sevDesk – smarte Buchhaltung für Selbstständige und KMU

Wenn Sie Geld ins Ausland überweisen, sollten Sie mit Ihren Geschäftspartnern die Form der Gebührenteilung vorab vereinbaren, um Unstimmigkeiten in der Geschäftsbeziehung zu vermeiden. Für Rechnungen ausländischer Unternehmen wird in der Regel die Variante OUR gewählt, um den Rechnungsbetrag nicht durch Transfergebühren zu reduzieren.
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Drei sevDesk Programmversionen mit abgestuftem Leistungsumfang

Das Buchhaltungsprogramm ist ein Produkt der sevDesk GmbH. Verfügbar ist das Programm in drei Versionen mit abgestuftem Leistungsumfang: sevDesk Rechnung, sevDesk Buchhaltung und sevDesk Warenwirtschaft. Einen Vergleich von Buchhaltungs- und Rechnungssoftware des Portals „Für Gründer“ hat die Programmversion Buchhaltung 2022 als Testsieger bestanden.

sevDesk ist für Freiberufler, Solo-Selbstständige und kleinere Unternehmen eine exzellente Lösung, die im Hinblick auf Buchhaltung und Finanzverwaltung so gut wie keine Wünsche offenlässt.

sevDesk Buchhaltungssoftware – die Leistungen im Überblick

sevDesk ist Cloud-Software as a Service (SaaS) – bei Unternehmenssoftware haben sich solche Lösungen in den vergangenen Jahren immer stärker durchgesetzt. Das Programm wird browserbasiert oder mittels Smartphone-App direkt im Internet genutzt, wobei die mobile App nicht den gesamten Funktionsumfang von sevDesk bietet.

GoBD-konforme Buchhaltung mit sevDesk

sevDesk verfügt über eine GoBD-Zertifizierung. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Unterlagen und Aufzeichnungen in elektronischer Form – kurz: GoBD – regeln, welche Prinzipien Unternehmer beachten müssen, um die Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen.

Wesentliche GoBD-Prinzipien sind:

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Wahrheit und Klarheit
• Fortlaufende Aufzeichnung
• Vollständigkeit
• Einzelaufzeichnungspflicht
• Richtigkeit
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Sicherheit und Unveränderlichkeit von Daten.

Mit sevDesk gestalten Unternehmen ihre Buchhaltung automatisch GoBD-konform.

Branchenspezifische Softwarepakete

Die sevDesk Buchhaltungssoftware ist branchenspezifisch ausgestaltet. Mit seinen über 100 Branchenangeboten bildet sevDesk de facto sämtliche Tätigkeitsbereiche von KMUs in Deutschland ab. Beispielsweise schließen die branchenspezifischen sevDesk Lösungen stationäre Einzelhändler, Großhandel, E-Commerce, Gastronomie und Hotellerie, Land- und Forstwirtschaft, Freiberufler sowie Handwerksbetriebe unterschiedlicher Gewerke ein.

sevDesk Funktionsumfang

Der Funktionsumfang von sevDesk ist sehr breit angelegt. Im Einzelnen werden die folgenden Funktionen unterstützt:

Erstellung und Versand von Angeboten und Rechnungen
Angebote und Rechnungen werden durch sevDesk mit wenigen Klicks digital erstellt. Das Programm greift dafür direkt auf die in sevDesk hinterlegten Daten zu – Rabatte und andere Sonderkonditionen für bestimmte Kunden werden automatisch eingerechnet. In Rechnungen werden alle Pflichtangaben inklusive der jeweils fälligen Umsatzsteuer automatisch ausgewiesen. Ebenso lassen sich mit sevDesk standardisierte E-Rechnungen erstellen, die seit Ende 2020 für Auftragnehmer von Bundesbehörden verpflichtend sind.

Angebote und Rechnungen sind in sevDesk individualisierbar, werden jeweils fortlaufenden Nummernkreisen zugeordnet und zentral verwaltet. Angebote werden automatisch in Rechnungen umgewandelt. In digitale Rechnungen lässt sich ein Bezahllink integrieren.

Für den Versand von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften bietet sevDesk mehrere Lösungen an:

• Als PDF-Anhang an die E-Mail-Adresse des Empfängers
• Als PDF zum Download
• Per integrierter Postschnittstelle (ohne Drucken, Kuvertieren und Frankieren)
• Zum Ausdruck für den Selbstversand.

Unterstützt werden durch sevDesk sämtliche Rechnungsarten – normale Rechnungen, Abo-Rechnungen und Storno-Rechnungen sowie Gutschriften von Honoraren und Provisionen.

Integriertes OSS-Modul
Für das Privatkundengeschäft innerhalb der EU ist ein OSS-Modul vorhanden. OSS (One-Shop-Stop) ermöglicht, Umsätze aus Warenlieferungen und Dienstleistungen EU-weit zu erfassen und zu melden, um den EU-Grundsatz zu erfüllen, dass diese Umsätze im Land des Leistungsempfängers zu versteuern sind. Ohne die Anwendung des OSS-Verfahrens müssten sich Unternehmen, die EU-weit tätig sind, in den Ländern ihrer Kunden registrieren und ihre Umsatzsteuer an den dortigen Fiskus zahlen.

Forderungsmanagement
Außerdem sind in das Rechnungsmodul von sevDesk Tools für die automatische Zahlungsnachverfolgung sowie die Erstellung und den Versand (per E-Mail, Postschnittstelle oder Selbstversand) von Zahlungserinnerungen und Mahnungen integriert.

Digitalisierung von Belegen
Belege lassen sich mit sevDesk schnell und unkompliziert digitalisieren. Entweder werden Rechnungen und andere Belege per E-Mail an das Programm versendet oder in der sevDesk App gescannt und in das Programm geladen. Die Zuordnung der Belege zu bestimmten Transaktionen erfolgt vollständig automatisiert.

Belege für wiederkehrende Ausgaben und Einnahmen – beispielsweise für Mietzahlungen oder Zahlungen an Telekommunikationsanbieter – werden ebenfalls automatisch erstellt. Hierfür werden einmalig die Laufzeit, die Zahlungsintervalle und optional das Enddatum eingegeben – in den gewählten Abständen wird jeweils ein neuer Beleg erstellt, den der Nutzer nur noch als bezahlt markieren muss.

Die Verbuchung von Belegen wird auch in Fremdwährungen unterstützt.

Automatische Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Versand an das Finanzamt
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung versendet sevDesk automatisch an das Finanzamt – die Software verfügt über ein ELSTER-Zertifikat und eine ELSTER-Schnittstelle.

Die Berechnung der Umsatzsteuer für die Voranmeldung erfolgt im Menüpunkt Auswertungen auf der Basis von Rechnungen sowie der Daten über Einnahmen und Ausgaben, die im Belege-Modul gespeichert sind.

Es besteht die Möglichkeit, die Meldung direkt an das Finanzamt zu schicken oder vorab einen Test durchzuführen.

Integration von sevDesk und Geschäftskonto
Über Schnittstellen lassen sich das Online-Banking des Unternehmens und sevDesk miteinander integrieren. Vor allem FinTech-Anbieter statten ihre Business-Konten zum Teil automatisch mit Software für Buchhaltung und Finanzverwaltung aus – sevDesk gehört dabei zu den regelmäßig angebotenen Lösungen für Buchhaltung und Rechnungsstellung.

Der Einblick in das Geschäftskonto sowie das Tätigen von Überweisungen ist bei einer solchen Integration nicht nur im Online-Banking, sondern auch direkt in sevDesk möglich. Alle Buchungen auf dem Konto werden durch die Software automatisch bestimmten Geschäftsvorgängen zugeordnet und in die Buchhaltung übertragen.

In die sevDesk Software kann eine unbegrenzte Zahl von Business-Konten eingebunden werden.

Digitales Kassenbuch
Zum Leistungsumfang von sevDesk gehört auch ein digitales Kassenbuch, das beispielsweise für Einzelhändler und Gastronomen wichtig ist. Das Finanzamt erwartet von Unternehmen, zu deren Geschäftsmodell Bargeldtransaktionen gehören, eine umfassende und lückenlose Dokumentation aller eingehenden und ausgehenden Bargeldzahlungen.

Durch das digitale sevDesk Kassenbuch lassen sich alle Geldbewegungen und Buchungen lückenlos und GoBD-konform erfassen. Barbelege werden revisionssicher archiviert.

Als Nebenbuch der Buchhaltung ist das Kassenbuch außerdem für Unternehmer wichtig, die verpflichtet sind, einen Jahresabschluss zu erstellen. Der dort ausgewiesene Saldo wird in der Bilanz dem Umlaufvermögen des Unternehmens zugeordnet.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Freiberufler und Solo-Selbstständige sind unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen nicht zur doppelten Buchführung und der Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Ihre steuerpflichtigen Einnahmen weisen sie durch eine Einnahmen-Überschussrechnung aus.

Durch sevDesk wird die EÜR automatisch erstellt und anhand der verbuchten Einnahmen und Ausgaben fortlaufend aktualisiert. Auswertungen können tagesaktuell und für beliebige Zeiträume vorgenommen werden.

Die automatische Erstellung der Anlage EÜR für die Übermittlung an das Finanzamt übernimmt sevDesk allerdings nicht. Sie muss durch den Nutzer des Programms oder durch den Steuerberater erfolgen.

Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)
Alternativ lässt sich mit sevDesk auch eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung und somit eine der Grundlagen des Jahresabschlusses erstellen, der aus der GuV und aus der Bilanz besteht. Für die Erstellung der GuV werden die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 verwendet. Auch eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann mit der Software problemlos vorgenommen werden.

Die Erstellung der Bilanz gehört dagegen nicht zum sevDesk Leistungsumfang. Hierfür sind Auswertungsmöglichkeiten erforderlich, die durch die Software nicht geleistet werden können. Die Bilanzierung muss daher durch den Steuerberater erfolgen – sevDesk ist jedoch in der Lage, die vorbereitende Buchhaltung dafür beträchtlich zu optimieren.

DATEV-Export und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Alle Finanzdaten des Unternehmens lassen sich über DATEV-Schnittstellen direkt an den Steuerberater exportieren. Außerdem kann für den Steuerberater ein Lesezugriff für sevDesk eingerichtet werden.

Alternativ ist der Datenexport auch über eine ADDISON Smart Connect Schnittstelle möglich.

Lagerverwaltungssoftware
In der Vollversion der sevDesk Buchhaltungssoftware ist ein Modul für Warenwirtschaft und Lagerverwaltung integriert, die sich optimal für kleinere Unternehmen eignet. Zum Funktionsumfang der sevDesk Lagerverwaltung gehören unter anderem:

• Digitale Erfassung von Lagerbeständen und Lagerbewegungen
• Hinterlegung von Lieferanten- und Kundenpreisen in den Stammdaten der Software
• Kennzahlenbasierte Auswertungen.

Integrationen

Der Funktionsumfang von SevDesk lässt sich durch eine Vielzahl von Integrationen erweitern, zu den nicht nur die Anbindung der Geschäftskonten unterschiedlicher Anbieter, sondern auch digitale Tools für Projektmanagement und E-Commerce gehören. Digitale Schnittstellen zu Amazon und anderen Online-Shop-Systemen sind standardmäßig integriert. sevDesk passt sich damit optimal an bestehende E-Commerce-Workflows an.

Daneben hat SevDesk für seine Buchhaltungssoftware einige kostenpflichtige Zusatzleistungen entwickelt, zu denen unter anderem eine Zeiterfassung für Projektarbeitsstunden, ein Tool für das Forderungsmanagement mit verschiedenen Mahnstufen und verschiedene Layouts und Dokumentenvorlagen gehören.

Weitere sevDesk Features

Die Bedienung der SevDesk Buchhaltungssoftware erfolgt über ein intelligentes Dashboard, mit dem alle Funktionen des Programms sowie verschiedene Auswertungen und Analysen abgerufen werden können. An Mitarbeiter können unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben werden. Auch die Aufgabenplanung kann direkt über das sevDesk Dashboard erfolgen.

Innerhalb der sevDesk Buchhaltungssoftware ist es möglich, unterschiedliche Kostenstellen anzulegen und damit passgenau die Finanzstruktur des Unternehmens abzubilden.

Da sevDesk eine Kundendatenbank und in der Vollversion auch eine Lieferantendatenbank enthält, lässt sich die Software auch für ein umfassendes Kunden- und Lieferantenmanagement nutzen. Diese Option ist nicht nur im Hinblick auf alltägliche Buchhaltungsaufgaben, sondern auch für Analysen hilfreich – sevDesk enthält dafür zahlreiche Kategorien und Filtermöglichkeiten. Beispielsweise ist es möglich, alle Kunden einer bestimmten Kategorie und einem bestimmten Postleitzahlbereich abzurufen und für sie sämtliche Einzeltransaktionen auszuweisen. Bestehende Kontakte aus anderen Systemen werden als CSV-Datei in das sevDesk Konto importiert.

Gründern stehen auf dem sevDesk Portal diverse kostenlose Tools zur Verfügung. Hierzu gehören insbesondere ein Arbeitszeit-, Stundenlohn- und Mehrwertsteuerrechner, Mustervorlagen für Angebote, Rechnungen und die EÜR sowie verschiedene Ratgeber, die bei der Gründung hilfreich sind.

Registrierung und Kundenservice

Für den sevDesk Einstieg reicht zunächst eine kostenlose Registrierung mit einer E-Mail-Adresse aus. Neue Kunden können die Buchhaltungssoftware für 14 Tage kostenlos testen und müssen sich erst dann für ein kostenpflichtiges Paket entscheiden. Auf Anfrage kann der Test verlängert werden.

In der Testphase bietet sevDesk einen geführten Onboarding-Prozess und eine Anwenderschulung per E-Mail. Optional sind auch persönliche Beratungen möglich. Zusätzlich bietet sevDesk an, die Software zusammen mit dem Nutzer umfassend einzurichten – hierfür wird eine einmalige Gebühr von 49 € fällig.

Als Standard-Support stehen eine Wissensdatenbank, ein Forum, Chatbots, ein Kontaktformular, E-Mail-Anfragen sowie eine telefonische Hotline zum sevDesk Service-Team zur Verfügung, die montags bis freitags zwischen acht und 17 Uhr besetzt ist.

Als Zusatzleistung können sevDesk Nutzer für 19,90 € monatlich das Add-on Support Plus bestellen – allerdings muss die Bestellung spätestens 30 Tage nach der Wahl eines kostenpflichtigen Tarifs erfolgen. Support Plus umfasst die folgenden Leistungen:

• Kürzere Bearbeitungszeiten für Anfragen
• Exklusive Rufnummer ohne Wartezeit
• Live-Chats
• Betreuung durch Buchhaltungsexperten zu vereinbarten Terminen
• Verlängerung der Service-Zeit bis 19 Uhr.

sevDesk verfügt über ein eigenes Netzwerk von Steuerberatern, das bei Bedarf den Nutzern der Buchhaltungssoftware für die Erledigung ihrer Steuerangelegenheiten zur Verfügung steht.

Nutzungsgebühren für die SevDesk Buchhaltungssoftware

Die sevDesk Buchhaltungssoftware gibt es in den Tarifen Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft, die jeweils ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Die drei Versionen bauen jeweils aufeinander auf – Nutzern des Moduls Warenwirtschaft steht der gesamte sevDesk Funktionsumfang zur Verfügung.

Die Gebühren für die Software richten sich nach der Laufzeit des Vertrages. Der Abschluss ist für einen Monat, zwölf Monate oder 24 Monate möglich:

• sevDesk Rechnung: 8,90 € (Monat), 7,90 € (ein Jahr), 6,90 € (zwei Jahre)
• sevDesk Buchhaltung: 15,90 € (Monat), 15,90 € (ein Jahr), 13,90 € (zwei Jahre)
• sevDesk Warenwirtschaft: 45,90 € (Monat), 43 € (ein Jahr), 39,50 € (zwei Jahre).

Die Lizenzen gelten in allen drei Tarifen jeweils für einen Nutzer. Für jeden weiteren Nutzer wird eine monatliche Gebühr von 4,90 € erhoben.

Die Anlage von Preisen und Rabatten in unterschiedlichen Währungen, eine flexible Sprachwahl, das Erstellen von Textvorlagen und die Verwendung individueller Layouts sind unabhängig vom gewählten Tarif ohne Aufpreis möglich.

Leistungsumfang der Tarife

sevDesk Rechnung

• Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen
• Datenexport zum Steuerberater (DATEV oder ADDISON) sowie in andere Systeme
• Anlage von Artikeln
• Kontaktmanagement: Anlegen von Kontakten, Dokumentation von Kontaktverläufen
• Aufgabenverteilung und Aufgabenplanung
• Verknüpfung mit dem sevDesk Steuerberaterportal

Weitere Buchhaltungsfunktionen inklusive der Belegerfassung per App sind in diesem Tarif nicht vorgesehen. Auch die Integration von Geschäftskonto und Buchhaltungssoftware sowie die Vergabe individueller Zugriffsrechte sind nicht möglich.

sevDesk Buchhaltung

Der Tarif sevDesk Buchhaltung bietet alle Leistungen von sevDesk Rechnung sowie sämtliche Buchhaltungsfunktionen der Software. Als automatische Auswertungen sind USt-Voranmeldung, die EÜR und die GuV vorgesehen. In diesem Tarif werden außerdem die Anbindung von Geschäftskonten und die Vergabe von Zugriffsrechten unterstützt.

sevDesk Warenwirtschaft

Im Tarif sevDesk Warenwirtschaft gehören zusätzlich die Zuordnung von Artikeln zu den jeweiligen Lieferanten sowie die Hinterlegung von Kunden- und Lieferantenpreisen zum Funktionsumfang.

Kostenpflichtige Add-ons

Ein kostenpflichtiges Add-on ist nur in Verbindung mit einem der regulären sevDesk Tarife buchbar. Im Einzelnen können Nutzer den Funktionsumfang von sevDesk durch die folgenden Leistungen erweitern, die jeweils monatlich gekündigt werden können:

• Einrichtungsservice – einmalig 49,90 €
• Zubuchung weiterer Nutzer – jeweils 4,90 € monatlich
• Support Plus Add-on – 19,90 € monatlich
• Mahnstufen – 4,90 € monatlich
• Inventar (Bestandspflege, Artikelkategorisierung) – 4,90 € monatlich
• Zeiterfassung – 4,90 monatlich
• Zusätzliche individuelle Briefpapiere oder Layouts – 4,90 € monatlich
• Premium-Layouts (Dokumentvorlagen) – 3,90 € monatlich.

Eine direkt in Buchhaltungssoftware integrierte Zeiterfassung wird als Add-on derzeit nur von sevDesk und FastBill angeboten. Die Zeiterfassung erfolgt am Desktop oder in der sevDesk App. Erfasste Arbeitszeiten können unterschiedlichen Projekten zugeordnet und direkt in Rechnungen übertragen werden. Für die sevDesk Zeiterfassung ist eine 30-tägige kostenlose Testphase vorgesehen.

Alternativen zu sevDesk

Lösungen für Rechnungsstellung und Buchhaltung, die sich ebenfalls hervorragend für Freiberufler, Solo-Selbstständige und kleinere Unternehmen eignen, haben in den vergangenen Jahren zahlreiche Anbieter auf den Markt gebracht. Hier stellen wir fünf dieser sevDesk Alternativen vor.

Lexoffice

Lexoffice bringt für Rechnungsstellung und Buchhaltung fast den gleichen Leistungsumfang wie sevDesk mit, ist jedoch mit einer größeren Anzahl von Zusatzfunktionen ausgestattet. Beispielsweise ist in diese Software auch ein Lohnbuchhaltungsprogramm integriert. Die Software gibt es in vier Versionen mit abgestuftem Leistungsumfang. Sie kosten 6,90 €, 11,90 €, 19,90 € oder 29,90 € monatlich. Der Anbieter ermöglicht neuen Kunden einen 30-tägigen kostenlosen Test.

BuchhaltungsButler

Auch BuchhaltungsButler ist ein vollwertiges Programm für Rechnungsstellung und Buchhaltung, das zum Teil branchenspezifisch ausgestaltet ist. Für GmbH und UG (haftungsbeschränkt) wird ein eigenes Modul angeboten.

Das Programm gibt es für Vorbucher (finale Erstellung von EÜR oder Bilanz durch den Steuerberater), Selbstbucher (Erstellung von EÜR, Bilanz und USt-Voranmeldung direkt in der Software) sowie in einer Premium-Version für größere Teams und mit individuellem Buchhaltungssupport. Die Preise dafür liegen bei 24,95 €, 29,95 € oder 79,95 € monatlich.

FastBill

FastBill ist ein Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm, das in den Versionen Solo (neun Euro monatlich), Plus (14 € monatlich), Pro (27 € monatlich) und Premium (ab 53 € monatlich) einen abgestuften Leistungsumfang bietet. Unterschiede zwischen den Tarifen finden sich im Hinblick auf den verfügbaren Funktionsumfang, die Nutzeranzahl sowie die Anzahl der Geschäftskonten, die mit der Software verbunden werden können.

Ebenso wie sevDesk verfügt die FastBill Software über eine integrierte Zeiterfassung, die Arbeits- und Projektzeiten bei Bedarf direkt in die Rechnung überträgt.

FreeFIBU

FreeFIBU ist ein Buchhaltungsservice für Freiberufler, Solo-Selbstständige und kleinere Unternehmen, der die Nutzung eines Buchhaltungsprogramms optional mit persönlicher Buchhaltungsunterstützung und der Erstellung des Jahresabschlusses kombiniert.

Die Nutzung des Online-Buchhaltungsprogramms ist kostenlos – falls Daten per DATEV an den Steuerberater übermittelt werden, fällt jedoch pro Buchungsjahr eine Gebühr von 180 € an. Buchhaltungs- und Jahresabschlusspakete gibt es ab 65 € monatlich.

SumUp (früher debitoor)

SumUp ist eine Rechnungssoftware, die in einer kostenlosen Version und als SumUp Pro mit einer monatlichen Gebühr von acht Euro verfügbar ist. Das Programm automatisiert die Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheinen und Zahlungserinnerungen. Buchhaltungsoptionen gehören nicht zum SumUp Funktionsumfang.

Wer sich für die kostenlose Version von SumUp entscheidet, kann damit allerdings nur vier Rechnungen pro Monat schreiben, Banküberweisungen von Kunden sind ausschließlich auf das SumUp Geschäftskonto möglich. Nutzer von SumUp Pro erstellen Angebote und Rechnungen in unbegrenzter Anzahl, Überweisungen können auf ein beliebiges Business-Konto fließen.

Wenn Kunden den Zahlungslink auf einer mit SumUp erstellten Online-Rechnung nutzen, werden Transaktionsgebühren in Höhe von 2,5 Prozent (SumUp kostenlos) oder 1,25 Prozent (SumUp Pro) des Rechnungsbetrages an. Banküberweisungen sind gebührenfrei.

Fazit

sevDesk ist ein Universalprogramm, mit dem Freiberufler, Solo-Selbstständige und Unternehmen ihr Rechnungswesen, ihre Buchhaltung und ihre gesamte Finanzverwaltung organisieren können. Je nach Version sind auch CRM- und Warenwirtschaftsfunktionen in die Software integriert. Alle drei sevDesk Tarife bieten ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis. Der administrative Aufwand für Rechnungsstellung, Buchhaltung und Steuerangelegenheiten verringert sich durch sevDesk deutlich, sodass Unternehmer Zeit für ihr eigentliches Kerngeschäft gewinnen.

Häufig gestellte Fragen – FAQ