hängt daran. Muss Ihr Lieferant eine E-Rechnung ausstellen und schickt stattdessen eine PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung. Den Vorsteuerabzug bekommen Sie dann nur über eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung oder, mit strengem Maßstab, über die vollständigen Angaben der PDF. In der Übergangszeit bis Ende 2027 betrifft das nur Lieferanten, die freiwillig schon umgestellt haben.

Ausstellen: Ihre Stichtage

Ob Sie selbst E-Rechnungen schreiben müssen, hängt an zwei Fragen: An wen geht die Rechnung, und wie hoch war Ihr Umsatz im Vorjahr?

Für einen Gründer heißt das: Wer 2026 startet, liegt im ersten Jahr fast immer unter der Umsatzgrenze und darf 2027 noch PDF-Rechnungen schicken. Ab 2028 braucht jede Rechnung an eine Firma den Datensatz. Die Stichtage richten sich nach dem Tag der Leistung, nicht nach dem Rechnungsdatum.

Wer auch nach 2028 keine E-Rechnung ausstellen muss

Die Pflicht gilt nur, wo das Umsatzsteuergesetz überhaupt eine Rechnung verlangt: bei Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland. Außen vor bleiben:

• Rechnungen an Privatkunden. Hier gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung, Papier und PDF bleiben.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Der Kassenbon aus dem Baumarkt bleibt ein Kassenbon.
• Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen. Wie seine Rechnung aussieht, steht unter Kleinunternehmer-Rechnung.
• Leistungen an Vereine und Behörden ohne Unternehmereigenschaft sowie viele steuerfreie Umsätze, etwa die Wohnungsvermietung.

Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln mit eigener Leitweg-ID. Die stehen nicht im Umsatzsteuergesetz und sind hier nicht gemeint.

So stellen Sie um, ohne neue Software zu kaufen

Der kürzeste Weg führt über das Geschäftskonto. Qonto, Finom, Holvi und Kontist erstellen Rechnungen direkt im Konto, erzeugen daraus auf Wunsch eine E-Rechnung und ordnen den Zahlungseingang der offenen Rechnung zu. Empfangene E-Rechnungen hängen Sie an die Buchung und sind archiviert. Welches Konto was im Tarif enthält und was die Anbindung an die Steuerkanzlei kostet, zeigt der Vergleich der Geschäftskonten mit Buchhaltung.

Drei Schritte reichen:

1. Rechnungsadresse festlegen. Ein Postfach nur für Eingangsrechnungen, das Sie Lieferanten nennen.
2. Vorlage ablösen. Die Word-Vorlage wird spätestens zum Stichtag durch die Rechnungsfunktion im Konto oder ein Rechnungsprogramm ersetzt. Die Pflichtangaben bleiben dieselben, nachzulesen unter Pflichtangaben einer Rechnung. Eine Vorlage für die Zwischenzeit steht unter Rechnungsvorlage.
3. Kunden fragen, wie sie die Rechnung wollen. Bis Ende 2027 braucht eine PDF ihre Zustimmung, eine E-Rechnung nicht. Wer heute schon XRechnung oder ZUGFeRD verschickt, ist auf der sicheren Seite.

Fazit

Richten Sie jetzt ein Postfach für Eingangsrechnungen und ein Programm zum Lesen ein, denn das Empfangen läuft bereits. Selbst ausstellen müssen die meisten Gründer erst ab 2028, der kürzeste Weg dorthin ist die Rechnungsfunktion im Geschäftskonto.

Wie eine Rechnung Schritt für Schritt entsteht, steht unter Rechnung schreiben. Alle Pflichten der ersten Jahre im Überblick: Buchhaltung für Gründer.

Häufige Fragen zur E-Rechnung