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Rechnungsvorlage: ausfüllen, verschicken, bezahlt werden
Kopieren, Platzhalter ausfüllen, verschicken: Die Tabelle unten ist eine komplette Rechnung, Feld für Feld, mit der Erklärung, warum jede Zeile dort steht. Sie funktioniert in Word, Excel und jedem Textprogramm. Zwei weitere Tabellenzeilen zeigen, was Kleinunternehmer und was Rechnungen an Firmen im EU-Ausland anders machen. Wer die Vorlage lieber gar nicht pflegen will, lässt das Geschäftskonto mit Rechnungsfunktion die Arbeit machen: Es füllt die Pflichtfelder vor, zählt die Nummer hoch, erzeugt das Format, das Firmenkunden ab 2028 brauchen, und markiert die Rechnung als bezahlt, wenn das Geld eingeht.
Konten, die die Vorlage ersetzen
Die Karten zeigen Geschäftskonten, in denen Sie Rechnungen schreiben und versenden, mit E-Rechnung inklusive.
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis:
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis: Für Gewerbetreibende und Freiberufler (natürliche Personen) ohne monatlichen Grundpreis.
4,50 € / Monat (5,35 € mit MwSt.)
Laufzeit 12 MonateFlex-Tarif (monatlich kündbar):
9 € / Monat (10,71 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
0 € / MonatJahresabo (Vorauszahlung):
108 € / Jahr (128,52 € mit MwSt.)
Entspricht ca. 9 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
11 € / Monat (13,09 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
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- Eine Vorlage, drei Varianten. Die Grundform gilt für umsatzsteuerpflichtige Rechnungen. Kleinunternehmer tauschen die Steuerzeile gegen einen Hinweis, bei Kunden im EU-Ausland kommt die Zeile zur Steuerschuld des Empfängers dazu.
- Die Nummer ist die Schwachstelle jeder Vorlage. Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Wer in Word arbeitet, führt eine Liste daneben.
- Für Firmenkunden endet die Papierzeit. Größere Betriebe stellen ab 2027 E-Rechnungen, ab 2028 alle. Privatkunden bekommen weiter PDF oder Papier.
Die Vorlage zum Übernehmen
Jede Zeile ist ein Feld der Rechnung. Links der Platzhalter, rechts die Erklärung. Pflicht ist alles, was nicht als „empfohlen“ gekennzeichnet ist.
| Feld | Platzhalter | Erklärung |
|---|---|---|
| Absender | [Ihr Name oder Firmenname], [Straße Nr.], [PLZ Ort] | vollständiger Name und Anschrift |
| Steuernummer | Steuernummer [000/000/00000] oder USt-IdNr. [DE000000000] | eine von beiden |
| Empfänger | [Name des Kunden], [Straße Nr.], [PLZ Ort] | vollständiger Name und Anschrift des Kunden |
| Überschrift | Rechnung Nr. [2026-0001] | fortlaufende, einmalige Nummer |
| Rechnungsdatum | [Tag. Monat Jahr] | Ausstellungsdatum |
| Leistungsdatum | Leistungszeitraum [Monat Jahr] | Zeitpunkt der Leistung, der Monat reicht |
| Positionen | [Pos.] [Beschreibung] [Menge] [Einzelpreis] [Gesamt] | Art und Umfang jeder Leistung, eine Zeile je Position |
| Summe netto | [Nettobetrag] € | Entgelt, bei mehreren Steuersätzen je Satz eine Zeile |
| Umsatzsteuer | zzgl. [19] % Umsatzsteuer [Steuerbetrag] € | Steuersatz und Steuerbetrag |
| Rechnungsbetrag | [Bruttobetrag] € | Summe, die der Kunde zahlt |
| Zahlungsziel (empfohlen) | Zahlbar bis [Tag. Monat Jahr] ohne Abzug. | ein Datum setzt den Verzug ohne Mahnung in Gang |
| Bankverbindung (empfohlen) | [Bank], IBAN [DE00 …], Kontoinhaber [Name] | Ihr Geschäftskonto, kein Privatkonto |
| Verbraucherhinweis (empfohlen bei Privatkunden) | Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt dieser Rechnung, geraten Sie in Verzug. | nur mit diesem Satz greift die 30-Tage-Regel bei Privatkunden |
| Quelle: Umsatzsteuergesetz, Abschnitt zur Ausstellung von Rechnungen, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und Bürgerliches Gesetzbuch zum Verzug, abgerufen am 04.11.2026. Zeilen „empfohlen“ sind keine steuerlichen Pflichtangaben. | ||
Ein ausgefülltes Beispiel mit echten Beträgen steht unter Rechnung schreiben, die Erklärung jeder Angabe mit Folge unter Pflichtangaben einer Rechnung.
In fünf Minuten ausgefüllt: die Reihenfolge
- Kopf einmal anlegen. Absender, Steuernummer und Bankverbindung ändern sich selten. Tragen Sie sie einmal ein und speichern Sie die Vorlage als Grundlage für alle weiteren Rechnungen.
- Nummer aus der Liste holen. Öffnen Sie Ihre Rechnungsliste, tragen Sie die nächste Nummer dort ein und dann in die Vorlage. Erst Liste, dann Rechnung, sonst entstehen Doppelnummern.
- Kunde und Leistungszeitraum eintragen. Den Kunden mit vollständiger Firmierung, wie sie in seinem Impressum steht. Den Monat der Leistung, nicht den Monat der Rechnung.
- Positionen schreiben. Eine Zeile je Leistung mit Menge, Einzelpreis und Summe. Bei Stunden: Tätigkeit, Stundenzahl, Stundensatz.
- Steuer rechnen und Zahlungsziel setzen. Netto mal Steuersatz ergibt den Steuerbetrag, beides addiert den Rechnungsbetrag. Als Zahlungsziel ein konkretes Datum, 14 Tage nach dem Rechnungsdatum sind üblich.
- Als PDF speichern und ablegen. Dateiname mit Nummer und Kunde, Kopie in den Ordner des Jahres. Das PDF ist Ihr Doppel, das Sie acht Jahre aufbewahren.
Zwei Varianten: Kleinunternehmer und Kunde im EU-Ausland
| Variante | Zeile Umsatzsteuer wird zu … | Zusätzlich |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | „Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.“ Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, Rechnungsbetrag = Nettobetrag. | Statt der Steuernummer darf die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer stehen. Muster: Kleinunternehmer-Rechnung. |
| Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.“ Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. | Ihre USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden. Rechnung bis zum 15. des Folgemonats. Wann das greift: Reverse-Charge-Verfahren. |
| Quelle: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, Abschnitt Rechnungen von Kleinunternehmern, und Umsatzsteuergesetz, Abschnitt zu Rechnungen in besonderen Fällen, abgerufen am 04.11.2026. | ||
Word, Excel oder Programm: was wofür reicht
Für die ersten Rechnungen an Privatkunden oder an eine Handvoll Firmenkunden reicht die Vorlage in Word oder Excel. Drei Dinge müssen Sie dann selbst im Griff behalten: den Nummernkreis (eine Liste mit Nummer, Datum, Kunde, Betrag, bezahlt am), die Pflichtangaben bei jeder Änderung der Vorlage und den Abgleich mit dem Kontoauszug. Wer monatlich mehr als eine Handvoll Rechnungen schreibt, verliert mit der Liste mehr Zeit, als ein Programm kostet.
Ein Rechnungsprogramm oder ein Geschäftskonto mit Rechnungsfunktion übernimmt genau diese drei Dinge. Die Nummer wird automatisch vergeben, ein Pflichtfeld kann nicht leer bleiben, und der Zahlungseingang auf dem Konto wird der Rechnung zugeordnet. Beim Konto kommt dazu, dass Rechnung und Zahlung ohnehin an einem Ort liegen und der Steuerberater beide zusammen bekommt. Welche Konten das können und was die Anbindung an die Kanzlei kostet, steht unter Geschäftskonto mit Buchhaltung.
Warum die Word-Vorlage für Firmenkunden ausläuft
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern ein Datensatz nach einer europäischen Norm, den das Buchhaltungsprogramm des Kunden ohne Abtippen einliest. In Deutschland sind das die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF aus Word ist eine „sonstige Rechnung“, die der Kunde nur annehmen muss, solange die Übergangsfrist läuft: für alle Betriebe bis Ende 2026, für Betriebe mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach ist zwischen Unternehmen in Deutschland nur noch die E-Rechnung eine ordnungsgemäße Rechnung. Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon jetzt, ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Was Sie zum Lesen und Archivieren brauchen und wie Sie die Umstellung planen, steht unter E-Rechnung. Alles rund ums Buchen von Anfang an: Buchhaltung für Gründer.
Fazit
Die Vorlage trägt Sie durch die ersten Rechnungen an Privatkunden oder wenige Firmenkunden. Kommen regelmäßig mehr dazu, rechnet sich das Programm oder das Konto mit Rechnungsfunktion, spätestens wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.
Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage
Ja. Das Steuerrecht kennt keine Vorgabe zur Gestaltung. Pflicht sind die Angaben, nicht ihr Aussehen. Ein Briefkopf mit Name und Anschrift erfüllt die Absenderangabe, mehr verlangt niemand.
Nein. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Pflichtangaben, weder auf Papier noch als PDF. Was zählt, ist, dass die Angaben vollständig sind und die Rechnung unverändert aufbewahrt wird.
Ja. Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein, eine bestimmte Form gibt es nicht. Viele Gründer starten mit dem Jahr davor, etwa 2026-0001, damit der Kunde nicht sieht, dass es die erste Rechnung ist. Beides ist zulässig.
Die Tätigkeit, die Zahl der Stunden, der Stundensatz und die Summe. „Beratung, 10 Stunden à 50 Euro, 500 Euro“ reicht. Eine Stundenaufstellung mit Datum und Tätigkeit können Sie als Anlage beilegen, dann nennt die Rechnung die Anlage.
Ja, mit einer Ergänzung: Bei Privatkunden greift die gesetzliche 30-Tage-Frist für den Verzug nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Deshalb steht der Satz dazu als empfohlene Zeile in der Vorlage. Eine E-Rechnung brauchen Privatkunden nicht.
Quellen und Rechtsgrundlagen (Stand: 04.11.2026)
- Umsatzsteuergesetz, § 14 UStG (Absatz 1: elektronische Rechnung im strukturierten Format nach der europäischen Norm, sonstige Rechnung auf Papier oder als PDF; Absatz 4: die Pflichtangaben), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 31 UStDV (Absatz 4: Kalendermonat als Zeitpunkt der Leistung), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern: Hinweis auf die Steuerbefreiung, Kleinunternehmer-Identifikationsnummer), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14a UStG (Absatz 1: Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats bei Dienstleistungen in einen anderen Mitgliedstaat; Absatz 5), abgerufen am 04.11.2026
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 286 BGB (Absatz 2 Nummer 1: Verzug ohne Mahnung bei kalendermäßig bestimmter Zahlung; Absatz 3: 30-Tage-Regel, bei Verbrauchern nur mit Hinweis auf der Rechnung), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Absatz 38 UStG (Übergang: sonstige Rechnung bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro), abgerufen am 04.11.2026
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Frage 4: Ausnahmen Kleinbetrag, Kleinunternehmer, Endverbraucher; Frage 7: Formate XRechnung und ZUGFeRD; Frage 8: Empfang per E-Mail-Postfach; Frage 11: Übergangsregelungen), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14b Absatz 1 UStG (Doppel der eigenen Rechnungen acht Jahre aufbewahren), abgerufen am 04.11.2026
Weitere Angaben: Platzhalter und Beispielwerte sind erfunden. Keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.