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Kleinunternehmer-Rechnung: ein Satz statt der Steuerzeile
Eine Zeile entscheidet: Wo bei anderen „zzgl. 19 % Umsatzsteuer“ steht, schreiben Sie als Kleinunternehmer „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.“ Das Muster unten zeigt die fertige Rechnung mit diesem Satz, die Liste darunter, was die Verordnung sonst noch verlangt. Weil Sie keine Vorsteuer ziehen, zahlen Sie bei allem, was Sie einkaufen, den Bruttopreis, auch beim Konto. Welche Konten für Kleinunternehmer deshalb günstiger sind, als ihre Preisliste aussieht, steht unter Geschäftskonto für Kleinunternehmer.
Konten für Kleinunternehmer mit Rechnungsfunktion
Die Karten zeigen Konten, die zu kleinen Buchungsvolumen passen und Rechnungen direkt im Konto schreiben.
84 € / Jahr (99,96 € mit MwSt.)
Entspricht ca. 7 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
8 € / Monat (9,52 € mit MwSt.)
Monatliche AbrechnungHinweis:
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis: Für Gewerbetreibende und Freiberufler (natürliche Personen) ohne monatlichen Grundpreis.
0 € / MonatJahresabo (Vorauszahlung):
108 € / Jahr (128,52 € mit MwSt.)
Entspricht ca. 9 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
11 € / Monat (13,09 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis:
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- Der Hinweis ist Pflicht. Ohne den Satz zur Steuerbefreiung fehlt der Rechnung eine Angabe, mit einer Steuerzeile ist sie falsch.
- Nie Umsatzsteuer ausweisen. Wer als Kleinunternehmer trotzdem 19 Prozent auf die Rechnung schreibt, muss den Betrag an das Finanzamt abführen.
- E-Rechnungen empfangen ja, ausstellen nein. Kleinunternehmer dürfen weiter PDF oder Papier verschicken, müssen E-Rechnungen aber annehmen können.
So sieht die Kleinunternehmer-Rechnung aus
Das Beispiel: Eine Texterin aus Leipzig rechnet im November einen Auftrag ab, den sie im Oktober erledigt hat. Sie nutzt die Kleinunternehmerregelung.
| Feld auf der Rechnung | Eintrag im Beispiel | Warum es dort steht |
|---|---|---|
| Absender | Mara Beispiel, Texte und Konzepte, Beispielweg 3, 04109 Leipzig | vollständiger Name und Anschrift |
| Steuernummer | Steuernummer 232/123/45678 | Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer |
| Empfänger | Beispiel GmbH, Hauptstraße 1, 40210 Düsseldorf | vollständiger Name und Anschrift des Kunden |
| Rechnungsnummer | 2026-0009 | fortlaufend und einmalig – hier über die Vorschrift hinaus, damit die Buchhaltung des Kunden die Rechnung ablegen kann |
| Rechnungsdatum | 5. November 2026 | Ausstellungsdatum |
| Leistungszeitraum | Oktober 2026 | empfohlen, auch wenn die Kurzform ihn nicht verlangt |
| Position | Website-Texte für fünf Unterseiten, 2.500,00 € | Art und Umfang der Leistung |
| Rechnungsbetrag | 2.500,00 € | Entgelt in einer Summe, kein Steuersatz, kein Steuerbetrag |
| Hinweis | Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. | die Pflichtangabe, die die Steuerzeile ersetzt |
| Zahlungsziel | zahlbar bis 19. November 2026 | empfohlen: ein Datum setzt den Verzug in Gang |
| Bankverbindung | Geschäftskonto Mara Beispiel, IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 | empfohlen |
| Quelle: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, Abschnitt Rechnungen von Kleinunternehmern, abgerufen am 04.11.2026. Namen, Nummern und Beträge sind erfunden. | ||
Der Vergleich zur Rechnung mit Umsatzsteuer: Dieselbe Leistung kostet den Kunden bei einer umsatzsteuerpflichtigen Texterin 2.975 €, von denen er 475 € als Vorsteuer zurückholt. Bei Ihnen zahlt er 2.500 € und holt nichts zurück. Für Firmenkunden ist das am Ende gleich teuer, für Privatkunden sind Sie günstiger. Das vollständige Gegenstück mit Steuer steht unter Rechnung schreiben.
Die Angaben, die Ihre Rechnung braucht
Die Verordnung nennt sechs Angaben für Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze:
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden
- Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
- das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung für Sie ausstellt
Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt stehen nicht in dieser Liste. Schreiben Sie beides trotzdem dazu: Ihre eigene Buchhaltung braucht die Nummer, und sobald Sie die Regelung verlassen, sind beide Angaben Pflicht. Die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer bekommen Sie nur, wenn Sie die Regelung auch in anderen EU-Ländern nutzen wollen. Für Kunden in Deutschland reicht die Steuernummer.
Der Hinweis: welcher Wortlaut gilt
Die Verordnung schreibt keinen Satz vor, nur den Inhalt: Es muss erkennbar sein, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer“ erfüllt das wörtlich. Ältere Formulierungen wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ sind nicht falsch, treffen die seit 2025 geltende Rechtslage aber nicht mehr genau: Ihre Umsätze sind steuerfrei, nicht „nicht ausgewiesen“. Wer die Vorlage neu anlegt, nimmt den neuen Satz. Eine Vorlage mit allen Zeilen steht unter Rechnungsvorlage.
Der teure Fehler: Umsatzsteuer trotzdem ausgewiesen
Steht auf Ihrer Rechnung die Zeile „zzgl. 19 % Umsatzsteuer“ mit einem Steuerbetrag, obwohl Sie Kleinunternehmer sind, schulden Sie genau diesen Betrag dem Finanzamt. Das Umsatzsteuergesetz nennt das unberechtigten Steuerausweis. Ihr Kunde darf die Steuer trotzdem nicht als Vorsteuer ziehen.
So räumen Sie es auf: Sie schreiben eine Korrektur, die sich auf die Rechnungsnummer bezieht und den Steuerausweis zurücknimmt, und schicken sie dem Kunden. Beim Finanzamt beantragen Sie schriftlich die Berichtigung. Das Finanzamt stimmt zu, sobald der Kunde keine Vorsteuer gezogen hat oder sie zurückgezahlt hat. Bis dahin bleibt der Betrag geschuldet. Prüfen Sie deshalb jede Rechnungsvorlage, die Sie aus dem Netz übernehmen, auf eine versteckte Steuerzeile.
Wann die Regelung endet und was dann auf die Rechnung muss
Die Kleinunternehmerregelung gilt, solange Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Überschreiten Sie die Grenze für das laufende Jahr, ist schon der Umsatz steuerpflichtig, mit dem Sie sie überschreiten. Ab dieser Rechnung schreiben Sie Steuersatz und Steuerbetrag aus, und ab dann gilt für Rechnungen an Firmenkunden auch die Pflicht zur E-Rechnung. Wer freiwillig auf die Regelung verzichtet, bindet sich fünf Jahre. Wann der Verzicht sich lohnt, steht unter Kleinunternehmerregelung.
Zwei Sonderfälle: Kunde im EU-Ausland und E-Rechnung
Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land: Dann schuldet der Kunde die Steuer in seinem Land. Ihre Rechnung trägt zusätzlich die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Umgekehrt gilt es auch: Kaufen Sie eine Dienstleistung bei einem EU-Anbieter, etwa ein Software-Abo aus Irland, schulden Sie als Kleinunternehmer die deutsche Umsatzsteuer darauf und bekommen sie nicht als Vorsteuer zurück. Wie Sie das anmelden, steht unter Reverse-Charge-Verfahren.
E-Rechnung: Kleinunternehmer sind von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. PDF oder Papier bleiben erlaubt, auch an Firmenkunden und auch nach 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, ein E-Mail-Postfach reicht. Lesen und 8 Jahre unverändert aufbewahren müssen Sie den Datensatz, nicht nur das Bild der Rechnung. Was dafür nötig ist, steht unter E-Rechnung. Alle Grundlagen für die Buchhaltung ohne Umsatzsteuer: Buchhaltung für Gründer.
Fazit
Übernehmen Sie das Muster samt Hinweis und kontrollieren Sie jede fremde Vorlage auf eine versteckte Steuerzeile. Endet die Regelung, wechseln Sie ab dieser Rechnung zur Form mit Steuersatz und Steuerbetrag.
Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung
Besser nicht. Netto und brutto setzen eine Steuer voraus, die es bei Ihnen nicht gibt. Schreiben Sie „Rechnungsbetrag“ oder „Gesamtbetrag“ und darunter den Hinweis auf die Steuerbefreiung. So entsteht beim Kunden nicht der Eindruck, es käme noch Steuer dazu.
Für Rechnungen an Kunden in Deutschland nicht, die Steuernummer reicht. Sobald Sie Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen oder von dort einkaufen, brauchen Sie die Nummer vom Bundeszentralamt für Steuern. Sie ist kostenlos und ändert nichts an Ihrer Befreiung.
Nein. Die Kurzform für Kleinbeträge gilt auch für Sie: Name und Anschrift, Datum, Art der Leistung, Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Kundenanschrift darf dann fehlen.
Nichts. Rechnungen, die Sie vor dem Überschreiten geschrieben haben, bleiben steuerfrei. Erst der Umsatz, mit dem Sie die Grenze für das laufende Jahr überschreiten, ist steuerpflichtig und bekommt eine Rechnung mit Steuersatz und Steuerbetrag.
Verlangen kann er sie vertraglich, gesetzlich verpflichtet sind Sie nicht. Viele Konten mit Rechnungsfunktion erzeugen das Format ohne Mehraufwand. Wenn Ihr Hauptkunde darauf besteht, ist das der einfachste Weg.
Quellen und Rechtsgrundlagen (Stand: 04.11.2026)
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern: sechs Mindestangaben, Hinweis auf die Steuerbefreiung, Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Übermittlung immer als sonstige Rechnung), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 19 UStG (Absatz 1: Umsätze steuerfrei bei 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr, Steuerpflicht ab dem überschreitenden Umsatz; Absatz 3: Verzicht bindet fünf Kalenderjahre; Absatz 4: Kleinunternehmer-Identifikationsnummer für andere Mitgliedstaaten), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14c Absatz 2 UStG (unberechtigter Steuerausweis: ausgewiesener Betrag wird geschuldet; Berichtigung auf schriftlichen Antrag, sobald der Empfänger keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14 Absatz 4 UStG (Pflichtangaben einer Rechnung mit Umsatzsteuer, darunter Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 13b UStG (Absatz 1 und 5: Steuerschuld des Leistungsempfängers bei Dienstleistungen aus dem EU-Ausland, auch wenn dessen eigene Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei sind) und § 14a UStG (Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro), abgerufen am 04.11.2026
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Frage 4: Kleinunternehmer von der Ausstellung ausgenommen, Pflicht nach Wechsel zur Regelbesteuerung; Frage 12: Empfang auch für Kleinunternehmer, E-Mail-Postfach genügt; Frage 13: Aufbewahrung des strukturierten Teils), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14b Absatz 1 UStG (Aufbewahrung empfangener Rechnungen acht Jahre), abgerufen am 04.11.2026
Weitere Angaben: Die Umsatzgrenzen werden aus unserer eigenen Datenbank eingeblendet. Das Muster ist eine eigene Rechnung mit erfundenen Namen und Nummern. Keine Steuerberatung im Einzelfall.