Geschäftskonto richtig nutzen – wie Sie von Ihrem Firmenkonto am besten profitieren
Separates Geschäftskonto – für alle Unternehmen zu empfehlen
Zwar ist für Freiberufler, Solo-Selbstständige und die Gesellschafter von Personengesellschaften ohne Handelsregisterpflicht die Eröffnung eines Geschäftskontos nicht gesetzlich vorgeschrieben – trotzdem ist ein separates Firmenkonto auch für diese Unternehmer vorteilhaft. Mit einem Geschäftskonto trennen und organisieren sie ihre beruflichen und privaten Finanzen auf transparente Weise. Hierdurch wird der Aufwand für Buchhaltung und Steuerangelegenheiten erheblich leichter.
In der Praxis kommt es darauf an, das Business-Konto optimal zu nutzen. Ausschlaggebend hierfür sind die richtige Kontowahl und der Leistungsumfang, den das Konto bietet.
Geschäftskonto führen oder nicht – gesetzliche Regelungen
Freiberufler, Solo-Selbstständige und die Gesellschafter von Personengesellschaften ohne Handelsregistereintrag gelten rechtlich als natürliche Personen. Sie unterliegen nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung und der Bilanzierungspflicht. Der Gesetzgeber stellt diesen Unternehmern frei, ob sie ihre geschäftlichen Zahlungsvorgänge über ihr Privatkonto realisieren oder dafür ein separates Geschäftskonto eröffnen.
Kapitalgesellschaften – etwa Aktiengesellschaften, GmbHs und UGs (haftungsbeschränkt) – sind dagegen gesetzlich dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Der Grund dafür liegt in der auf das Gesellschaftsvermögen beschränkten Haftung dieser Unternehmen. Auch eingetragene Genossenschaften und Vereine sowie ins Handelsregister eingetragene Kaufleute unterliegen der Geschäftskonto-Pflicht.
Allerdings sollten Unternehmer, die kein Geschäftskonto führen müssen, auf die Vorteile eines Geschäftskontos nicht verzichten – sie verschenken damit wichtige Chancen, sich ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und zum Teil auch bares Geld.
Vorteile eines Business-Kontos
Vorteile eines Geschäftskontos finden sich in verschiedenen Bereichen: Sie optimieren damit die Verwaltung Ihrer geschäftlichen Zahlungsvorgänge und haben jederzeit einen transparenten Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens. Das Sortieren von Belegen über private und geschäftliche Ausgaben ist bei einem separaten Firmenkonto nicht erforderlich.
Optimierung von Buchhaltung und Steuerangelegenheiten
Ihre Buchhaltung und Steuerangelegenheiten erledigen Sie durch ein separates Business-Konto erheblich effektiver. In viele Geschäftskonten sind Buchhaltungssoftware und andere digitale Tools für eine reibungslose Finanzverwaltung integriert. Ihre Nutzung kann zum Teil direkt in der Banking-App erfolgen. Bei vielen Konten ist es möglich, die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, das finanzielle Lieferantenmanagement, Zahlungsverfolgung durch digitale Buchhaltungs-Tools weitgehend zu automatisieren.
Mittels API-Schnittstellen ist die Anbindung anderer Systeme und externer Partner an das Konto möglich. Über eine DATEV-Schnittstelle können Konto- und Finanzdaten hierdurch direkt an den Steuerberater übermittelt werden.
Praxis-Beispiel: Das Kontist Business-Konto
Das Berliner FinTech Kontist, dessen Kontoangebote sich ausschließlich an Freiberufler und Einzelunternehmer richtet, hat seine kostenpflichtigen Geschäftskonten zusätzlich mit einer Echtzeit-Steuerberechnung ausgestattet.
Optional können seine Kunden den Kontist Steuerservice in Anspruch nehmen, der im Vergleich zu niedergelassenen Steuerberatern günstigere Konditionen bietet. Er deckt alle wesentlichen Steuerangelegenheiten von Freiberuflern und Solo-Selbstständigen ab – die Grundlage dafür bildet die chronologische Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben in der Kontist App.
Erhalt der unternehmerischen Handlungsfähigkeit
Die Trennung von privatem Girokonto und Geschäftskonto kann auch wichtig werden, um bei Problemen mit der Bank die unternehmerische Handlungsfähigkeit zu erhalten.
Alle Banken, mit Ausnahme der Sparkassen, haben das Recht, ein Geschäftskonto ohne konkreten Anlass und Angabe sachlicher Gründe zu kündigen. Sofern ein Privatkonto besteht, können Freelancer und Selbstständige ihren geschäftlichen Zahlungsverkehr bis zur Eröffnung eines neuen Geschäftskontos über dieses Konto abwickeln. Noch besser ist jedoch auch für diese Unternehmer, von vornherein zwei Konten für geschäftliche Belange einzurichten.
Privatkonto und Geschäftskonto oder mehrere Business-Konten sollten bei unterschiedlichen Banken eingerichtet werden.
Nutzung privater Konten als Geschäftskonten – von den Banken meist nicht akzeptiert
Zudem schließen die meisten Banken in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Nutzung privater Girokonten als Geschäftskonto ausdrücklich aus – wer sich nicht danach richtet, muss mit der Kündigung des Kontos oder seiner Umstellung auf ein Business-Konto rechnen. Ein Zwei-Konten-Modell mit Privatkonto und separatem Geschäftskonto ist auch aus diesem Grund für alle Unternehmer sinnvoll.
Ein geschäftliches Konto sollte auch deshalb bereits zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung eröffnet werden – eine spätere Umstellung ist für Sie und auch für Ihre Kunden mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand verbunden.
Vorteile eines Geschäftskontos im Überblick
Zu den Vorteilen eines separaten Geschäftskontos gehören insbesondere die folgenden Punkte:
- Saubere Trennung der geschäftlichen und privaten Finanzen – in der alltäglichen Finanzverwaltung, aber auch gegenüber dem Finanzamt und der Hausbank
- Transparenter Überblick über Einnahmen und Ausgaben
- Vereinfachung von Buchhaltung und Steuererklärung
- Unternehmensbezogene Transaktionen, die ein privates Girokonto nicht zu bieten hat – etwa Lastschriften an und Gutschriften von Kunden, Kartenzahlungen von Kunden, Auszahlung von Löhnen und Gehältern
- Sammelzahlungen, Automatisierung von Lastschriften
- Integration von Buchhaltungs-, Finanzverwaltungs- und Steuersoftware
- Volle steuerliche Absetzbarkeit der Kosten für das Business-Konto – inklusive der Zinsen für einen Kontokorrentkredit und andere Unternehmensfinanzierungen.
Ein Geschäftskonto oder mehrere Business-Konten führen?
In der ersten Phase nach der Unternehmensgründung reicht ein einziges Geschäftskonto in der Regel aus, um die Finanzen des Unternehmens problemlos zu verwalten. Wenn die Geschäftstätigkeit und damit auch die Zahlungsströme komplexer werden, kann es jedoch sinnvoll sein, mehrere Geschäftskonten anzulegen. Hierdurch ist es möglich, geschäftliche Einnahmen, verschiedene Arten von Auslagen sowie Rücklagen für die Steuer oder Investitionen sauber voneinander abzugrenzen.
Mit zwei Geschäftskonten können Sie zunächst ein Ausgaben- und ein Einnahmen-Konto führen. Möglich sind auch Kombinationen mehrerer Konten:
- Geschäftsgirokonto für Ausgaben
- Fixkosten-Konto
- Spar- und Anlagekonten
Auf diesem Konto werden laufende Umsätze und kurzfristig anfallende Rechnungen verbucht. Es dient als reines Zahlungskonto und sichert die alltägliche Liquidität des Unternehmens ab.
Von diesem Konto werden turnusmäßig wiederkehrende Zahlungen – etwa Mieten, Energiekosten und Steuervorauszahlungen, gegebenenfalls auch die Gehälter von mit – abgebucht. Gleichzeitig kann es für die Bildung von Rücklagen verwendet werden.
Auf einem Spar- oder Anlagekonto werden Überschüsse eingezahlt, die kurzfristig nicht benötigt werden. Dabei kann es sich um ein flexibel nutzbares Tagesgeldkonto oder um Firmenfestgeld handeln.
Unter anderem ermöglichen mehrere Geschäftskonten bei verschiedenen Banken, die Vorteile von Filialbanken und FinTechs flexibel miteinander zu kombinieren. Mehrere Konten können auch von Vorteil sein, um eine Unternehmensfinanzierung zu erhalten, da die finanzielle Situation des Unternehmens für die Banken so auf einem Blick ersichtlich ist.
Alternative – Geschäftskonto mit Unterkonten
Die Alternative zur Eröffnung mehrerer Firmenkonten besteht in einem Geschäftskonto mit Unterkonten. Sie werden sowohl von Filialbanken als auch von FinTechs angeboten. Je nach Kontomodell sind ein oder mehrere Unterkonten verfügbar.
Unterkonten sind mit einer eigenen IBAN ausgestattet und dienen beispielsweise dazu, Rücklagen anzusparen. Ebenso lassen sich Projektbudgets durch ein Unterkonto effektiv und transparent verwalten.
Ein passendes Geschäftskonto finden
Geschäftskonten werden von Filialbanken, Direktbanken und FinTechs angeboten. Klassische Direktbanken wie die ING oder die comdirect wenden sich mit ihren Girokonten bisher fast ausschließlich an private Konsumenten. Einige Direktbanken – unter anderem die DKB, die GLS Bank oder die GRENKE Bank – wenden sich mit ihren Girokonten jedoch auch explizit an Firmenkunden.
FinTechs und Neobanken wie FYRST, Kontist, Finom, die Berliner N26 Bank und der französische Anbieter Qonto haben in den vergangenen Jahren ein eigenständiges Marktsegment für Geschäftskonten begründet.
Filialbank-Konten
Die Geschäftskonten der Filialbanken fokussieren sich auf klassische Bankdienstleistungen. Viele etablierte Banken bieten außerdem Zusatzleistungen wie Buchhaltungssoftware an, diese müssen jedoch kostenpflichtig geordert werden.
Die Stärken der Filialbanken bestehen in individueller Beratung und Betreuung sowie einem breiten Spektrum an individuellen Finanzierungslösungen. Unternehmen, die einen Förderkredit der KfW oder andere öffentliche Fördermittel in Anspruch nehmen wollen, sind grundsätzlich auf ein Filialbank-Konto angewiesen, da FinTechs diese Leistungen bisher nicht vermitteln.
Ein Filialbank-Konto eignet sich vorwiegend für Unternehmer, die auf häufige Bargeldeinzahlungen angewiesen sind und sich auch in anderen Bereichen die Dienstleistungen einer Bankfiliale wünschen. Sie können von Unternehmen aller Rechtsformen eröffnet werden. Für die Kontoeröffnung ist eine Schufa-Abfrage nötig.
Zwar wenden sich Banken wie die Commerzbank, die Deutsche Bank oder die Postbank mit ihren Business-Konten primär an größere Unternehmen – in ihren Basis-Versionen eignen sich diese Konten jedoch auch für Gründer, Freiberufler und Einzelunternehmer. Leistungsstarke Filialbank-Partner für Business-Kunden sind auch Sparkassen sowie Volks- und Raiffeisenbanken – sie punkten unter anderem durch ihren Regionalbezug.
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Dagegen orientieren sich die meisten FinTechs mit ihren Geschäftskonten stark an den Bedürfnissen von Freelancern, Einzelunternehmern und KMUs. Software für Buchhaltung und Finanzverwaltung gehört oft standardmäßig zum Leistungsumfang dieser Konten.
Einige FinTech-Konten – etwa die Geschäftskonten von Finom, Kontist oder Qonto – können ohne Schufa-Prüfung eröffnet werden. Ein Kontokorrentkredit oder Wachstumsfinanzierungen gehören allerdings nicht bei allen Anbietern zum Leistungsumfang.
Unter anderem Finom, Kontist und die N26 Bank bieten neben kostenpflichtigen Kontomodellen auch ein kostenfreies Geschäftsgirokonto an. Komplett kostenlos ist allerdings auch ein solches Konto nicht. Zwar entfällt die monatliche Kontoführungsgebühr, für Einzeltransaktionen können jedoch trotzdem Gebühren berechnet werden.
Vor dem Kontoantrag müssen Interessenten prüfen, welche Rechtsformen die verschiedenen FinTech-Anbieter unterstützen. Beispielsweise stehen die Konten von Finom, FYRST, Qonto und Holvi Unternehmen aller Rechtsformen offen. Kontist und N26 bieten ihre Business-Konten dagegen nur Freelancern und Einzelunternehmern an.
Die Geschäftskonten von FinTechs und Neobanken sind reine Online-Konten. Kontoeröffnung und Kontoführung erfolgen ausschließlich im Online-Banking und über Smartphone-Apps. Die Legitimation im Rahmen der Kontoeröffnung erfolgt fast immer durch das Video-Ident-Verfahren.
Besonders gut geeignet sind die FinTech-Konten für Unternehmer mit einem überwiegend digitalen Geschäftsmodell. Von den meisten FinTechs und Neobanken werden keine Bargeldeinzahlungen und beleghaften Buchungen angeboten, die dann über Fremdbanken und meist zu hohen Kosten getätigt werden müssen. Eine Ausnahme ist hier vorwiegend FYRST: Das FinTech Start-up wurde 2019 durch die Deutsche Bank gegründet. FYRST Kunden können auch Filialdienstleistungen der Postbank und der Deutschen Bank in Anspruch nehmen.
Maximal vom Geschäftskonto profitieren – auf die Kontoauswahl kommt es an
Maximal von Ihrem Geschäftskonto profitieren können Sie, wenn das gewählte Kontomodell Ihren Anforderungen optimal entspricht und Sie die Möglichkeiten Ihres Kontos in vollem Umfang nutzen. Mit unserem Geschäftskonto-Vergleich gewinnen Sie einen umfassenden Überblick über verfügbare Firmenkonten sowie deren Leistungen und Konditionen.
Um das passende Geschäftskonto zu finden, sind verschiedene Kriterien von Bedeutung – wir geben einen Überblick.
Kontokosten
Ein Geschäftskonto für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen kostet durchschnittlich zwischen 50 und 150 Euro pro Jahr. Größere Unternehmen müssen für ihr Firmenkonto je nach ihrem Anforderungsprofil zum Teil mit deutlich höheren Jahreskosten rechnen, die über 1.000 Euro liegen können.
In die Kosten für ein Geschäftskonto fließen unterschiedliche Gebühren-Positionen ein. Hierzu gehören die monatliche Kontoführungsgebühr, die Gebühren für SEPA-Überweisungen, Geldabhebungen und andere Bankdienstleistungen, die Kosten für Debit- und Kreditkarten sowie gegebenenfalls Gebühren für Auslandstransaktionen. Häufige Bargeldeinzahlungen sind bei Gastronomen und Einzelhändlern ein besonders großer Kostenfaktor, da sie grundsätzlich gebührenpflichtig sind – ein Filialbank-Konto ist für diese Kunden aufgrund besserer Konditionen ein fast absolutes Muss.
Viele Firmenkonten schließen pro Monat ein bestimmtes Kontingent an kostenlosen SEPA-Transaktionen ein. Echtzeit-Überweisungen sind bisher bei den meisten Firmenkonten kostenpflichtig – inzwischen finden sich auf dem Markt jedoch auch einige kostenlose Angebote für diese Bankdienstleistung.
Bei einigen Kontomodellen sind Buchhaltungssoftware und andere digitale Tools standardmäßig ohne Aufpreis integriert – bei anderen Konten ist die Nutzung dagegen kostenpflichtig, wobei hier oft Rabatte greifen.
Als Faustregel kann gelten, dass bei höheren Kontoführungsgebühren auch der Umfang der Inklusivleistungen des Geschäftskontos größer ist. Ein kostenloses Konto eignet sich in der Regel nur für Nutzer mit sehr begrenztem monatlichem Transaktionsvolumen. Wenn überhaupt, sind sie nur mit sehr eng begrenzten Freikontingenten ausgestattet – für alle weitere Transaktionen fallen zusätzliche Gebühren an. Ausnahmen sind die kostenlosen Kontoangebote von Kontist und N26, die eine unbegrenzte Anzahl von SEPA-Transaktionen ohne Aufpreis unterstützen.
Möglichkeiten zur Kostenreduktion bieten – neben der Auswahl eines Geschäftskontos mit günstigen Konditionen – etwa Cash-Back-Programme. Aufgrund der aktuellen Zinsentwicklung dürften auch Guthabenzinsen in Zukunft wieder eine größere Rolle spielen.
Kriterien für die Kontowahl im Überblick
Wichtige Kriterien für die Kontowahl bestehen in den folgenden Punkten:
- Kontoeröffnung
- Zahlungsverkehr und Kontokosten
- Karten und Bezahldienste
- Bargeldtransaktionen
- Kontokorrentkredit und Wachstumsfinanzierungen
- Fremdwährungstransaktionen
- Zusatzleistungen
- Service
Hat der Anbieter ein Konto im Programm, das die Rechtsform meines Unternehmens unterstützt? Ist die Kontoeröffnung trotz negativer oder nicht vorhandener Schufa-Auskunft möglich?
Wie hoch sind die Kosten für Überweisungen und andere Bankdienstleistungen? Deckt die monatliche Kontoführungsgebühr Inklusivleistungen in angemessenem Umfang ab? Werden Echtzeitüberweisungen unterstützt? Falls erforderlich: Welche Konditionen gelten für Auslandstransaktionen?
Mit welchen Kartentypen – Girocard, Debitkarte, Kreditkarte mit Verfügungsrahmen ist das Konto ausgestattet? Wie viel kostet die Bestellung zusätzlicher Karten? Werden Bezahldienste wie Apple Pay und Google Pay benötigt und durch das gewünschte Konto unterstützt?
Wie hoch sind die Gebühren für Bargeldabhebungen am Automaten? Sind dafür Freikontingente vorgesehen? Werden Bargeldeinzahlungen unterstützt – und falls ja, zu welchen Konditionen?
Benötigen Sie einen Kontokorrentkredit oder andere Finanzierungslösungen, um Ihre Geschäftstätigkeit abzusichern? Stellen für Sie interessante Anbieter entsprechende Angebote zur Verfügung? In welchem Umfang sind Finanzierungen möglich?
Welche Konditionen gelten für Kartenzahlungen und den Bezug von Bargeld außerhalb der Euro-Zone? Benötigen Sie SWIFT-Überweisungen und werden diese durch den jeweiligen Anbieter unterstützt?
Über welche zusätzlichen Features verfügt das Konto? Hierbei kann es sich beispielsweise um Buchhaltungssoftware, Unterkonten, Multi-Banking oder Schnittstellen für den Export von Kontodaten handeln.
Welche Serviceleistungen sind Ihnen für Ihr Firmenkonto wichtig? Wünschen Sie sich persönliche Beratungen? Möchten Sie neben Online-Banking auch Telefon-Banking in Anspruch nehmen?
Bei einigen Kriterien haben Unternehmer bei Ihrer Kontoentscheidung größeren individuellen Spielraum – sogenannte K.O.-Kriterien sind jedoch die Kontoeröffnung, das Angebot von Bargeldtransaktionen und die dafür gewährten Konditionen sowie die Verfügbarkeit von Finanzierungen und Auslandsüberweisungen. Wenn die Bank hier nicht leisten kann, was Sie für Ihr Unternehmen benötigen, kommt dieses Geschäftskonto nicht für Sie infrage.
Fazit
Auf die Frage, welches Geschäftskonto am besten zu Ihrem Geschäftsmodell und Ihrem Unternehmen passt, gibt es keine pauschale Antwort. Für digital orientierte Unternehmer können die Konten einer Online-Bank oder eines FinTechs die optimale Wahl sein, andere Firmenkunden benötigen für ihr Geschäftskonto die Serviceleistungen einer Bankfiliale.
Wichtig ist, dass Ihr Geschäftskonto die Anforderungen Ihrer Firma optimal erfüllt und der Anbieter Ihnen dafür günstige Konditionen bietet. Hierfür sind nicht nur Kostenaspekte, sondern eine Vielzahl von Kriterien von Bedeutung.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Das Profil des Geschäftskontos muss Ihre Unternehmensanforderungen ohne Abstriche erfüllen. Hierfür sind sowohl die Leistungen des Kontos als auch die dafür geltenden Konditionen wichtig.
Zwei Beispiele dafür: Wenn Sie einen Kontokorrentkredit benötigen, nützt Ihnen ein Geschäftskonto nichts, bei dem der Business-Dispo nicht zum Leistungsangebot gehört. International ausgerichtete Unternehmen benötigen ein Konto, das Fremdwährungsüberweisungen zu günstigen Konditionen unterstützt.
Freiberufler, Solo-Selbstständige und die Gesellschafter von Personengesellschaften ohne Handelsregisterpflicht – also Unternehmer, die als natürliche Personen gelten – können rechtlich gesehen frei entscheiden, ob sie ein Geschäftskonto führen wollen oder nicht. Viele Gründer entscheiden sich daher zumindest in der Anfangsphase gegen ein separates Firmenkonto. Für Kapitalgesellschaften ist die geschäftliche Nutzung privater Konten dagegen ausgeschlossen.
Allerdings akzeptieren die meisten Banken keinen geschäftlichen Zahlungsverkehr auf privaten Girokonten. Zudem stehen Ihnen bei einem Geschäftskonto Funktionalitäten zur Verfügung, die ein privates Konto nicht zu bieten hat.
Durch ein Geschäftskonto trennen Sie geschäftliche und private Zahlungsvorgänge sauber voneinander. Buchhaltung und Steuererklärung werden hierdurch deutlich vereinfacht. Viele Banken bieten für ihre Firmenkonten zusätzliche Features wie Buchhaltungssoftware oder Unterkonten an, die eine effektive Finanzverwaltung unterstützen.
Als Unternehmer sollten Sie mindestens ein Geschäftskonto haben. Sinnvoll können auch zwei Konten oder generell mehrere Firmenkonten sein. Sie kommen ab einer bestimmten Unternehmensgröße und bei komplexeren Zahlungsströmen in Betracht. Hierfür sprechen mehrere Gründe:
- Kombination der Vorteile unterschiedlicher Konten
- Kontakt zu mehreren Banken – insbesondere im Hinblick auf künftige Finanzierungen
- Risikobegrenzung bei Kontosperrungen, aber auch bei hohen Positivsalden, da die Einlagensicherung bei vielen Anbietern auf 100.000 Euro begrenzt ist.
Über mehrere Firmenkonten lassen sich außerdem Einnahmen und Ausgaben besser verwalten – als Alternative kommt hierfür jedoch auch ein Geschäftskonto mit Unterkonten infrage.
