Geschäftskonto-Kosten von der Steuer absetzen
Vollständige steuerliche Absetzbarkeit von Kontokosten – nur mit einem separaten Geschäftskonto
Für Ihr Geschäftskonto können Sie Ihre Ausgaben für Einzeltransaktionen, Kreditzinsen und Kontoführungsgebühren steuerlich absetzen. Das Finanzamt erkennt somit alle Kosten für ein Business-Konto als steuermindernd an.
Umfassend steuerlich geltend gemacht werden können Kontokosten jedoch nur dann, wenn geschäftliche und private Ausgaben strikt getrennt sind. Zwar sind Freiberufler und Einzelunternehmer per Gesetz nicht dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen, ein Geschäftskonto zu führen – seine Einrichtung ist jedoch auch aus steuerlichen Gründen dringend zu empfehlen.
Um die steuerlichen Vorteile eines Business-Kontos auszuschöpfen, ist eine sorgfältige Belegverwaltung wichtig. Aufzuheben sind nicht nur Kontoauszüge und alle anderen Kontounterlagen, sondern auch Rechnungen für kreditfinanzierte betriebliche Anschaffungen.
Steuerlich absetzbare Kosten für die Kontoführung
Kosten für ein Geschäftskonto gelten als Betriebsausgabe. Steuerlich geltend machen können Sie somit nicht nur die Kontoführungsgebühren, sondern alle Kosten, die Ihnen durch die Kontoführung entstehen.
Im Einzelnen können Sie die folgenden Posten steuerlich geltend machen:
- Kontoführungsgebühren
- Beleghafte Buchungen in einer Bankfiliale – etwa Bargeldeinzahlungen oder Scheckeinlösungen
- Gebühren für Fremdwährungstransaktionen – Überweisungen und Kartenzahlungen außerhalb des SEPA-Raumes
- Zinsen für den Kontokorrentkredit oder eine Wachstumsfinanzierung
- Kosten und Gebühren für EC-Karten/Girocards, Debitkarten und Kreditkarten – inklusive der Gebühren für Bargeldabhebungen am Automaten und Kartentransaktionen
- Gebühren für Kontoauszüge.
Nicht absetzbare Kosten und Gebühren
Kosten für das Business-Konto können Sie von der Steuer entweder als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten absetzen. Nicht geltend gemacht werden können Kosten und Gebühren für Spareinlagen und Wertpapiertransaktionen, die in keine dieser beiden Kategorien fallen. Hierzu gehören beispielsweise Depot- und Transaktionsgebühren sowie im Zusammenhang mit Anlageprogrammen entstehende Bearbeitungs- und Verwaltungskosten.
Kontoführungsgebühren und Kontokosten in der Steuererklärung
Arbeitnehmer setzen Kontoführungsgebühren als Werbungskosten pauschal mit einem Jahresbetrag in Höhe von 16 € von der Steuer ab. Hierfür sind in der Anlage N die Zeilen 46 bis 48 vorgesehen. Freiberufler und Einzelunternehmer, die ihr privates Konto für geschäftliche Transaktionen nutzen, können sich natürlich ebenfalls auf diesen Betrag beschränken, für den das Finanzamt keinen Nachweis fordert. Wenn sie Kontokosten und Kontoführungsgebühren als Werbungskosten absetzen, verschenken sie damit allerdings Steuererstattungen für ihre reale Kontonutzung.
Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler ermitteln ihre Gewinne durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Für ihre Einkommenssteuererklärung füllen sie daher die Anlage EÜR aus. Kontoführungsgebühren und alle anderen Kosten und Gebühren für das Geschäftskonto werden dort – gegebenenfalls als Gesamtbetrag zusammen mit anderen Positionen – in Zeile 66 als „Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ eingetragen. Die gleichen Regelungen gelten für die Gesellschafter von Personengesellschaften.
Kontoführungsgebühren absetzen können Sie ebenso wie andere Kontokosten jedoch nur mit einem separaten Geschäftskonto. Bei einer gemischten Nutzung müssen alle geschäftlichen Ausgaben durch die Kontoführung einzeln durch Belege nachgewiesen werden.
Kapitalgesellschaften unterliegen grundsätzlich der gesetzlichen Pflicht, ein Geschäftskonto zu führen. Kosten und Gebühren für das Business-Konto werden im Jahresabschluss als Betriebskosten ausgewiesen und entsprechend in der Körperschaftsteuererklärung angegeben.
Steuerliche Absetzbarkeit einzelner Kostenpositionen für das Konto
Im Folgenden wird näher darauf eingegangen, welche einzelnen Kostenpositionen Sie steuerlich geltend machen können, zumal es hier Unterschiede zwischen den verschiedenen Rechtsformen gibt. Für natürliche Personen – Kleinunternehmer, Freiberufler, Selbstständige sowie die Gesellschafter von Personengesellschaften – gelten weitgehend einheitliche Regelungen, die sich zum Teil von den steuerlichen Vorgaben für Unternehmen unterscheiden.
Im Einzelnen werden die steuerlichen Voraussetzungen für Kontoführungsgebühren, die Zinsen für einen Kontokorrentkredit und Unternehmensfinanzierungen sowie für zusätzliche Software-Features von Geschäftskonten diskutiert.
Kontoführungsgebühren in der Steuererklärung
Kontoführungsgebühren werden von Banken und FinTechs für Geschäftskonten ebenso wie für Privatkonten erhoben, um ihren Aufwand für die Eröffnung und Verwaltung des Kontos zu vergüten. Die Höhe der Kontoführungsgebühren unterscheidet sich je nach Anbieter und dem Leistungsumfang des jeweiligen Kontos. Neben kostenpflichtigen Business-Konten werden zum Teil auch Kontomodelle ohne monatlichen Grundpreis angeboten.
Freiberufler und Einzelunternehmer machen Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend. Das Gleiche gilt für alle anderen Kosten für ihr Konto. Bei einem ausschließlich geschäftlich genutzten Konto werden sie steuerlich in voller Höhe anerkannt. Bei Freiberuflern und Solo-Selbstständigen, die ihr privates Girokonto auch geschäftlich nutzen, erkennt das Finanzamt steuerlich dagegen nur Anteil der Kontoführungsgebühren an, der eindeutig der geschäftlichen Nutzung des Kontos zugeordnet werden kann.
Für Unternehmen stellt sich diese Frage nicht, da sie zwingend ein Geschäftskonto führen müssen. Das Finanzamt stuft somit grundsätzlich Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben ein.
Zinsen für den Kontokorrentkredit steuerlich absetzen
Viele Geschäftskonten sind mit einem Kontokorrentkredit ausgestattet, um finanzielle Engpässe zu überbrücken und die Liquidität des Kontoinhabers abzusichern. Die Zinsen dafür können Sie in voller Höhe steuerlich geltend machen, sofern der Dispo aus geschäftlichen Gründen in Anspruch genommen wurde.
Selbstständige und Freiberufler
Natürliche Personen können Zinsen für einen Kontokorrentkredit bis zur Höhe von 2.050 € jährlich steuerlich geltend machen, ohne dass das Finanzamt dafür Einzelbelege fordert. Bei höheren Zinsbeträgen ist die betriebliche Verwendung des Dispos nachzuweisen.
Bei einem privaten Girokonto, das auch geschäftlich verwendet wird, ist es jedoch schwierig, diesen Nachweis zu erbringen – das Finanzamt kann jederzeit behaupten, dass der Dispo für private Zwecke in Anspruch genommen wurde. Steuerlich geltend machen können Sie Zinsen dann nur bis maximal 2.050 €. Wenn ein separates Geschäftskonto geführt wird, stellt sich die Frage nach der Verwendung des Dispos für private Zwecke nicht, da der Nachweis der betrieblichen Verwendung des Kontokorrentkredits automatisch gegeben ist. Die Zinsen dafür können Sie somit in vollem Umfang steuerlich geltend machen.
Unternehmen
Von den Geschäftskonten einer GmbH, UG (haftungsbeschränkt) oder einer anderen Kapitalgesellschaft sind keine Privatentnahmen vorgesehen oder gelten als Gewinnausschüttung, die entsprechend zu bilanzieren ist. Die Zinsen für den Kontokorrentkredit sind somit vollständig ein Posten für die Reduktion der Steuerlast.
Unternehmensfinanzierungen
Auch die Zinsen für Unternehmensfinanzierungen sind gegebenenfalls vollständig von der Steuer absetzbar. Allerdings sieht der Fiskus für Kleinunternehmer, Freiberufler und Solo-Selbstständige hier im Vergleich zu Unternehmen höhere Hürden vor.
Kleinunternehmer
Auch wenn Kleinunternehmer ein separates Geschäftskonto führen, prüft das Finanzamt sehr genau, ob das Darlehen aus betrieblichen Gründen aufgenommen wurde – beispielsweise zur Finanzierung von Maschinen oder zur Begleichung von Verbindlichkeiten. Dass der Kredit über das Geschäftskonto aufgenommen wurde, reicht nicht aus, um die steuerliche Absetzbarkeit der Zinsen zu garantieren.
Selbstständige und Freiberufler
Auch Freiberufler und Einzelunternehmer müssen für die steuerliche Anerkennung von Kreditzinsen die betriebliche Notwendigkeit der Kreditaufnahme nachweisen. Beispielsweise kann das Finanzamt einen Nachweis darüber verlangen, dass ohne das finanzierte Auto die Ausübung der selbstständigen Tätigkeit nicht möglich ist. Auch der Grad der betrieblichen Nutzung wird im Hinblick auf die steuerliche Behandlung in Betracht gezogen. Beides ist durch entsprechende Belege nachzuweisen.
Ein gemischtes Konto schafft eher ungünstige Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung von Finanzierungszinsen. Bei einem separaten Firmenkonto ist die betriebliche Notwendigkeit der Anschaffung und der Kreditaufnahme für das Finanzamt deutlich besser nachvollziehbar.
Unternehmen
Unproblematisch gestaltet sich die Situation dagegen bei Unternehmen. Kreditzinsen werden in ihrem Fall von den Finanzämtern automatisch in voller Höhe anerkannt. Als Nachweis für die betriebliche Notwendigkeit der Anschaffung und Finanzierung reichen beim Finanzamt die Kontoauszüge aus.
Steuerliche Anerkennung von Kreditzinsen bei Überentnahme
Sogenannte Überentnahmen kommen vor, wenn geschäftliche und private Ausgaben nicht klar getrennt sind oder Geld vom Geschäftskonto entnommen wird, um private oder zum Teil private Anschaffungen zu finanzieren. Beispielsweise wird dann versucht, die Kreditzinsen für ein ausschließlich privat genutztes Familienauto von der Steuer abzusetzen. Relevant ist dieses Szenario für Solo-Selbstständige und Freiberufler.
Das Finanzamt geht von einer Überentnahme aus, wenn die Entnahmen in einem Geschäftsjahr deutlich höher als die Umsätze sind.
Als ein Beispiel: Ein Unternehmer hat einen Jahresumsatz von 60.000 € angegeben, jedoch von seinem Konto 90.000 € entnommen. Wenn er versucht, für den Differenzbetrag von 30.000 € Kreditzinsen von der Steuer abzusetzen, wird das Finanzamt das nicht anerkennen. Auch Zinsen für ein Darlehen, das eindeutig als Betriebsausgabe definiert ist, werden dann steuerlich nicht anerkannt. Steuerlich absetzbar ist in diesem Fall nur die Pauschale von 2.050 €.
Überentnahmen sind nicht nur für das laufende Geschäftsjahr steuerlich relevant, sondern werden auch auf die folgenden Jahre übertragen. Bis zum vollständigen Ausgleich ist die steuerliche Absetzbarkeit von Kreditzinsen somit auch längerfristig auf den Pauschalbetrag begrenzt.
Software für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Finanzverwaltung
Vor allem Firmenkonten im FinTech-Segment sind oft mit zusätzlichen Features für Buchhaltung, Rechnungsstellung, Finanzverwaltung und Steuerangelegenheiten ausgestattet. Zum Teil erhöhen sich hierdurch die monatlichen Gebühren für das Konto. Bei anderen Anbietern müssen sie – zum Teil rabattiert – als kostenpflichtige Zusatzleistung geordert werden.
Im Hinblick auf die steuerliche Anerkennung der Gebühren für Buchhaltungs- und Finanzverwaltungssoftware gibt es seitens des Finanzamts keine Probleme. Ebenso wie ein geschäftliches Handy, der Internetzugang, Bürosoftware, E-Mail-Programme und die Firmenhomepage gelten sie als Arbeitsmittel und Voraussetzung für die Ausübung der Geschäftstätigkeit. Möglicherweise wird das Finanzamt eine glaubhafte Erklärung darüber verlangen, warum dieses Arbeitsmittel unverzichtbar ist.
Die Gebühren für Buchhaltungs- und Finanzverwaltungsprogramme sind auch von der Steuer absetzbar, wenn die Software erst nachträglich in das Geschäftskonto integriert wird.
Fazit
Die Kosten und Gebühren eines Geschäftskontos sind steuerlich absetzbar. Freiberufler, Solo-Selbstständige und Unternehmen machen sie als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung geltend. Die Zinsen für einen Kontokorrentkredit und Unternehmensfinanzierungen sind hier eingeschlossen – vorwiegend hierdurch können Unternehmer ihre Steuerlast erheblich reduzieren.
Voraussetzung für die vollständige steuerliche Anerkennung der Kontogebühren ist die strikte Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben. Auch Freiberufler und Solo-Selbstständige, die dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind, sollten daher ein separates Geschäftskonto führen. Von Vorteil ist in diesem Kontext auch, dass sie dann private Ausgaben nicht gegenüber dem Finanzamt offenlegen müssen.
Für die Steuererklärung sind Kontoauszüge und weitere Belege einzureichen, sodass der Fiskus die betriebliche Verwendung aller Ausgaben eindeutig nachvollziehen kann. Besonders wichtig ist die sorgfältige Archivierung von Rechnungen und Belegen für das Absetzen von Kreditzinsen von der Steuer. Das Finanzamt wird bei Freiberuflern und Solo-Selbstständigen in diesem Fall sehr exakt prüfen, ob für die Finanzierung eine betriebliche Notwendigkeit bestand. Gegebenenfalls werden Zinsen nur zum Teil als Betriebsausgabe anerkannt oder steuerlich mit der Pauschale von maximal 2.050 € für die Anerkennung von Kreditkosten abgegolten.
Mit Überentnahmen sind im Hinblick auf die Anerkennung von Kreditzinsen erhebliche steuerliche Nachteile verbunden, die gegebenenfalls über mehrere Jahre wirksam sind. Sie sollten daher unbedingt vermieden werden.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Von der Steuer absetzen können Sie alle Kosten für die Kontoführung. Hierzu gehören nicht nur die Kontoführungsgebühren, sondern die Kosten für sämtliche Kontotransaktionen. Auch die Zinsen für einen Kontokorrentkredit und andere Unternehmensfinanzierungen können Sie steuerlich geltend machen, sofern die betriebliche Notwendigkeit der Ausgaben nachgewiesen werden kann.
Bei Freiberuflern, Selbstständigen und den Gesellschaftern von Personengesellschaften werden die Kosten für das Geschäftskonto als „übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ steuerlich geltend gemacht und in die Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) der Steuererklärung eingetragen. Kapitalgesellschaften geben alle Kontokosten inklusive der Kontoführungsgebühr in der Steuererklärung als Betriebskosten an.
Wenn Sie Ihr privates Girokonto für geschäftliche Transaktionen nutzen, wird das Finanzamt die geschäftliche Verwendung des Kontos, einzelner Ausgaben und vor allem von Finanzierungen besonders gründlich prüfen. Sie müssen damit rechnen, dass Ihre steuerlichen Ansprüche nur teilweise oder gar nicht anerkannt werden. Deutlich besser und auch steuerlich günstiger ist es, bereits zu Beginn der Selbstständigkeit ein separates Geschäftskonto zu eröffnen. Dann können Sie von Anfang an alle Kosten von der Steuer absetzen, die Ihnen durch die Kontonutzung entstehen.
Alternativ können Freiberufler und Einzelunternehmer Kosten für ein privates Girokonto pauschal in Höhe von 16 € jährlich steuerlich geltend machen. Sie tragen dann ebenso wie Arbeitnehmer ihre Kontoführungsgebühren als Werbungskosten in die Anlage N der Steuererklärung ein, verschenken damit jedoch mögliche Steuerrückerstattungen. Die Kosten für ein separates Business-Konto werden dagegen in die Anlage EÜR der Steuererklärung eingetragen.
Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder UGs (haftungsbeschränkt) sind gesetzlich zur Führung eines Geschäftskontos verpflichtet – das Konto muss bereits vor dem Eintrag der Gesellschaft ins Handelsregister eröffnet werden. Die Finanzämter gehen davon aus, dass dieses Konto ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird – die Kontogebühren sind ebenso wie Zinsen für betrieblich notwendige Kredite in voller Höhe steuerlich absetzbar. Alle Kontogebühren werden im Jahresabschluss und der Erklärung zur Körperschaftssteuer als Betriebsausgaben angegeben.
Auch für Kleinunternehmer gilt, dass ein separates Geschäftskonto gegenüber einer gemischten Kontonutzung die bessere Wahl ist. Die Kontogebühren und alle Kosten für die Kontonutzung können sie in vollem Umfang von der Steuer absetzen.
Wenn Kleinunternehmer Kreditzinsen in der Steuererklärung geltend machen wollen, müssen sie jedoch grundsätzlich Belege für die betriebliche Notwendigkeit des Darlehens erbringen. Die Vorlage der Kontoauszüge reicht dafür nicht aus.
Buchhaltungs- und Finanzverwaltungssoftware gilt als Arbeitsmittel und lässt sich somit grundsätzlich steuerlich absetzen. Dabei spielt keine Rolle, ob das Geschäftskonto von Anfang an mit kostenrelevanten Software-Tools ausgestattet war oder die Software erst nachträglich erworben wurde.
