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Privatkonto als Geschäftskonto nutzen – für Unternehmer nicht empfehlenswert

von Charlotte Ruzanski
Nicht alle Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Natürliche Personen – Freiberufler, Solo-Selbstständige und die Gesellschafter von Personengesellschaften ohne Handelsregisterpflicht – können zumindest theoretisch ihr Privatkonto als Geschäftskonto nutzen. Kapitalgesellschaften müssen dagegen grundsätzlich ein Business-Konto eröffnen.
Privatkonto als Geschäftskonto nutzen
Privatkonto als Geschäftskonto nutzen – für Unternehmer nicht empfehlenswertFoto: iStock

Allerdings schließen die meisten Banken in ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen die geschäftliche Nutzung privater Konten ausdrücklich aus. Wer gegen diese Vorgabe verstößt, riskiert im ungünstigsten Fall die Kündigung des Kontos.

Zudem sind mit einem Geschäftskonto zahlreiche Vorteile verbunden. Mit einem Privatkonto und einem Business-Konto grenzen Sie private und geschäftliche Finanzen sauber voneinander ab. Sie haben jederzeit einen exakten Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens. Weiterhin werden auch Ihre Buchhaltung und die Steuererklärung durch ein separates Geschäftskonto erheblich effizienter.

Das Privatkonto als Geschäftskonto nutzen – nur für natürliche Personen möglich

Ihr Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen, gestattet der Gesetzgeber ausschließlich natürlichen Personen. Neben privaten Konsumenten gehören hierzu Freiberufler, Solo-Selbstständige sowie die Gesellschafter von nicht registerpflichtigen Personengesellschaften, für die keine Geschäftskonto-Pflicht besteht. Ob sie der Umsatzsteuerpflicht unterliegen oder Kleinunternehmer sind, spielt dabei keine Rolle. Das Finanzamt toleriert bei natürlichen Personen somit die Nutzung des Privatkontos für geschäftliche Zwecke.

Allerdings stellt diese Regelung auch Freiberufler, Solo-Selbstständige und die Gesellschafter von Personengesellschaften nicht von ihrer Nachweispflicht gegenüber dem Fiskus frei. Ihre Umsätze und Gewinne weisen sie durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, auf deren Basis ihre Steuerlast berechnet wird. Voraussetzung dafür ist eine ordnungsgemäße Buchführung und entsprechend eine korrekte und lückenlose Buchhaltung des Unternehmens. Wenn sie ihr Privatkonto als Geschäftskonto nutzen, ist dafür deutlich größerer Aufwand als bei einem separaten Business-Konto nötig.

Kapitalgesellschaften – etwa GmbHs und UGs (haftungsbeschränkt) – gelten dagegen als juristische Personen. Damit unterliegen sie der gesetzlichen Geschäftskonto-Pflicht. Der Grund dafür liegt darin, dass die Haftung von Kapitalgesellschaften auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist – die Gesellschafter haften im Regelfall für Verbindlichkeiten nicht mit ihrem persönlichen Vermögen.

Auch ihre vollständige Geschäftsfähigkeit erlangen Kapitalgesellschaften erst durch die Eröffnung eines Firmenkontos. Die Gründer zahlen zunächst das Stammkapital der Gesellschaft auf das Geschäftskonto ein. Der Eintrag ins Handelsregister und damit der Gründungsabschluss können erst beantragt werden, wenn dem Notar der Kontoauszug über diese Zahlung vorliegt.

Um Haftungsansprüche vollständig und juristisch korrekt zu bedienen, ist auch für eingetragene Genossenschaften und Vereine das Führen eines Geschäftskontos gesetzlich vorgeschrieben.

Eingetragene Kaufleute sind zwar Einzelunternehmer und unterliegen der unbegrenzten und persönlichen Haftung mit ihrem Privatvermögen – jedoch sind auch sie dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Den Ausschlag gibt bei diesen Unternehmern, dass sie zum Eintrag ins Handelsregister verpflichtet sind.

Warum Sie auch als Freiberufler oder Selbstständiger ein Geschäftskonto führen sollten

Existenzgründer, für die keine Geschäftskonto-Pflicht gilt, meinen oft, dass sie in relevantem Umfang Kosten sparen können, wenn sie ihr Privatkonto als Geschäftskonto nutzen – die Banken bieten für ein Privatkonto im Vergleich zu Geschäftskonten günstigere Konditionen. Hiermit verschenken sie jedoch wichtige Vorteile, die mit einem Geschäftskonto verbunden sind.

Zusätzliche Kosten für die Kontoführung sind kein sinnvoller Grund, um auf ein separates Geschäftskonto zu verzichten. Gründer und Unternehmer finden auf dem Markt zahlreiche Angebote für Geschäftskonten mit günstigen Konditionen. Unser Geschäftskonto-Vergleich hilft Ihnen, ein Firmenkonto mit einem für Ihr Unternehmen optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden.

Vor allem für Freiberufler und Solo-Selbstständige mit einem digitalen Business, die pro Monat nur wenige geschäftliche Transaktionen tätigen, kommt auch ein kostenloses Geschäftskonto ohne Kontoführungsgebühren infrage, das von vielen FinTechs angeboten wird.

Zudem bietet ein Geschäftskonto im Vergleich zu einem Privatkonto deutlich größere Möglichkeiten, unternehmensbezogene Steuervergünstigungen in Anspruch zu nehmen. Wenn ein separates Geschäftskonto vorhanden ist, fordert das Finanzamt dafür in vielen Fällen keine zusätzlichen Belege. Auch die Kosten für das Geschäftskonto sind in vollem Umfang von der Steuer absetzbar – inklusive der Zinsen für einen Kontokorrentkredit und andere Unternehmensfinanzierungen.

Vor allem FinTech-Geschäftskonten sind oft mit digitalen Tools für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Steuern ausgestattet, die Unternehmer in ihrem Arbeitsalltag sehr wirkungsvoll von administrativen Aufgaben entlasten.

Geschäftskonto für Freiberufler und Selbstständige – Vorteile und Nachteile im Überblick

Auch für Unternehmer, die nicht dazu verpflichtet sind, ein Geschäftskonto zu führen, sind mit einem separaten Business-Konto verschiedene Vorteile verbunden:

  • Saubere Trennung von geschäftlichen und privaten Zahlungstransaktionen
  • Effizientere Buchhaltung
  • Leichteres Erstellen der Steuererklärung
  • Budgetkontrolle
  • Transparenter Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens
  • Diskretion gegenüber dem Finanzamt im Hinblick auf Privatausgaben
  • Keine Probleme mit der Bank, weil das private Konto als Geschäftskonto genutzt wird.

Nachteile ergeben sich lediglich aus den zusätzlichen Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto sowie aus dem zeitlichen Aufwand, um ein passendes Geschäftskonto zu eröffnen.

Unterschied zwischen Privatkonto und Geschäftskonto

Auf den ersten Blick gibt es keinen großen Unterschied zwischen einem Geschäftskonto und einem Privatkonto. In beiden Fällen handelt es sich um ein Girokonto, das mit einer Girocard, einer Debitkarte und gegebenenfalls mit einer Kreditkarte mit Verfügungsrahmen ausgestattet ist. Es ermöglicht Bargeldabhebungen, Bargeldeinzahlungen, Kartentransaktionen sowie die Buchung von Überweisungen, Lastschriften und Daueraufträgen. Online-Banking im Browser oder mittels Smartphone-App wird von den Banken heute für alle Kontotypen unterstützt.

Unterschiede zwischen einem Geschäftskonto und einem privaten Girokonto betreffen vorwiegend die Einhaltung gesetzlicher Verbraucherschutzbestimmungen und die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge.

Für ein privates Girokonto wird durch den Gesetzgeber im Vergleich zu einem Geschäftskonto höhere Transparenz gefordert. Die Kontoauszüge eines Geschäftskontos müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Für das private Girokonto existieren keine solchen Fristen – empfehlenswert ist jedoch, Kontoauszüge für jeweils drei Jahre aufzuheben.

Auch im Hinblick auf den Leistungsumfang unterscheiden sich ein privates Girokonto und ein Firmenkonto. Einige Leistungen, die Ihnen zur Verfügung stehen, sobald Sie Ihr Geschäftskonto eröffnet haben, werden für Privatkonten nicht angeboten. Hierzu gehören:

  • Lastschriften von Rechnungen und Kundenbeiträgen
  • Gutschriften an Kunden
  • Kartenzahlungen von Kunden
  • Gehaltszahlungen an Mitarbeiter
  • Integrierte digitale Tools für Buchhaltung und Steuer.

Höhere Kontoführungsgebühren für Geschäftskonten

Auch die Preisstrukturen von Business-Konten und Privatkonten unterscheiden sich. Die Kontoführungsgebühr für ein Geschäftskonto ist fast immer höher als für das private Girokonto. SEPA-Überweisungen sind auf einem Geschäftskonto oft nicht kostenlos – zum Teil ist jede Buchung kostenpflichtig. Einige Banken erheben auch für Karten zusätzliche Gebühren.

Bei einem Privatkonto entstehen durch Überweisungen, Girocards und Debitkarten dagegen keine zusätzlichen Kosten, bei einigen Kontoangeboten sind auch echte Kreditkarten mit Verfügungsrahmen ohne Aufpreis in den Leistungsumfang integriert.

Die Gründe dafür, dass ein Geschäftskonto teurer als ein privates Girokonto ist, liegen vorwiegend in den folgenden Punkten:

  • Die Anzahl der Überweisungen und anderer Transaktionen auf einem Geschäftskonto ist fast immer höher als auf einem Privatkonto. Für die Banken ist somit der Aufwand für die Führung eines Geschäftskontos höher.
  • Einnahmen erzielen die Banken mit ihren Geschäftskonten meist erst dann, wenn der Kontoinhaber dafür eine Kontoführungsgebühr bezahlt, geschäftliche Transaktionen kostenpflichtig ausführt, einen Kontokorrentkredit in Anspruch nimmt oder weitere Finanzprodukte ordert.
  • Privatkonten sind für die Banken auch aufgrund des sogenannten Cross-Sellings rentabel: Viele private Kunden eröffnen bei ihrer Hausbank auch ein Anlagekonto oder ein Wertpapierdepot, schließen Sparverträge ab oder nehmen eine Versicherung in Anspruch. Der Verkauf solcher Zusatzleistungen ist bei einem Geschäftskonto eher unwahrscheinlich.
  • Neben den Kontoführungs- und Transaktionsgebühren sind für die Banken die Zinsen für einen Kontokorrentkredit oder anderen Unternehmensfinanzierungen die wichtigsten Einnahmen, die sie mit ihren Geschäftskonten erzielen. Das Prüfverfahren für Kreditentscheidungen ist bei Firmenkunden jedoch deutlich aufwendiger als bei privaten Konsumenten.

Sehr unterschiedliche Konditionen für Firmenkonten

Im Einzelnen gelten für Geschäftskonten sehr unterschiedliche Konditionen. Durch einen Geschäftskonto-Vergleich und eine intelligente Kontowahl erhalten Sie nicht nur ein günstiges Business-Konto, sondern auch ein Leistungsprofil, das Ihren Anforderungen passgenau entspricht. Ein Vergleich verschiedener Kontoangebote kann auch sinnvoll sein, wenn Sie bereits ein Geschäftskonto eröffnet haben und mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis des Kontos nicht rundum zufrieden sind.

Beispielsweise ist bei vielen Geschäftskonten pro Monat eine bestimmte Anzahl kostenloser Transaktionen integriert. Weitere Kostenfaktoren, die Sie bei der Entscheidung für ein bestimmtes Business-Konto beachten sollten, sind die Gebühren für das Abheben von Bargeld am Automaten, Bargeldeinzahlungen sowie – falls für Ihr Unternehmen relevant – für Auslandstransaktionen.

Kostenlose Karten fallen im Hinblick auf die Kontokosten ebenfalls ins Gewicht. Angeboten werden sie von den meisten Banken. Ihre Anzahl sollte sich mit der geplanten Nutzeranzahl decken.

Generell gilt: Für Ihre Auswahl sollte nicht die Grundgebühr, sondern der Leistungsumfang des Geschäftskontos und die Anforderungen Ihres Unternehmens den Ausschlag geben. Ein Konto mit sehr geringer Kontoführungsgebühr oder ein kostenloses Business-Konto können sich in der alltäglichen geschäftlichen Nutzung als kostenintensiv erweisen, wenn hohe Transaktionskosten zu Buche schlagen.

Privatkonto als Geschäftskonto nutzen – was die Banken dazu sagen

Auch bei Unternehmern, die nicht dazu verpflichtet sind, ein Geschäftskonto zu führen, akzeptieren viele Banken die geschäftliche Nutzung privater Konten nicht und untersagen sie in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausdrücklich. Ausnahmen sind möglich, wenn über ein Privatkonto nur eine geringe Anzahl geschäftlicher Transaktionen abgewickelt wird – allerdings kann die geduldete geschäftliche Nutzung des Privatkontos von der Bank jederzeit und ohne Vorankündigung widerrufen werden.

Wer sein Privatkonto als Geschäftskonto nutzt, riskiert damit die Kündigung des Kontos. In anderen Fällen fordert die Bank die Umstellung auf ein Business-Konto oder nimmt diese sogar ohne Einwilligung des Kunden vor. Falls Sie mit den Leistungen und Konditionen des Geschäftskontos Ihrer Bank nicht zufrieden sind, bleibt in einem solchen Fall nur die Kontokündigung – Sie benötigen dann ein Business-Konto und ein Privatkonto bei einer anderen Bank.

Das passende Geschäftskonto finden

Ein Geschäftskonto können Sie bei Filialbanken und FinTechs eröffnen. Im klassischen Direktbank-Segment – beispielsweise bei der ING oder der comdirect – spielen Firmenkunden keine Rolle. Diese Banken bieten ihre Girokonten bisher ausschließlich privaten Kunden an. Dagegen haben sich die Business-Konten von FinTechs und Neobanken wie der Berliner N26 Bank oder des französischen Anbieters Qonto in den vergangenen Jahren zu einem eigenständigen Segment in diesem Markt entwickelt.

Business-Konten bei Filialbanken

Bei den Filialbanken profitieren Business-Kunden von individueller Beratung und Betreuung sowie vom Zugang zu differenzierten Finanzierungsangeboten. Gründer und andere Unternehmer, die öffentliche Fördermittel – etwa einen Firmenkredit der KfW – in Anspruch nehmen wollen, sind von vornherein auf ein Geschäftskonto bei einer Filialbank angewiesen, da diese Darlehen von FinTechs bisher nicht vermittelt werden.

Empfehlenswert ist die Eröffnung des Geschäftskontos bei einer Filialbank auch bei häufigen Bargeldeinzahlungen und anderen beleghaften Buchungen – von FinTechs werden diese Leistungen oft nicht angeboten oder verursachen hohe Zusatzkosten.

Filialbanken bieten ihre Business-Konten Unternehmen aller Rechtsformen an. In ihren Basis-Versionen sind sie auch für Freiberufler und Solo-Selbstständige gut geeignet.

Leistungsstarke Geschäftskonten haben unter anderem die Deutsche Bank, die Postbank, die Commerzbank, aber auch die Sparkassen sowie Volks- und Raiffeisenbanken im Programm. Vor der Kontoeröffnung wird grundsätzlich eine Schufa-Abfrage vorgenommen. Kostenlose Business-Konten gehören bei den Filialbanken nicht zum Leistungsangebot.

FinTechs und Neobanken

FinTechs und Neobanken, die ihre Wurzeln ebenfalls in der FinTech-Szene haben, fokussieren sich mit ihren Geschäftskonten stark auf die Anforderungen von Freiberuflern, Einzelunternehmern und KMUs. Oft sind in diese Konten Buchhaltungssoftware und andere digitale Tools für eine effiziente Finanzverwaltung integriert. Support leisten FinTech-Unternehmen für ihre Business-Konten per Telefon, Live-Chat oder E-Mail.

Die FinTech Geschäftskonten eignen sich besonders gut für Unternehmer, die ein digitales Geschäftsmodell verfolgen. Viele FinTechs und Neobanken – beispielsweise Finom, Kontist oder die N26 Bank – bieten neben kostenpflichtigen Kontomodellen auch ein kostenloses Business-Konto an. Zum Teil handelt es sich bei den FinTech-Angeboten um Schufa-freie Konten. Ein Kontokorrentkredit und andere Finanzierungslösungen sind allerdings nicht bei allen Anbietern verfügbar.

Im Hinblick auf die unterstützten Rechtsformen verfolgen FinTechs und Neobanken unterschiedliche Strategien. Die Business-Konten von Qonto, FYRST, Finom und Holvi stehen Unternehmen aller Rechtsformen offen. Dagegen stehen die Business-Konten von Kontist und der N26 Bank ausschließlich Freiberuflern und Einzelunternehmern offen.

Ein besonders leistungsstarkes Angebot für Freiberufler und Solo-Selbstständige sind die Geschäftskonten des Berliner FinTechs Kontist, die durch hervorragende Leistungen und sehr günstige Konditionen überzeugen. Ein Kontokorrentkredit kann im Rahmen zwischen 500 und 5.000 € beantragt werden. In die kostenpflichtigen Kontist Business-Konten sind Buchhaltungssoftware und eine Echtzeit-Steuerschätzung integriert, das kostenlose Kontomodell Kontist Free ist mit einem digitalen Rechnungs-Tool ausgestattet. Optional stellt Kontist gegen eine monatliche Pauschale einen Steuerservice zur Verfügung, der alle wesentlichen Steuerangelegenheiten von Freiberuflern und Einzelunternehmern einschließt.

Fazit

Freiberufler oder Einzelunternehmer sind nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Auch für sie ist die Eröffnung eines separaten Geschäftskontos jedoch sinnvoll. Mit der Nutzung des Privatkontos für geschäftliche Zwecke verschenken Sie zahlreiche Vorteile, die mit einem Business-Konto verbunden sind. Zudem wird Ihre Bank die geschäftliche Nutzung eines privaten Girokontos im Regelfall nicht lange tolerieren.

Mithilfe eines separaten Geschäftskontos grenzen Sie private und geschäftliche Zahlungsvorgänge sauber voneinander ab. Sie gewinnen hierdurch einen transparenten Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens, schaffen die Voraussetzungen für eine effiziente Buchhaltung und gewinnen Zeit für Ihre eigentlichen Kernaufgaben. Ein Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen, ist grundsätzlich nicht empfehlenswert.

Häufig gestellte Fragen – FAQ

Freiberufler, Solo-Selbstständige und die Gesellschafter von Personengesellschaften müssen kein Geschäftskonto eröffnen – der Gesetzgeber stellt diesen Unternehmern frei, ob sie ihr Privatkonto als Geschäftskonto nutzen wollen. Für Kapitalgesellschaften sowie eingetragene Genossenschaften und Vereine ist die Eröffnung eines Geschäftskontos gesetzlich vorgeschrieben. Auch eingetragene Kaufleute mit Handelsregisterpflicht müssen ein Geschäftskonto führen.

Die Möglichkeit, Ihr Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen, besteht zumindest theoretisch, sofern Sie nicht per Gesetz zur Führung eines Business-Kontos verpflichtet sind. In der Praxis schließen die meisten Banken die Nutzung privater Girokonten als Geschäftskonto in ihren AGB jedoch ausdrücklich aus. Wer sich nicht daran hält, muss damit rechnen, dass die Bank das Konto kündigt oder auf ein Geschäftskonto umstellt.

Für Kleinunternehmer gelten die gleichen Regelungen wie für alle anderen Freiberufler und Selbstständigen – sie unterliegen nicht der Pflicht, ein Geschäftskonto zu eröffnen.

Auch wenn Sie nicht der Geschäftskonto-Pflicht unterliegen, ist es sinnvoll, bereits zum Beginn der Selbstständigkeit ein Geschäftskonto zu eröffnen. Ihre Buchhaltung wird hierdurch deutlich effektiver. Buchhaltungsfehler und Fehler bei der Steuererklärung werden durch ein Geschäftskonto von vornherein vermieden.

Über die Autorin
Charlotte Ruzanski
Charlotte Ruzanski hat nach ihrem Bachelor-Studium der deutschen Sprach- und Literaturwissenschaft / Skandinavistik an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg im Breisgau im Sommersemester 2013 ihren Master der allgemeinen Sprachwissenschaft abgeschlossen. Seit Oktober 2013 ist sie Teil der Redaktion der qmedia GmbH.