GmbH gründen: Die wichtigsten Informationen & Tipps
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine Rechtsform deutscher Unternehmen, die im Wirtschaftsrecht bereits seit 1898 verankert ist. Sie ist eine Form der Kapitalgesellschaft, die wegen ihrer hohen Reputation und der beschränkten Haftung für viele Unternehmen und auch für Gründer attraktiv ist.
Im Jahr 2019 haben sich rund 15 % aller Firmen in Deutschland für die Rechtsform der GmbH entschieden. Damit belegt sie nach den Einzelunternehmen, die 70 % aller Firmen repräsentieren, den zweiten Platz.
Bei der GmbH-Gründung müssen mehreren Schritten berücksichtigt werden, während des Gründungsprozesses müssen Unternehmer durch den Gesetzgeber definierte Voraussetzungen erfüllen.
Definition der GmbH
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine Kapitalgesellschaft, für deren Gründung die Einzahlung des Stammkapitals von mindestens 25.000 Euro erforderlich ist. Den gesetzlichen Rahmen für die AG-Gründung und die Führung eines Unternehmens mit dieser Rechtsform gibt das GmbH-Gesetz (GmbHG) vor.
Im Jahr 2008 wurde das Gesetz umfassend novelliert. Das Ziel dieser Überarbeitung bestand insbesondere darin, die Gründung dieser Form der Kapitalgesellschaft zu erleichtern. Als Alternative zum GmbH-Gründen ist seitdem auch die Gründung einer haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft (UG) ohne gesetzliche Mindestanforderungen an das Stammkapital der Gesellschaft möglich. Beide Rechtsformen erfordern eine Eintragung ins Handelsregister, um ihre Gründung abzuschließen. Eine UG (haftungsbeschränkt) kann in eine GmbH umgewandelt werden, sobald die Gesellschaft in der Lage ist, ein Stammkapital von 25.000 Euro aufzubringen.
GmbH als juristische Person
Die GmbH besitzt den Status einer juristischen Person. Als solche ist sie in der Lage, eigenständig Rechte und Pflichten auszuüben, die durch einen oder mehrere Geschäftsführer wahrgenommen werden. Für die Ausübung dieser Funktion kommen die Gesellschafter der GmbH oder angestellte Geschäftsführer in Frage. Beispielsweise kann eine GmbH Eigentum erwerben und veräußern, vor Gericht klagen oder Adressatin einer Klage sein und die Rechte an Lizenzen, Marken und Patenten halten. Die Gründer und Inhaber einer GmbH agieren als Gesellschafter des Unternehmens.
Die GmbH-Gründung kann auf allen Geschäftsfeldern erfolgen, denen ein legaler Zweck zugrunde liegt. Die Anzahl der Gründer einer GmbH ist nicht gesetzlich reglementiert. Einschränkungen sind lediglich für eine GmbH-Gründung auf der Basis des sogenannten Musterprotokolls vorgesehen, bei denen die Anzahl der Gründer gesetzlich auf drei Personen eingegrenzt ist. Ebenso ist die Gründung einer Ein-Mann-GmbH / Eine-Personen-GmbH möglich. Die Aufnahme weiterer Gesellschafter oder ein Gesellschafterwechsel sind im laufenden Geschäftsbetrieb zu jedem Zeitpunkt möglich. Hierfür sind eine notarielle Beurkundung und eine entsprechende Änderung des Handelsregistereintrags nötig.
25.000 Euro Stammkapital – Voraussetzung bei der GmbH-Gründung
Wenn Unternehmer eine GmbH gründen, schreibt der Gesetzgeber ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro vor. Nach oben gibt es dafür keine Grenzen. Spätere Kapitalnachschüsse der Gesellschafter müssen notariell beglaubigt werden.
Das Stammkapital ist der Betrag, mit dem die GmbH im Insolvenzfall und bei anderen Verbindlichkeiten haftet. Es besteht aus den Nominalbeträgen aller Gesellschaftseinteile, die jeweils mindestens einen Euro betragen müssen und wird durch die Gesellschafter in Form der Stammeinlagen gezeichnet.
Die Gesellschafter einer GmbH können identische oder unterschiedliche Anteile am Stammkapital des Unternehmens halten. Die Anteilsstruktur wird ebenso wie die Regelung der anteiligen Gewinnausschüttung im Gesellschaftsvertrag des Unternehmens festgehalten. Spätere Änderungen sind auf der Grundlage des Beschlusses der Gesellschafterversammlung möglich und erfordern ebenfalls eine notarielle Beglaubigung.
Gründung der GmbH auch mit geringerem Stammkapital möglich
In der Praxis reicht für eine GmbH-Gründung bereits die Hälfte des Stammkapitals, d. h. 12.500 Euro. Für die Gesellschafter besteht in diesem Fall eine Aufstockungspflicht auf das Mindestkapital von 25.000 Euro. Solange das gesetzlich vorgeschriebene Stammkapital der Gesellschaft nicht vollständig erbracht wurde, haften die Gesellschafter für den Differenzbetrag mit ihrem persönlichen Vermögen.
Bei einer GmbH-Gründung kann es sich um eine Bargründung, eine Sachgründung oder eine Kombination aus beidem handeln. Bareinlagen werden auf das Geschäftskonto der Gesellschaft eingezahlt. Das Stammkapital für eine Sachgründung kann aus materiellen Werten wie Maschinen, Anlagen, einer bereits existierenden Firma und Immobilien oder aus immateriellen Werten wie Lizenzen, Patenten oder Markenrechten bestehen. Ihr realisierbarer Marktwert wird durch das zuständige Registergericht geprüft und muss durch einen Sachgründungsbericht nachgewiesen werden. Für Sach- und Mischgründungen ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Gesellschafter jeweils mindestens 25 % ihrer Stammeinlagen in Form von Bargeldeinzahlungen zu erbringen haben.
Haftung, Bilanzierung, Steuer
Zentrales Merkmal einer GmbH ist die beschränkte Haftung der Gesellschaft, die auf ihr Stammkapital von mindestens 25.000 Euro beschränkt ist. Eine persönliche Haftung der Gesellschafter ist bei dieser Rechtsform mit wenigen Ausnahmen ausgeschlossen. Gegeben ist eine persönliche Haftung der Gesellschafter nur dann, wenn sich die Gesellschaft in Gründung befindet und noch nicht ins Handelsregister eingetragen wurde oder das Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro bis zum Haftungszeitpunkt nicht vollständig erbracht werden konnte.
Geschäftsführer einer GmbH haften für einige Managementfehler mit ihrem Privatvermögen, zu denen insbesondere Insolvenzverschleppung, keine klare Trennung zwischen Gesellschaftsvermögen und privaten Vermögenswerten der Gesellschafter sowie Verletzungen ihrer geschäftlichen Treuepflicht gehören.
Verpflichtungen einer GmbH
Da eine GmbH nicht nur als Kapitalgesellschaft im Sinne des GmbH-Gesetzes, sondern anhand der Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) auch als Handelsgesellschaft gilt, ist sie zum Eintrag ins Handelsregister, zur doppelten Buchführung, einer entsprechenden Bilanzierung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet.
Relevante Steuern für eine GmbH sind die Körperschaftssteuer, die Kapitalertragssteuer auf Gewinnausschüttungen an die Gesellschafter sowie Umsatz- und Gewerbesteuer. Wenn die Gesellschaft Mitarbeiter beschäftigt, muss er die für Arbeitgeber geltenden steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten erfüllen.
GmbH-Gründung – mit Musterprotokoll oder Gesellschaftervertrag
Wenn sie eine GmbH gründen, müssen die Gründer einen Gesellschaftervertrag erstellen, die als Satzung für die Gesellschaft dient. Alternativ ist das GmbH-Gründen auch mit einem sogenannten Musterprotokoll möglich, das durch seinen standardisierten Aufbau den Gründungsaufwand reduziert.
GmbH-Gründung mit Gesellschaftsvertrag/Satzung
Der Gesellschaftsvertrag ist das Herzstück einer GmbH, da er die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft im Innen- und im Außenverhältnis regelt. Inhalte des Gesellschaftsvertrages sind:
- Firmierung / Unternehmensname
- Unternehmenssitz
- Geschäftszweck, Unternehmenstätigkeit
- Stammkapital
- Anzahl und Höhe der Stammeinlagen
- Regelungen zur Gewinnverteilung
- Angaben zu den Gesellschaftern, Geschäftsführern und ihren Vertretungsbefugnissen
- Angaben zu Beschlussfassungen und Stimmrechten
Um eine GmbH zu gründen, muss bereits in einer frühen Phase des Gründungsprozesses der Gesellschaftsvertrag / die Satzung erstellt werden. Neben der Errichtungsurkunde und der separaten Gesellschafterliste ist sie das wichtigste Gründungsdokument für das Unternehmen. Die Errichtungsurkunde für die GmbH erstellt der Notar im Rahmen der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und der Gesellschafterliste. Darin wird exakt protokolliert, wie und unter Beteiligung welcher Personen die Gründung der GmbH erfolgt ist.
In der Gesellschafterliste wird neben den persönlichen Daten der Gesellschafter auch die Höhe ihrer Kapitalanteile festgehalten. Falls andere Gesellschaften Anteile des Unternehmens halten, ist dies ebenfalls in der Gesellschafterliste zu vermerken. Änderungen der Gesellschafterliste und der Anteilsstruktur müssen jeweils notariell beurkundet und an das Handelsregister übermittelt werden.
Gesaltung des Gesellschaftsvertrags
Im Rahmen der Vorgaben des GmbH-Gesetzes kann der Gesellschaftsvertrag einer GmbH frei gestaltet werden. Solche unternehmensspezifischen Regelungen betreffen beispielsweise die Beziehungen der Gesellschafter und der Geschäftsführer untereinander – also das Innenverhältnis der Gesellschaft – sowie ihr Außenverhältnis als die Beziehungen der Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu Dritten.
Die Aufgaben und Befugnisse der Geschäftsführung lassen sich in der Satzung der Gesellschaft definieren und gegebenenfalls beschränken. Ebenso ist es in einem Gesellschaftsvertrag möglich, das Geschäftsjahr abweichend von Kalenderjahr zu definieren.
Festlegung der Organe der GmbH
Im Gesellschaftsvertrag werden außerdem die Organe der GmbH festgelegt. Dabei handelt es sich um die Gesellschafterversammlung, die Geschäftsführung und – bei größeren GmbHs – den Aufsichtsrat:
- Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Organ des Unternehmens. Sie trifft alle wesentlichen Entscheidungen für das Unternehmen, die gleichzeitig den Handlungsrahmen für die Geschäftsführer definieren. Sie muss mindestens einmal pro Geschäftsjahr zusammentreten. Im Gesellschaftervertrag können dafür bestimmte Termine festgelegt werden. Die Stimmen der Gesellschafter werden nach den von ihnen gezeichneten Stammeinlagen gewichtet. Reguläre Beschlüsse erfordern eine einfache Mehrheit. Beschlüsse, die sich auf das Kerngeschäft oder die Struktur des Unternehmens sowie die Bestellung oder Abberufung der Geschäftsführer beziehen, müssen mit einer Zwei-Drittel-Mehrheit getroffen werden.
- Die Gesellschafterversammlung bestellt einen oder mehrere Geschäftsführer, die im Namen der Gesellschaft als natürliche Personen agieren. Nach außen vertreten die Geschäftsführer die Gesellschaft in unbeschränkter Form, nach innen unterliegen sie den Weisungen der Gesellschafterversammlung. Geschäftsführer einer GmbH können die Gesellschafter oder angestellte Personen sein.
- Der Aufsichtsrat einer GmbH überwacht und kontrolliert die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Seine Mitglieder müssen gegenüber den Gesellschaftern und der Geschäftsführung unabhängig sein. Folglich können weder Gesellschafter noch Geschäftsführer in den Aufsichtsrat bestellt werden. Der Aufsichtsrat wird durch die Gesellschafterversammlung mit einfacher Mehrheit gewählt. Verpflichtend ist seine Bestellung für GmbHs mit über 500 Arbeitnehmern. Gesellschaften, für die diese Verpflichtung nicht besteht, können auf freiwillige Basis einen Aufsichtsrat oder einen GmbH-Beirat bilden. Für den GmbH-Beirat gibt es keine gesetzlichen Vorgaben – ihm können Gesellschafter, Geschäftsführer ebenso wie externe Experten angehören. Einem verpflichtenden oder freiwilligen Aufsichtsrat müssen laut GmbH-Gesetz mindestens drei Personen angehören. Die Liste der Aufsichtsratsmitglieder ist ebenso wie alle Änderungen dem Handelsregister mitzuteilen.
Gründung einer GmbH mit Musterprotokoll
Eine GmbH gründen, können Sie alternativ auch auf der Grundlage des Musterprotokolls. Das Musterprotokoll wurde 2008 im Rahmen der Novellierung des GmbH-Gesetzes geschaffen, um die Gründung einer GmbH sowie einer UG (haftungsbeschränkt) zu erleichtern.
Das Musterprotokoll integriert einen standardisierten Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafterliste sowie die Bestellung des Geschäftsführers in einem gemeinsamen Dokument. Seine Inhalte werden durch den Gesetzgeber definiert und dürfen nicht verändert werden. Individuelle Vereinbarungen in einem Musterprotokoll sind daher ausgeschlossen. Zulässig sind:
- Maximal drei Gründer / Gesellschafter und ein Geschäftsführer
- Das Einbringen des Stammkapitals ausschließlich als Bareinlage
- Ein mit dem Kalenderjahr identisches Geschäftsjahr
Das Musterprotokoll unterteilt sich in die folgenden Abschnitte:
- Firmierung / Unternehmensname
- Geschäftszweck, Unternehmensgegenstand
- Stammkapital
- Stammeinlagen
- Geschäftsführer
- Gründungskosten
- Ausfertigungen des Dokuments für das Registergericht und das Finanzamt
- Notarielle Rechtshinweise. Diese Hinweise sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern werden bei Bedarf durch den Notar erstellt
Vorteile der Nutzung des Musterprotokolls
Die Gründung einer GmbH nach Musterprotokoll ist effizient und im Vergleich zu einer Gründung mit Gesellschaftsvertrag kostensparend. Jedoch sind für Gründer damit auch verschiedene Nachteile verbunden. Passgenaue Vereinbarungen im Hinblick auf die Leistungen der Gesellschafter, Rechtsfolgen von Gesellschafterwechseln, bei Kündigung oder im Todesfall eines Gesellschafters, in Bezug auf Gewinnausschüttung und Gewinnverwendung, den Umgang mit internen Konflikten und diverse andere relevante Punkte können in einem Musterprotokoll nicht getroffen werden.
Die Vorgabe, dass das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch sein muss, ist bei Gründungen, die spät im Jahr erfolgen, mit Mehraufwand verbunden. Auch Unternehmen, die erst wenige Wochen existieren, müssen in diesem Fall ihren ersten Jahresabschluss zum Ende des Kalenderjahres erstellen.
Falls eine GmbH nach Musterprotokoll gegründet worden ist, später jedoch mehr als drei Gesellschafter aufgenommen werden sollen oder eine Erweiterung der Geschäftsführung erfolgen soll, ist das Aufsetzen eines Gesellschaftsvertrags erforderlich, woraus zusätzliche Kosten resultieren. Eine GmbH-Gründung mit individueller Satzung ist daher meist die bessere, nachhaltigere und auf lange Sicht auch kostengünstigere Lösung.
GmbH gründen – Gründungsphasen und formaler Ablauf
Bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung gibt es mehrere Phasen:
1. Planung der Unternehmensgründung
In der Planungsphase müssen grundsätzliche Entscheidungen über das Unternehmen getroffen werden. Hierzu gehören Antworten auf die folgenden Fragen:
- Wer wird Gesellschafter der GmbH und gehört folglich zum Gründerteam?
- Ist das Stammkapital von 25.000 Euro vollständig oder anteilig vorhanden?
- Soll die Gründung auf der Grundlage einer individuellen Satzung oder nach Musterprotokoll erfolgen?
- Wird eine reine Bargründung oder eine Kombination aus Bar- und Sachgründung (letzteres nur bei einer GmbH-Gründung mit individueller Satzung) angestrebt?
- Wer soll das Unternehmen als Geschäftsführer vertreten?
- Welches Know-how für die GmbH-Gründung muss noch erworben werden? In diesen Bereich fallen auch rechtliche und steuerliche Fragen.
2. Festlegung des Unternehmensgegenstandes und des Firmennamens
Hierbei geht es um die korrekte Firmierung des Unternehmens. Wenn hier Fehler auftreten, können die notarielle Beurteilung der Gründung und der Eintrag ins Handelsregister nicht erfolgen. Wichtig ist, dass der Firmenname positive Assoziationen weckt und – je nach geplanter Reichweite der Geschäftstätigkeit – regional, national oder international verfügbar ist.
Das Registergericht wird Firmennamen ablehnen, die bereits vorhanden sind, die Gefahr einer Verwechslung bergen oder nicht frei von Rechten Dritter sind. Die örtlichen IHKs können dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen und die Notarkosten für eine erneute Beantragung des Handelsregistereintrags mit einem veränderten Firmennamen zu sparen.
3. Klärung aller offenen Fragen im Hinblick auf Stammkapital, Stimmrechte und Gründungskosten
Eine GmbH zu gründen, empfiehlt sich nach Ansicht vieler Experten erst dann, wenn das Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro vollständig vorhanden ist, um persönliche Haftungsrisiken der Gesellschafter zu vermeiden. Für die Verteilung der Anteilsstruktur, der Stimmrechte und der Gewinnausschüttung ist diese Summe maßgeblich – und zwar auch dann, wenn die Gründung zunächst mit einem reduzierten Stammkapital ab 12.500 Euro erfolgen soll.
Zu klären ist auch, wie die Gründungskosten zu erbringen sind. Abgesehen vom Stammkapital betragen die Kosten für die GmbH-Gründung zwischen 500 und 800 Euro.
4. Erstellung der Satzung oder des Musterprotokolls für die GmbH
Im nächsten Schritt werden die Satzung oder das Musterprotokoll für die GmbH-Gründung erstellt. Beim Aufsetzen eines rechtskonformen Gesellschaftsvertrags ist die Unterstützung durch einen Notar oder einen Anwalt sinnvoll. Die Gesellschafterliste können Gründer einer GmbH ebenso wie ein Musterprotokoll eigenständig erstellen.
5. Notarielle Beurkundung der Gründungsdokumente
Mit der notariellen Beurkundung der Gründungsdokumente (Satzung oder Musterprotokoll, Gesellschafterliste) beginnt der formale Teil der GmbH-Gründung. Hierfür müssen alle Gesellschafter und Geschäftsführer der Gesellschaft mit beschränkter Haftung persönlich vor dem Notar erscheinen. Anschließend bereitet dieser die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister vor.
Bis zum Eintrag ins Handelsregister befindet sich die GmbH jetzt in Gründung und ist verpflichtet, ihren Namen in Dokumenten und im Impressum der Firmenwebseite mit einem entsprechenden Zusatz zu versehen, da sie bis zum Abschluss der Gründung nicht uneingeschränkt geschäftsfähig ist und die beschränkte Haftung noch nicht greift.
6. Geschäftskonto-Eröffnung
Als juristische Person muss eine GmbH zwingend ein Geschäftskonto eröffnen. Es dient zunächst zur Einzahlung der Stammeinlagen. Sobald der Nachweis erbracht wurde, dass das Stammkapital auf das Geschäftskonto eingezahlt wurde, kann der Notar die Anmeldung zum Handelsregister in die Wege leiten.
Ein Geschäftskonto kann durch eine GmbH in Gründung bei Filialbanken, bei Direktbanken im Internet oder bei FinTech-Anbietern eröffnet werden. FinTech-Angebote sind oft in besonders hohem Maße auf die Anforderungen von Gründern und kleineren Unternehmen zugeschnitten. Neben klassischen Bankdienstleistungen ist ein solches Geschäftskonto oft mit innovativen Features zur Finanzverwaltung wie Rechnungs- und Steuersoftware ausgestattet. Zum Teil stehen sie allerdings nur Freiberuflern und Einzelunternehmen offen. Anbieter wie FYRST oder Qonto haben ihr Geschäftskonto dagegen für Unternehmen aller Rechtsformen aufgelegt. GmbHs in Gründung bieten diese beiden Firmen umfangreiche Gründungsunterstützung an.
7. Eintrag ins Handelsregister und ins Transparenzregister
Die GmbH-Gründung ist mit dem Eintrag ins Handelsregister und der Veröffentlichung des Eintrags abgeschlossen. Zusätzlich muss ein Eintrag ins Transparenzregister erfolgen, der durch den Gründer selbst vorgenommen werden kann. Seit 2021 ist die Eintragung ins Transparenzregister aufgrund der Umsetzung von EU-Recht für alle Unternehmen verpflichtend. Er dient dazu, Geldwäsche zu verhindern. Nach dem Handelsregistereintrag kann die Gewerbeanmeldung vorgenommen werden.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Die wichtigsten Vorteile einer GmbH bestehen in der Haftungsbeschränkung und der hohen Reputation dieser Gesellschaftsform. Die persönliche Haftung der Gesellschafter ist nach dem Abschluss der Gründung ausgeschlossen, da die Haftung auf die Höhe des Stammkapitals beschränkt ist. Im Vergleich zu Einzelunternehmern und Personengesellschaften genießen GmbHs steuerliche Vorteile, da die Besteuerung auf der Grundlage von Körperschafts- und Kapitalertragssteuer im Vergleich zur Einkommenssteuer geringer ist.
Nachteile einer GmbH sind vor allem das Mindestkapital in Höhe von 25.000 Euro, die Verpflichtung zur doppelten Buchführung und der Erstellung eines Jahresabschlusses sowie der im Vergleich zu Einzelunternehmen und Personengesellschaften aufwändigere Gründungsprozess.
Die beschränkte Haftung der Gesellschaft greift erst nach dem Abschluss des Gründungsprozesses. Solange die Gesellschafter das Mindestkapital von 25.000 Euro nicht in voller Höhe erbracht haben, haften sie für den Differenzbetrag ebenfalls mit ihrem persönlichen Vermögen.
Ein individueller Gesellschaftsvertrag ermöglicht eine individuelle Gestaltung der rechtlichen Beziehungen innerhalb des Unternehmens und sorgt damit für höhere Flexibilität. Wenn spätere Veränderungen die gesetzlichen Vorgaben für das Musterprotokoll überschreiten, ist die Erstellung eines Gesellschaftsvertrages zwingend erforderlich. Besser ist es daher, von vornherein mit einem Gesellschaftsvertrag zu gründen.
Der beste Zeitpunkt für die Gründung einer GmbH ist der Jahresanfang, da der Gesetzgeber für das erste Geschäftsjahr in jedem Fall einen Jahresabschluss vorsieht. Bei einer (bezogen auf das Kalenderjahr) späten Gründung ist daher eine davon abweichende Definition des Geschäftsjahres der Gesellschaft sinnvoll, was allerdings eine Gründung nach Musterprotokoll ausschließt.
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