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Rechnung schreiben: das Muster, das der Kunde bezahlt
Die erste Rechnung ist in einer Viertelstunde geschrieben, wenn das Muster stimmt. Unten steht eine komplett ausgefüllte Rechnung mit der Erklärung zu jeder Zeile, danach die Reihenfolge vom abgeschlossenen Auftrag bis zum Geldeingang und die Regel für den Fall, dass etwas falsch war. Wer sich das Tippen in Word sparen will, legt die Rechnung gleich im Geschäftskonto mit Buchhaltung an: Die Pflichtfelder sind dort vorgegeben, die Nummer läuft weiter, und der Zahlungseingang hängt sich an die Rechnung.
Konten, in denen Sie Rechnungen direkt schreiben
Die Karten zeigen Geschäftskonten mit Rechnungsfunktion. Alle schreiben und empfangen E-Rechnungen, die ab 2028 zwischen Unternehmen Pflicht sind.
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Jahr
Entspricht ca. 0 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
0 € / Monat
Monatliche Abrechnung
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis:
0 € / Monat
Monatliche AbrechnungHinweis: Für Gewerbetreibende und Freiberufler (natürliche Personen) ohne monatlichen Grundpreis.
4,50 € / Monat (5,35 € mit MwSt.)
Laufzeit 12 MonateFlex-Tarif (monatlich kündbar):
9 € / Monat (10,71 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
0 € / MonatJahresabo (Vorauszahlung):
108 € / Jahr (128,52 € mit MwSt.)
Entspricht ca. 9 € / MonatFlex-Tarif (monatlich kündbar):
11 € / Monat (13,09 € mit MwSt.)
Monatliche Abrechnung
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- Zehn Pflichtangaben machen aus einem Zettel eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt. Fehlt eine, darf der Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und schickt die Rechnung zurück.
- Zahlungsziel selbst setzen. Ohne Angabe gerät ein Firmenkunde erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Mit „zahlbar bis“ und einem Datum legen Sie den Termin fest.
- Nie löschen, immer stornieren. Eine falsche Rechnung wird mit einer Korrekturrechnung aufgehoben und neu geschrieben. Die alte Nummer bleibt im Nummernkreis.
So sieht eine fertige Rechnung aus
Das Beispiel: Eine Webdesignerin aus Köln rechnet im November ein Projekt ab, das sie im Oktober abgeschlossen hat. Sie ist umsatzsteuerpflichtig und stellt einem Unternehmen in Rechnung. Links steht, was auf der Rechnung steht, rechts, warum.
| Feld auf der Rechnung | Eintrag im Beispiel | Warum es dort steht |
|---|---|---|
| Absender | Lena Mustermann, Webdesign, Musterstraße 12, 50667 Köln | vollständiger Name und Anschrift der Leistenden |
| Steuernummer | Steuernummer 215/5123/4567 (oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) | eine von beiden reicht |
| Empfänger | Beispiel GmbH, Hauptstraße 1, 40210 Düsseldorf | vollständiger Name und Anschrift des Kunden |
| Rechnungsnummer | 2026-0017 | fortlaufend, einmalig vergeben |
| Rechnungsdatum | 5. November 2026 | Ausstellungsdatum |
| Leistungszeitraum | Oktober 2026 | Zeitpunkt der Leistung, der Monat genügt |
| Position 1 | Webdesign-Paket „Firmenwebsite“, 1 Stück, 2.000,00 € | Art und Umfang der Leistung |
| Position 2 | Beratung und Einrichtung, 10 Stunden à 50,00 €, 500,00 € | Menge und Einzelpreis |
| Nettobetrag | 2.500,00 € | Entgelt, nach Steuersatz getrennt |
| Umsatzsteuer 19 % | 475,00 € | Steuersatz und Steuerbetrag |
| Rechnungsbetrag | 2.975,00 € | Summe brutto |
| Zahlungsziel | zahlbar bis 19. November 2026, ohne Abzug | 14 Tage, Termin nach dem Kalender |
| Bankverbindung | Geschäftskonto Lena Mustermann, IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 | damit das Geld auf dem richtigen Konto landet |
| Quelle: Umsatzsteuergesetz, Abschnitt zur Ausstellung von Rechnungen, und Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, abgerufen am 04.11.2026. Namen, Adressen und Nummern sind erfunden, die Beträge eine eigene Rechnung. | ||
Die Beträge im Beispiel sind absichtlich rund gewählt. Wer mit anderen Zahlen rechnet, nimmt den Mehrwertsteuer-Rechner. Für Lieferungen mit dem ermäßigten Satz von 7 %, etwa Bücher oder Lebensmittel, bekommt die Rechnung eine eigene Zeile je Steuersatz.
Die zehn Angaben, die auf jede Rechnung gehören
Das Umsatzsteuergesetz verlangt genau diese Punkte. Die vollständige Prüfliste mit Beispielen und Folgen steht unter Pflichtangaben einer Rechnung.
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vorkommt
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- der Zeitpunkt der Leistung, ersatzweise der Monat
- das Entgelt, nach Steuersätzen getrennt, samt vereinbarter Rabatte
- Steuersatz und Steuerbetrag, bei steuerfreien Leistungen ein Hinweis auf die Befreiung
- bei Bauleistungen an Privatkunden der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahrt
- das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung für Sie ausstellt
Für Rechnungen bis 250 € brutto reicht eine Kurzform ohne Kundenanschrift und ohne Rechnungsnummer. Als Kleinunternehmer lassen Sie die Steuerzeile weg und schreiben stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung; das Muster dafür steht unter Kleinunternehmer-Rechnung.
In sechs Schritten vom Auftrag zur bezahlten Rechnung
- Leistung abschließen und Datum notieren. Der Leistungszeitpunkt steht später auf der Rechnung. Bei Projekten über mehrere Monate reicht der Monat des Abschlusses, bei Teilleistungen jede Teilleistung einzeln.
- Nummer vergeben. Ein Nummernkreis je Jahr („2026-0001“ aufwärts) ist leicht zu führen. Lücken sind erlaubt, doppelte Nummern nicht.
- Positionen und Steuer eintragen. Jede Leistung eine Zeile mit Menge, Einzelpreis und Summe. Darunter Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto.
- Zahlungsziel setzen. Ein Datum („zahlbar bis 19. November 2026“) ist eindeutiger als „14 Tage nach Rechnungsdatum“. Ab diesem Tag ist der Kunde im Verzug, ohne dass Sie mahnen müssen.
- Versenden. An Unternehmen genügt bis Ende 2026 ein PDF per E-Mail, wenn der Kunde dem zustimmt. Ab 2027 brauchen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz die E-Rechnung, ab 2028 alle. An Privatkunden bleibt Papier oder PDF erlaubt.
- Zahlungseingang abgleichen. Rechnung und Kontobewegung gehören zusammen. Ein Konto mit Rechnungsfunktion markiert die Rechnung als bezahlt, sobald das Geld eingeht.
Wichtig für die Frist: Eine Rechnung an einen anderen Unternehmer müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung stellen. Wer früher schreibt, hat sein Geld früher.
Zahlungsziel, Verzug und Mahnung
Das Zahlungsziel ist Ihre Entscheidung. Üblich sind 14 oder 30 Tage. Steht kein Termin auf der Rechnung, gerät ein Firmenkunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz wie „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt. Danach gerät der Rechnungsempfänger in Verzug“ erfüllt das.
Ab dem Verzug dürfen Sie Verzugszinsen berechnen. Gegenüber Unternehmen sind es neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, der aktuell bei 1,52 % liegt, dazu eine Pauschale von 40 € je Rechnung. Gegenüber Verbrauchern sind es fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und keine Pauschale. Eine Mahnung ist rechtlich nicht nötig, in der Praxis aber der erste Schritt: eine freundliche Zahlungserinnerung mit neuer Frist, danach die Mahnung mit Verzugszinsen.
Falsche Rechnung: stornieren statt löschen
Ein Tippfehler im Betrag, eine vergessene Position, ein falscher Empfänger: Die Rechnung wird nicht geändert und nicht gelöscht. Sie schreiben eine Korrekturrechnung, die sich eindeutig auf die alte Nummer bezieht und sie aufhebt, und danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Fehlen nur einzelne Angaben, reicht ein Ergänzungsschreiben, das die Rechnungsnummer nennt.
Besonders aufpassen bei der Steuer: Wer mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, muss den ausgewiesenen Betrag an das Finanzamt zahlen. Das trifft Kleinunternehmer, die versehentlich 19 % auf die Rechnung schreiben. Die Korrektur geht nur mit Berichtigung gegenüber dem Kunden, und erst wenn der Kunde keine Vorsteuer daraus gezogen hat oder sie zurückgezahlt hat.
Was ein Konto mit Rechnungsfunktion abnimmt
Word und Excel funktionieren, solange Sie wenige Rechnungen schreiben. Sie führen den Nummernkreis von Hand, prüfen jede Pflichtangabe selbst und vergleichen Zahlungseingänge im Online-Banking. Ein Geschäftskonto mit Rechnungsfunktion erledigt diese drei Dinge im selben Programm: Es vergibt die Nummer, lässt keine Rechnung ohne Pflichtfeld hinaus, ordnet den Zahlungseingang zu und mahnt auf Knopfdruck. Dasselbe gilt für Buchhaltungsprogramme, nur dass dort das Konto getrennt angebunden wird. Alle Fragen rund ums Buchen von Tag eins an: Buchhaltung für Gründer. Eine Vorlage zum Ausfüllen gibt es unter Rechnungsvorlage.
Fazit
Für wenige Rechnungen reicht das Muster in Word oder Excel, solange Sie Nummernkreis und Zahlungseingänge von Hand im Blick behalten. Wächst der Stapel, übernimmt ein Geschäftskonto mit Rechnungsfunktion diese Arbeit.
Häufige Fragen zum Rechnung schreiben
Ja. Auf einer Rechnung an Kunden in Deutschland genügt Ihre Steuernummer vom Finanzamt. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchen Sie erst für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern. Dann stehen Ihre und die Nummer des Kunden auf der Rechnung.
Nein. Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Eine Lücke, etwa durch eine stornierte Rechnung, ist erlaubt. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer sind nicht erlaubt. Ein Nummernkreis je Jahr oder je Kunde ist zulässig, solange jede Nummer nur einmal vorkommt.
An Privatkunden immer. An Unternehmen bis Ende 2026, wenn der Kunde dem elektronischen Versand zustimmt. Danach ersetzt die E-Rechnung im strukturierten Format schrittweise das PDF, zuerst für größere Betriebe, ab 2028 für alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland.
Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung schreiben. Der Leistungszeitpunkt darf davor liegen, auch Monate. Beide Angaben stehen getrennt auf der Rechnung. Ein rückdatiertes Ausstellungsdatum ist keine Korrektur, sondern eine falsche Angabe.
Jede Anzahlung bekommt eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und dem Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt. Die Steuer wird auf den Abschlag ausgewiesen. In der Schlussrechnung ziehen Sie die Abschläge mit ihrer Steuer wieder ab, sonst weisen Sie die Steuer doppelt aus.
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für Ihre eigenen Rechnungen und für die Rechnungen, die Sie bekommen. Ein Scan oder die Datei aus dem Rechnungsprogramm reicht, wenn sie unverändert lesbar bleibt.
Quellen und Rechtsgrundlagen (Stand: 04.11.2026)
- Umsatzsteuergesetz, § 14 UStG (Absatz 1: Begriff der Rechnung, elektronische und sonstige Rechnung, Zustimmung des Empfängers; Absatz 2 Satz 2: Pflicht zur Rechnung an Unternehmer innerhalb von sechs Monaten; Absatz 2 Satz 5: Gutschrift; Absatz 4: die zehn Pflichtangaben), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 31 UStDV (Absatz 4: Kalendermonat als Leistungszeitpunkt; Absatz 5: Berichtigung fehlender oder unzutreffender Angaben durch ein Dokument mit Bezug auf die Rechnung), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14c UStG (Absatz 1: unrichtiger Steuerausweis, Mehrbetrag wird geschuldet; Absatz 2: unberechtigter Steuerausweis, Berichtigung erst nach Beseitigung der Gefährdung des Steueraufkommens), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Absatz 38 UStG (Übergangsregelung E-Rechnung: Papier oder PDF bis Ende 2026, bis Ende 2027 bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro), abgerufen am 04.11.2026
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 4, 8 und 11: Ausnahmen, Empfang per E-Mail-Postfach, Übergangsregelungen), abgerufen am 04.11.2026
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 286 BGB (Absatz 2 Nummer 1: Verzug ohne Mahnung bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit; Absatz 3: Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur mit Hinweis), abgerufen am 04.11.2026
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 288 BGB (Absatz 1: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; Absatz 2: neun Prozentpunkte bei Geschäften ohne Verbraucher; Absatz 5: Pauschale 40 Euro), abgerufen am 04.11.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14b UStG (Absatz 1: Aufbewahrung ausgestellter und empfangener Rechnungen acht Jahre, Fristbeginn mit Ablauf des Kalenderjahres), abgerufen am 04.11.2026
Weitere Angaben: Der Basiszinssatz wird aus unserer eigenen Datenbank eingeblendet und stammt von der Deutschen Bundesbank. Die Beispielrechnung ist eine eigene Rechnung mit erfundenen Namen und Nummern. Keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.